VD-sekreterare jobb i Stockholm

Om uppdraget och dig vi söker
Till vår spännande och internationella kund, söker vi nu en självgående, handlingskraftig och strukturerad Executive Assistant till ett konsultuppdrag på 100 % som startar i Juni och pågår i 12 månader. I detta uppdrag ser kunden gärna att du är på kontoret i centrala Stockholm 5 dagar i veckan med en viss flexibilitet.
Som Executive Assistant stöttar du 4 seniora ledare i deras dagliga arbete. Du bistår bl.a. med stöd i kalenderbokningar, problemlösning, komplexa möten i en internationell miljö i flera olika tidszoner, prioriteringar, rådgivning och kommunikation etc. 
Uppdraget passar perfekt för dig som trivs med högt tempo, har en stor dos av integritet och "availability" och trivs i internationella kontexter.  Kvalifikationer 
Tidigare erfarenhet som Executive Assistant i 5 år eller mer
Tidigare erfarenhet från bolag med högpresterande miljöer
Du har lätt för att sätta dig in i nya system och har en god teknisk vana
Tidigare erfarenhet av stakeholding management på C-level nivå
Flytande i tal och skrift på engelska och svenska
En hög dos av integritet och en tydlig "sence of urgancy"

Denna EA-roll är något utöver det vanliga och är du en person med stor problemlösaranda, tar stort ägandeskap och ansvar i dina uppgifter och såklart har en hög servicegrad i ditt arbete tror vi att detta är helt rätt för dig! 
Vi startar urvalet omgående så sök gärna redan idag!
Om att vara konsult hos People Experience
Högt som lågt och ibland tvära kast tillhör vardagen som konsult – men ruskigt roligt, varierande och lärorikt är det. Som konsult via People Experience välkomnas du med öppna armar in i vår PX-familj med konsultfrukostar, check-ins och bollplank för att du ska känna samhörighet och utbyte, men alltid med fin balans – för att inte göra anspråk på för stor del av din tid. Formen för ditt konsultuppdrag (dvs om du blir underkonsult eller anställd hos PX för det specifika uppdraget) bestämmer du själv!
Vi är alltid intresserade av att komma i kontakt med nya potentiella People, Payroll & Finance Consultants och utökar dagligen vårt nätverk med förtroendeingivande, prestigelösa och flexibla Professionals med både integritet, ödmjukhet och ett starkt ledarskap. I vårt nätverk finns expertis inom hela området och på alla nivåer. Generalister som specialister, seniora som juniora - och det är precis det som gör det hela så givande.
På People Experience kommer vi alltid göra det lilla extra för att se till att du får en positiv upplevelse i mötet med oss – oavsett om du är kund, konsult, medarbetare eller kandidat. Välkommen att skapa denna upplevelse tillsammans med oss!
Om din ansökan
Vi behandlar alla kandidater lika, var vänlig ansök via annonsen om du är intresserad - all kontakt sker genom vårt rekryteringssystem! Detta för att skapa en fin kandidatupplevelse för samtliga kandidater, samtidigt som vi säkrar en rättvis process för alla!
Vi vill bidra till att alla känner sig likvärdiga på arbetsmarknaden. Vi vill uppmuntra alla, oavsett bakgrund att ansöka!
Vi behandlar din personliga information i enlighet med GDPR. Om du önskar att vi raderar din information gör du det enklast genom att begära det via vår karriärsida "Connect". Har du frågor, kontakta vår systemansvariga Lina Roxenback på lina.roxenback@peopleexperience.se.
People Experience är en personlig, innovativ och högst engagerad boutiquebyrå med enorm passion för att hjälpa kunder, konsulter och kandidater att nå tillväxt och framgång genom rätt matchning inom det område där vår erfarenhet och passion är som störst: People, Payroll & Finance. Med visionen att bli Sveriges ledande boutiqebyrå för People, Payroll & Finance Professionals, är vi 100 % specialiserade på målgruppen i vår rekrytering och konsulttillsättning.

Är du en strukturerad person med öga för detaljer? Trivs du i en varierad roll med stort ansvar? Vill du arbeta tätt med en visionär ledare i ett framgångsrikt och designfokuserat bolag?

Om företaget
Företaget är en väletablerad aktör som gjort sig känd för sin höga kvalitet, stilrena uttryck och förmåga att ligga steget före i en kreativ och krävande marknad. Med ett globalt perspektiv, ett starkt varumärke och en passion för innovation, är bolaget idag en självklar partner för kunder som söker det där lilla extra. Arbetskulturen präglas av engagemang, tempo och en stark gemenskap.

Om tjänsten som Personal Assistant
Som Personal Assistant till VDn har du en nyckelroll i att underlätta och effektivisera hans arbetsdag och privatliv. Du kommer att vara hans närmsta stöd och arbeta både operativt och strategiskt med uppgifter som varierar mellan det dagligt praktiska till att delta i ledningsarbete och projekt. Du kommer att ha ett stort inflytande i planering, struktur och genomförande av aktiviteter. Rollen kommer att innefatta resor och arbete utanför normala arbetstider. Detta är en unik möjlighet att jobba med designsveriges ledande personer.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:Delta vid och dokumentera lednings- och styrelsemöten
Hantera e-post och kalender på ett proaktivt och strukturerat sätt
Vara ett bollplank till VDn och stötta i daglig struktur
Koordinera och boka resor, möten och event

Om dig
Du har några års erfarenhet från en liknande roll, gärna som Personal Assistant eller Executive Assistant. Erfarenhet från service- eller resebranschen ses som meriterande. Du behärskar svenska och engelska obehindrat i tal och skrift, har mycket goda kunskaper i Officepaketet och är van att arbeta i en digital miljö.Som person är du prestigelös, flexibel och lösningsorienterad. Du har ett naturligt sinne för ordning och prioritering. Du är trygg i dig själv, har hög integritet och förstår vikten av diskretion i alla lägen. Din sociala skicklighet och professionella framtoning gör dig till en självklar länk mellan VD och övriga organisationen.

Viktigt för tjänsten är:Tidigare erfarenhet av liknande uppgifter i en assisterande roll
Hög organisatorisk förmåga och öga för detaljer
Mycket god kommunikationsförmåga på både svenska och engelska
Förmåga att arbeta proaktivt och självständigt

Meriterande är:Intresse för design, estetik eller exklusiva livsstilsprodukter
Erfarenhet från internationellt arbete

Företagets erbjudande
Du erbjuds en varierad och spännande roll i en verksamhet med hög ambitionsnivå och mycket kreativitet. Här finns en tydlig vision, korta beslutsvägar och en kultur som uppmuntrar initiativ, ansvar och samarbete. Du får möjlighet att utvecklas professionellt i en miljö där kvalitet, innovation och design står i centrum.

Övrigt
Start: Enligt överenskommelseOmfattning: HeltidPlacering: Stockholm

Finner du tjänsten som Personal Assistent intressant? Skicka in din ansökan idag, vi på Needo ser fram emot att höra från dig!

Start omgående och tjänsten är ett konsultuppdrag på initialt 6 månader med goda chanser till övertag. Vår kund sitter i fräscha lokaler i centrala Solna.

Om rollen

Som Executive Assistant blir du ett viktigt stöd till den nya VDn som inte talar svenska, samt i viss mån även till ledningsgruppen. Rollen är bred, självständig och passar dig som trivs med variation och ett högt tempo. Du ansvarar bland annat för:

Kalenderhantering för VD, Ekonomichef, Project Manager samt vid behov även HR-chefen.
Koordinera och planera möten, event och konferenser.
Redigera och sammanfatta presentationer och annan dokumentation.
Förbereda agendor och följa upp aktiviteter från ledningsgruppsmöten.
Säkerställa att det dagliga kontorsflödet fungerar, inkl. kontakt med leverantörer.
Hantera konfidentiell information på ett tryggt och professionellt sätt.





Vem vi söker

Vi söker dig som är rutinerad Executive Assistant, självgående och van att arbeta nära ledning. Du är trygg i rollen, van vid att ta egna initiativ, hantera snabba förändringar och fatta beslut. Du trivs i en miljö där du är den som får saker att hända – alltid med ett positivt mindset och service i fokus.

Du behöver ha:

Mycket god svenska och affärsengelska i tal och skrift – koncernspråket är engelska.
Erfarenhet av att arbeta i en internationell kontext.
Vana att arbeta i en ensamroll men också knyta an till ett globalt EA-nätverk.
Hög integritet och förmåga att hantera känslig information.





Om kunden

Du kommer att arbeta i ett modernt och fräscht kontor i centrala Solna med goda kommunikationer. På plats är det ca 40 medarbetare och det finns garage i byggnaden. Du är ensam i din roll i Stockholm men ingår i ett globalt nätverk av Executive Assistants.




När du blir en av oss

Som konsult hos The Pace erbjuds du alltid en marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och anslutning till vårt kollektivavtal – inget är viktigare för oss än att du känner dig trygg i din anställning. På samma sätt som vi ställer höga krav på dig som konsult förväntar vi oss också att du ställer höga krav på oss som arbetsgivare. Oavsett vart du befinner dig i din karriär så ska konsultrollen hos The Pace ge dig kunskap och erfarenhet som du kan bära med dig på vägen till nästa spännande utmaning.

The Pace är specialister på rekrytering och konsultuthyrning inom Business Administration och tillsätter bland annat roller som Administrativ Chef, VD- och Ledningsassistent, Executive Assistant, Office Manager, Projektkoordinator, Administratör och Sälj-, Jurist- och Kontorsassistent. Vi kan erbjuda dig som kandidat ett brett nätverk av svenska och internationella företag med behov av duktiga administratörer. The Pace är ett affärsområde inom Wise Professionals och vi finns med kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö och Köpenhamn. Wise Professionals är en rekryteringsbyrå som designar, utvecklar och erbjuder hållbara rekryteringslösningar tillsammans med arbetsgivare och kandidater som ställer höga krav. Vi arbetar på uppdrag av Sveriges starkaste varumärken tillsammans med arbetsgivare som månar om sina medarbetares arbetsglädje.

Om du vill veta mer Du får gärna kontakta oss om du har frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver. Vi som arbetar med detta uppdrag är kandidatansvarig Emma Rehn (emma.rehn@wise.se) och Konsultchef Philip Alfredsson (philip.alfredsson@thepace.se) .

Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum så vänta därför inte med att skicka in din ansökan! 

Vi ser fram emot att höra från dig!

Är du en strukturerad och ordningssam person som motiveras av att vara spindeln i nätet?

Din nya arbetsplats?
Koncernkontoret har sitt säte i vackra lokaler på Strandvägen i Stockholm. Här jobbar experter och specialister inom hållbarhet, kommunikation, inköp, utveckling, HR, ekonomi & finans och juridik för att stötta verksamheten och driva koncerngemensamma frågeställningar framåt. Lokalerna på Strandvägen är en naturlig mötesplats inom koncernen, många möten förläggs här och det är en kontinuerlig genomströmning av kollegor från andra delar av organisationen.

Dina framtida utmaning
I rollen som ledningskoordinator får du en central och mångsidig funktion där du stöttar ledningen inom olika områden. Du kommer att hantera kalenderlogistik för vd och vice vd, agera som en första kontakt via telefon samt koordinera möten, transporter och övriga praktiska arrangemang. Du ansvarar för administration kring styrelsemöten och årsstämma och för planering och genomförande av övriga resor och events för tex styrelse och koncernledning. Du fungerar även som kontaktperson för analytiker och banker och har ansvar för administration av olika inboxar.

En del av ditt uppdrag innebär att operativt ansvara för Facility Management samt operativ ledning och utveckling av receptionstjänsten.

Huvudsakliga arbetsuppgifter
Kalenderhantering för vd samt vice vd
Mötesadministration för styrelse och årsstämma
Facility Management, både i rollen som navet på kontoret och hantering av kontakt med externa parter
Leda och följa upp arbetet i receptionen och säkerställer att den dagliga driften fungerar smidigt
Logistik och planering i samverkan med huvudansvarig för resor, events, konferenser och styrelseevent

För att lyckas i rollen

Vi söker dig som har erfarenhet av att ha arbetat i liknande roller tidigare. Du har dokumenterad erfarenhet från projektledning för styrelsearbete, event, resor samt att du har god datorvana.

Du skapar stort förtroende i organisationen genom att du är strukturerad och kvalitetsmedveten med en naturlig förmåga att planera och prioritera ditt arbete. Du tar stort ansvar för dina arbetsuppgifter, arbetar självständigt och har en proaktiv inställning där du ser möjligheter och hittar lösningar.

För att trivas i rollen tror vi att du är en lagspelare med utmärkt samarbetsförmåga och ett serviceinriktat förhållningssätt. Du är flexibel och anpassningsbar samtidigt som du värdesätter struktur och ordning. Din tydlighet i kommunikation och ditt ordningssinne gör att du hanterar både detaljer och helheten på ett effektivt sätt.

Du besitter mycket god förmåga att uttrycka dig på både svenska och engelska i tal som skrift.

Vi erbjuder dig
Vi erbjuder dig en utmanande och ansvarsfull roll med stora utvecklingsmöjligheter i en internationell och välmående organisation. Vi har en öppen och välkomnande atmosfär som genomsyras av våra värderingar mod, engagemang och ansvar. I din roll har du möjlighet att bidra till Holmens samt din egen utveckling och framgång.

Holmens verksamhet utgår från kraften som finns i skogen. Träden som växer, vattnet som rusar i älvarna och vinden som blåser i trädtopparna. Det är kärnan i Holmen, en affär byggd på skogens kretslopp och de förnybara produkter vi kan skapa av detta. Våra affärsområden är Skog, Energi, Trävaror, Kartong och Papper. Vi är 3 500 medarbetare som med mod, engagemang och ansvar skapar en hållbar framtid. 

Ansökan
Tycker du detta låter intressant? Skicka in din ansökan genom att klicka på ”Ansök här”.

Intervjuer sker löpande så vänta inte med din ansökan.

I denna rekrytering samarbetar vi med HR Affärsutveckling AB. För ytterligare information om tjänsten är du välkommen att kontakta ansvarig rekryteringskonsult Helena Anderberg, helena.anderberg@hrmab.se eller Researcher Axel Stubbing, axel.stubbing@hrmab.se alt +46 70 284 77 67.

Vi ser fram emot din ansökan!

Är du en noggrann och proaktiv person som lockas av att få arbeta i en administrativ nyckelposition i en dynamisk och professionell miljö på ett av Sveriges ledande ägarbolag? Då kan du passa som Industrivärdens nya VD-assistent. Det här är en unik möjlighet att vara spindeln i nätet i en organisation som arbetar med några av Sveriges mest betydelsefulla företag.

Industrivärden är ett börsnoterat ägarbolag som investerar i och arbetar långsiktigt för att utveckla och skapa värde i innehavsbolagen. Aktivt ägande utövas genom betydande ägarandelar i ett urval av börsbolag med starka marknadspositioner, goda kassaflöden, finansiell styrka och en tydlig utvecklingsförmåga. Den 31 mars 2025 uppgick aktieportföljens värde till cirka 171 mdkr bestående av innehavsbolagen Volvo, Sandvik, Handelsbanken, Essity, SCA, Ericsson, Skanska och Alleima. Verksamheten bedrivs av cirka 15 anställda vid bolagets kontor i centrala Stockholm.

Om rollen
Som VD-assistent kommer du att spela en avgörande roll i att stödja, underlätta och säkerställa att VD:s arbete flyter på effektivt. Du kommer att hantera kalendrar, mötes- och resebokningar samt planera och koordinera inför styrelsesammanträden, bolagets årsstämma m.m. Din roll innebär också att vara en nyckelkontakt gentemot innehavsbolagen och utöver VD kommer du även att supportera andra personer i ledningsgruppen.

Dina ansvarsområden och arbetsuppgifter innefattar bland annat:

• Effektivt och proaktivt hantera och koordinera VD:s kalender och mötesförfrågningar samt resebokningar
• Löpande kontakt med innehavsbolagen avseende styrelse- och valberedningsarbete samt övriga frågeställningar
• Planering och koordinering inför styrelsens sammanträden
• Ansvara för företagets styrelseportal
• Hålla ihop planering och koordinering av arbetet inför årsstämman
• Supportera kommunikationschefen och ansvara för uppdateringar samt administration kring företagets hemsida och intranät
• Assistera chefsjuristen med juridisk administration, compliancefrågor och avtalshantering

Vem är du?
Du har flera års erfarenhet av en liknande roll där du med fördel har arbetat i en dynamisk och professionell miljö i ett börsnoterat bolag. Du är van och känner dig bekväm med att hantera seniora personer och har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i såväl tal som skrift. Vidare är du en god användare av Officepaketet och meriterande är om du tidigare har supporterat jurister med uppgifter som rör regelefterlevnad och juridisk administration.

Personliga egenskaper viktiga för att lyckas i rollen:

• Ansvarstagande och strukturerad
• Noggrann med ett öga för detaljer
• Proaktiv och bra på att driva ditt eget arbete framåt
• Prestigelös och lösningsorienterad
• Lyhörd med god kommunikativ förmåga
• Hög integritet och ett mycket gott omdöme

Ansökan
I den här rekryteringen samarbetar Industrivärden med Jurek. Vid frågor om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryteringskonsult Cecilia Strååt på cecilia.straat@jurek.se alt 076-002 69 75 eller researcher Nina Hallin på nina.hallin@jurek.se alt 076-002 69 30. Eftersom urval och intervjuer sker löpande ser vi fram emot att få din ansökan så snart som möjligt via annonsen på vår hemsida – www.jurek.se. Observera att vi inte tar emot ansökningar via email.

Varmt välkommen med din ansökan!

About Quant
Quant is the number one partner in supporting the customer journey towards Smart Maintenance. Smart Maintenance is achieved by a systematic maintenance approach with integrated digital tools to drive sustainability, plant performance, cost optimization, and safety. Our success is the result of strong partnerships between Quant and our customers.
For more than 35 years, Quant has been a market leader in industrial maintenance, maintaining and improving the safety, production, and equipment performance for over 400 facilities world-wide. Quant employs 2,700 people and operates at 71 sites across Europe, Middle East, and the Americas.
Job SummaryAs the Executive Assistant to the CEO and CFO, you will play a crucial role in supporting executive leadership through high-level administrative tasks, strategic planning, and effective time management. This position involves coordinating daily activities, managing schedules, organizing meetings, and preparing key documents to ensure smooth executive operations.
Additionally, as Office Manager, you’ll oversee the day-to-day office functions, fostering a productive and organized workplace environment. This dual role requires a proactive, adaptable professional with exceptional communication skills and a commitment to excellence in supporting executive and office operations.
Key Responsibilities
Executive assistant
calendar management
communication with clients and external stakeholders
travel arrangements
meeting arrangements
preparing presentations
managing archives
managing travel reimbursement
supporting the chairman of the board and other board members when needed
supporting the management team with practical tasks
supporting other staff with basic tasks when needed
support to the switchboard Quant AB / Quant Service Sweden

Office management
arranging meeting rooms
coordinating catering
ordering office supplies
contact with landlord, security, cleaning
safety introductions and coordination of safety trainings

Qualifications
We are looking for an experienced Executive Assistant who is fluent in both Swedish and English, with a strong focus on commercial success and customer satisfaction. You possess excellent organizational skills and demonstrate a flexible, confident, and dynamic personality suited to a fast-paced environment. You are thorough and responsible in your work, with a positive attitude and a willingness to adapt to new challenges. Additionally, the candidate we are looking for has a high tolerance for stress and can bring efficiency even in high-pressure situations.Application Process
In this recruitment process, Quant is collaborating with Capega and Recruitment Consultant Magnus Holmqvist. Please apply through the link as soon as possible, as we are continuously reviewing applications. The deadline for applications is the 30th of November. If you have any questions, please contact Magnus Holmqvist at magnus.holmqvist@capega.se
Quant is an equal opportunity employer. We celebrate diversity and are committed to creating an inclusive environment for all employees.

Yourrole: In this important role, you will give top-level support to executives and also handle some human resources tasks. This position is suited for someone who is adaptable, dependable, and thrives in a fast-paced company setting. You should also have a strong dedication to building essential systems and processes.
Executive Support Duties:
Project Assistance: Assist with and oversee administrative and organizational projects to support company goals, ensuring they meet deadlines and objectives.
Efficient Meeting Coordination: Coordinate executive meetings, including organizing and documenting key decisions to support actionable plans.
Seamless Internal Communication: Facilitate effective internal communication between leadership and the rest of the organization.
Contract and Document Management: Review and manage contracts and important documents, maintaining organization and accessibility for the executive team.
Stakeholder Engagement: Engage with stakeholders, including investors, clients, and partners, addressing their inquiries and concerns promptly to foster strong relationships.
Confidentiality and Discretion: Handle sensitive information with discretion, maintaining confidentiality, especially due to the regulated nature of the aviation industry.

HR Assistance:
HR Support: Assist with recruitment efforts, including helping with new hire orientations and maintaining employee records.
Employee Well-being Oversight: Support employee well-being by organizing occasional team activities and wellness programs, and addressing any workplace-related concerns.
Assistance with HR Planning: Provide support for HR planning aligned with company goals, helping to foster a positive and innovative workplace culture.
Talent Acquisition and Development: Contribute to talent acquisition efforts, assisting in attracting and retaining skilled team members.

Why You Could Be the Ideal Candidate: Your strong background in executive support, coupled with your organizational skills and attention to detail, makes you an excellent fit for this role. You bring a proactive approach and a readiness to navigate the fast-paced environment of a growing company. You're not just seeking a position; you're excited to contribute to a dynamic team and play a key role in helping the company achieve its goals.
Step Into a Role That Matters: If you are driven by the prospect of playing a crucial role in a company that is set to redefine the aviation IT industry, we would love to hear from you. Apply now to become our Executive Assistant, and let's embark on this transformative journey together.Application Authenticity Requirement:Please note that the use of AI tools for writing applications is not permitted. We are looking for candidates who can showcase their own skills, experiences, and personal insights in their application. We appreciate your understanding and encourage you to submit an authentic application that reflects your unique qualifications.

Om uppdraget och dig vi söker
Har du arbetat som Executive Assistant och trivs med att navigera i en dynamisk och föränderlig arbetsmiljö?
Vi söker nu en självgående person som kan stötta VD och ledningsgruppen med varierande administrativa och koordinerande uppgifter i en innovativ och teknisk bransch. Din flexibilitet, strukturerade arbetssätt och förmåga att ligga steget före kommer att vara centralt för att du ska lyckas i denna roll.
Tjänsten är ett konsultuppdrag på 50-75 % under 8 månader, med möjlighet till förlängning. Kundens kontor är beläget centralt i Stockholm
Arbetsuppgifter
I denna roll kommer du att ansvara för kalenderhantering, bokning av möten, reseplanering och att förbereda och organisera styrelsemöten och andra viktiga evenemang. Du kommer också att sköta den löpande driften av kontoret, inklusive materialinköp och kontakt med leverantörer. Ditt arbete kommer att vara avgörande för att säkerställa att VD och ledningen får det stöd som krävs för att verksamheten ska fungera smidigt och effektivt.
Vi söker dig som:
Har tidigare erfarenhet av att arbeta som assistent på ledningsnivå
Är van vid att hantera många parallella uppgifter och trivs i en snabb arbetsmiljö
Är strukturerad, noggrann och serviceinriktad
Har goda kunskaper i både svenska och engelska, samt är bekväm med att arbeta i Office-paketet

Kvalifikationer
Minst 2 års erfarenhet i en liknande administrativ eller koordinerande roll
Vana vid att arbeta med konfidentiell information på ett strukturerat sätt

Vi söker en självgående och serviceinriktad person som trivs i ett högt arbetstempo och som är duktig på att hantera flera uppgifter samtidigt.
Vi startar urvalet omgående så sök gärna redan idag!
Om att vara konsult hos People Experience
Högt som lågt och ibland tvära kast tillhör vardagen som konsult – men ruskigt roligt, varierande och lärorikt är det. Som konsult via People Experience välkomnas du med öppna armar in i vår PX-familj med konsultfrukostar, check-ins och bollplank för att du ska känna samhörighet och utbyte, men alltid med fin balans – för att inte göra anspråk på för stor del av din tid. Formen för ditt konsultuppdrag (dvs om du blir underkonsult eller anställd hos PX för det specifika uppdraget) bestämmer du själv!
Vi är alltid intresserade av att komma i kontakt med nya potentiella People, Payroll & FinanceConsultants och utökar dagligen vårt nätverk med förtroendeingivande, prestigelösa och flexibla Professionals med både integritet, ödmjukhet och ett starkt ledarskap. I vårt nätverk finns expertis inom hela området och på alla nivåer. Generalister som specialister, seniora som juniora - och det är precis det som gör det hela så givande.
På People Experience kommer vi alltid göra det lilla extra för att se till att du får en positiv upplevelse i mötet med oss – oavsett om du är kund, konsult, medarbetare eller kandidat. Välkommen att skapa denna upplevelse tillsammans med oss!
Om din ansökan
Vi behandlar alla kandidater lika, var vänlig ansök via annonsen om du är intresserad - all kontakt sker genom vårt rekryteringssystem! Detta för att skapa en fin kandidatupplevelse för samtliga kandidater, samtidigt som vi säkrar en rättvis process för alla!
Vi vill bidra till att alla känner sig likvärdiga på arbetsmarknaden. Vi vill uppmuntra alla, oavsett bakgrund att ansöka!
Vi behandlar din personliga information i enlighet med GDPR. Om du önskar att vi raderar din information gör du det enklast genom att begära det via vår karriärsida "Connect". Har du frågor, kontakta vår systemansvariga Lina Roxenback på lina.roxenback@peopleexperience.se.

People Experience är en personlig, innovativ och högst engagerad boutiquebyrå med enorm passion för att hjälpa kunder, konsulter och kandidater att nå tillväxt och framgång genom rätt matchning inom det område där vår erfarenhet och passion är som störst: People, Payroll & Finance.Med visionen att bli Sveriges ledande boutiqebyrå för People, Payroll & FinanceProfessionals, är vi 100 % specialiserade på målgruppen i vår rekrytering och konsulttillsättning.

Nu söker vi efter Executive Assistants till framtida uppdrag! Vi letar efter personer som vill utvecklas tillsammans med oss och våra kunder. Ta chansen och skicka en spontanansökan så gör vi allt för att hitta den perfekta tjänsten för just dig! Uppdragen vi erbjuder är både på heltid och deltid med potentiell start omgående.
OM ROLLEN
Detta är en spontanansökan till rollen som Executive Assistant. Vi har kunder verksamma i flertalet olika branscher. Vi söker efter kandidater med varierad erfarenhet - med andra ord, har du erfarenhet från rollen som Executive Assistant eller liknande assisterande roll och är redo för nya utmaningar eller vill du påbörja din karriär som Executive Assistant, då är detta perfekt för dig.
VEM ÄR DU?
Du har tidigare arbetslivserfarenhet av rollen somExecutive Assistanteller liknande assisterande roll.
Du trivsi en assisterande roll och är redo för en ny utmaning.
Brinner för att leverera service i världsklass!
Du trivs i en föränderlig och högpresterande miljö.
Du behärskar svenska och engelska obehindrat i både tal och skrift.
Har god datorvana och mycket goda kunskaper i Office-paketet.

Som person är du prestigelös, flexibel och initiativtagande. Vidare har du ett proaktivt arbetssätt och förmåga att hantera flera arbetsuppgifter parallellt.
VAD ERBJUDER VI?
Som anställd på Inte Bara Post Bemanning får du en konsultchef som blir ditt bollplank och coach under hela anställningen. Som konsult blir du också en del i vårt konsultnätverk RPB Insights. RPB Insights ger dig utbildning och utveckling i form av föreläsningar, workshops, nätverksträffar och andra sociala tillställningar. Det ger dig också en möjlighet att träffa andra konsulter.
ÖVRIG INFORMATION
Sök tjänsten genom att klicka på Skicka ansökan. Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals-och intervjufasen.
Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa på rekrytering@rpbemanning.se.Skriv vilken tjänst det gäller i ditt mailoch länka gärna till annonsen.

ArbetsuppgifterTill vår kund söker vi nu en Senior Executive Assistant! I rollen kommer du arbeta i en spännande miljö med högt tempo, och kommer främst ha två huvuduppgifter.
Du kommer dels arbeta som assistent för två-tre seniora ledare och stödja dessa med planering och arrangemang av möten och evenemang samt hjälpa till med teamaktiviteter och kommunikation.Du kommer också arrangera interna och externa evenemang och hålla ordning på kontoret.
Kvalifikationer Du har minst 5 års erfarenhet som Executive Assistant eller liknande roll, där du har stöttat seniora ledare i en snabbföränderlig miljö.
Du har dokumenterad erfarenhet av att hantera komplex kalenderplanering och arrangera möten, events samt affärsresor.
Du är flytande i svenska och engelska i tal och skrift.


Personliga egenskaper För att lyckas i rollen som Senior Executive Assistant är du organiserad och strukturerad samt har ett proaktivt arbetssätt.
Företagspresentation Vår kund är ett känt varumärke inom fordonsindustrin och har snart funnits i 100 år. Det här är ett varumärke för människor som bryr sig om andra människor och världen vi lever i. Här arbetar man proaktivt för en hållbar arbetsplats och miljö. Kultur och mångfald är också ord som kunden värdesätter. Huvudkontoret finns i Göteborg.
Om ossJobBusters är ett auktoriserat personaluthyrnings- och rekryteringsföretag som är inriktade mot tjänstemän och har funnits sen 2011. Vi på JobBusters bryr oss om våra konsulter och vårt mål är alltid att bygga långsiktiga relationer med både konsult och kund. Vårt mål är alltid att matcha våra kunders drömkandidat med våra kandidaters drömjobb!
När du blir en av oss Som konsult hos JobBusters kan du känna dig trygg med ett kollektivavtal i ryggen, tillgängliga konsultchefer och engagerade rekryterare. Du som konsult får även tillgång till vårt nätverk av spännande företag och uppdragsgivare! För oss är det viktigt att du som konsult trivs, känner en trygghet och gemenskap till oss som arbetsgivare. Vi erbjuder tjänstepension, löneväxling och möjlighet till flexpension. Du får även tillgång till vår förmånsportal, där du utöver friskvårdsbidrag har tillgång till mängder av rabatter och erbjudanden inom hälsa, hem och fritid, transport, sjukvård och mycket mer! Ditt välmående är av högsta prioritet för oss och vi erbjuder därför dig som anställd Företagshälsovård för att hantera vardagens alla utmaningar, både på jobbet och i privatlivet.
Lön Enligt överenskommelse.
Tillträde och ansökan Heltid, kontorstider. Vår kund önskar start omkring 2024-10-01 och uppdraget förväntas löpa t.o.m. 2025-06-30.Detta är ett föräldravikariat på omkring 9 månader. Du kommer att vara anställd av JobBusters som konsult hos vår spännande kund. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan (gärna i Word-format).

Vi på The Pace söker nu till vår kund Swedfund, Sveriges utvecklingsfinansiär, en driven VD-assistent för ett spännande och utvecklande konsultuppdrag som löper från april i år till sista augusti 2026, med möjlighet till förlängning.




Om rollen

Som VD-assistent hos Swedfund kommer du i huvudsak ge support till VD samt tillhörande ledningsgrupp. Du kommer tillhöra ett team av dedikerade och engagerade kollegor som arbetar mot samma mål. Du kommer att, utöver support till VD, vara delaktig i ett flertal projekt som rör ledningsgruppen där din koordinerande insats bidrar till en smidig arbetsvardag för både ledning och team. I den här rollen är du mer än ett administrativt stöd – du är en viktig del av det dagliga operativa arbetet. Du kommer kliva in en organisation där assistentrollen är central - på riktigt. Därför vilar ett stort förtroende på personen i denna roll vilket kräver både ett proaktivt, lyhört och lösningsorienterat förhållningssätt.




Arbetsuppgifter

Kalenderhantering och mötesbokningar för VD samt delar av ledningsgrupp.
Prioritera och koordinera kommunikation (mail och samtal) i samråd med VD.
Koordinering och bokning av resor inkl. visum, agendor och material.
Förbereda och administrera möten inklusive inbjudningar, agendor, material, protokoll och uppföljning.
Styrelsekommunikation samt administration och samordning av samtliga styrelsemöten och utskick.
Ta fram presentationer, dokument och rapporter (PowerPoint, Word, Excel).
Planering och administration kring interna och externa möten, konferenser, events och seminarier.
Koordinera ledningsövergripande projekt.
Stötta i utveckling och ledning av interna förbättringsprojekt.
Utläggsredovisning.


 

Kvalifikationer och erfarenheter

Erfarenhet av administrativt stöd i ledningsgrupp eller liknande, gärna inom styrelsearbete.
Vana att arbeta i ett högt tempo och hantera flera arbetsuppgifter samtidigt.
Stark förmåga att koordinera, hålla reda på detaljer och hantera flera intressenter samtidigt.
Tidigare erfarenhet av att arbeta nära företagsledning eller VD.
Mycket goda systemkunskaper i Microsoft Office-paketet (Outlook, Word, PowerPoint, Excel, Teams).
Flytande i både svenska och engelska, tal och skrift.
God kommunikationsförmåga anpassad efter kontexten man verkar i.
Proaktiv, lösningsorienterad och strukturerad med ett öga för detaljer.


 

Personliga egenskaper

Driven, ambitiös och lyhörd för uppdragsgivarens behov och önskemål
Serviceinriktad med stark administrativ skicklighet och sinne för detaljer.
God samarbetsförmåga och förmåga att arbeta självständigt.
Högt fokus på kvalitet och noggrannhet i utförandet av arbetsuppgifter.


 

Om Swedfund

Swedfund är Sveriges utvecklingsfinansiär med uppdrag att bidra till minskad fattigdom genom hållbara investeringar i utvecklingsländer. Swedfund bidrar till genomförandet av Agenda 2030 och Parisavtalet genom att göra investeringar i den privata sektorn och arbeta med tekniska förstudier och kapacitetsuppbyggnad i offentlig sektor. Swedfund arbetar för att skapa arbetstillfällen, öka tillgången till samhällsviktiga tjänster som elektricitet, livsmedel och digital uppkoppling, samt främja innovation och utveckling.

Swedfund präglas av en omtänksam och inkluderande kultur med lika syftesdrivna som resultatorienterade personer där alla får möjlighet att bidra och vara delaktiga. Med högt tempo och ambitiösa kollegor erbjuder Swedfund en stimulerande arbetsmiljö för dig som vill vara en del av att göra världen bättre genom hållbara investeringar.




Vi erbjuder

En central roll i en organisation med ett tydligt uppdrag och meningsfull vision.
Möjlighet att utvecklas i rollen och eventuellt ta på sig nya ansvarsområden. 


 

När du blir en av oss

Som konsult hos The Pace erbjuds du alltid en marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och anslutning till vårt kollektivavtal – inget är viktigare för oss än att du känner dig trygg i din anställning. På samma sätt som vi ställer höga krav på dig som konsult förväntar vi oss också att du ställer höga krav på oss som arbetsgivare. Oavsett vart du befinner dig i din karriär så ska konsultrollen hos The Pace ge dig kunskap och erfarenhet som du kan bära med dig på vägen till nästa spännande utmaning

Wise Professionals är en rekryteringsbyrå som designar, utvecklar och erbjuder hållbara rekryteringslösningar tillsammans med arbetsgivare och kandidater som ställer höga krav. Vi arbetar på uppdrag av Sveriges starkaste varumärken tillsammans med arbetsgivare som månar om sina medarbetares arbetsglädje. Idag finns vi i Sveriges storstadsregioner Stockholm, Göteborg och Malmö.




Om du vill veta mer

Du får gärna kontakta oss om du har frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver. Vi som arbetar med detta uppdrag är Kandidatansvarig Emma Rehn (emma.rehn@wise.se) och Affärsområdeschef Stina Bylund (stina.bylund@thepace.se).

Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Vi ser fram emot att höra från dig!

Är du en erfaren Site Administrator och söker en ny utmaning? Har du erfarenhet av att arbeta i en assisterande roll, älskar att leverera service i världsklass och vara spindeln i nätet? Då har vi uppdraget för dig hos vår kund Johnson & Johnson i Uppsala! 

Om uppdraget
Som Senior Site Administrator hos vår kund kommer du få en nyckelroll där dina övergripande arbetsuppgifter innebär att assistera, supportera och underlätta arbetet för Site Director samt övriga i ledningen på siten i Uppsala.

Dina arbetsuppgifter kommer bla vara:
• Stötta Site Director och ledning med administration kring presentationsmaterial, resebokningar, e-posthantering etc
• Kalenderhantering samt koordinering av möten
• Förbereda och planera presentationer
• Vara sammanhållande och säkerställa att möten fungerar genom att förbereda, samla in och säkerställa material, närvara vid möten och föra protokoll samt följa upp beslut.
• Hålla ihop informationsflödet genom kommunikation med chefer och medarbetare inom organisationen
• Övrigt förekommande administration

Detta är ett konsultuppdrag via oss på Adecco med tillsättning omgående. Uppdraget beräknas initialt pågå i 12 månader med goda möjligheter till förlängning.

Om dig
Vi söker dig med erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Du har stort fokus på kvalitet och är bra på att prioritera. Som person är du självgående och handlingskraftig och van att hantera många pågående uppgifter samtidigt. Du är en duktig problemlösare, flexibel och prestigelös samt trivs att jobba i en miljö där man inte kan planera allt. Eftersom du kommer att ha många kontaktytor vi vill att du är bra på att samarbeta samt en smidig kommunikatör med hög servicekänsla som både kan anpassa dig efter situationen men som också kan sätta ner foten när det behövs. Relationsskapande, nätverkande och hantering av stora mängder information tillhör vardagen.

Viktigt för tjänsten
• Erfarenhet av administrativa och ledningsmetoder och rutiner. 
• Principer och metoder för god affärskommunikation. 
• Flytande i svenska och engelska språket. 
• Kunskap om administrativa regler, policyer och rutiner, inklusive resor/utbildning och kostnadsredovisning. 
• Erfarenhet av Microsoft Office och andra IT-system och verktyg, t.ex. Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat, SharePoint.
 • Erfarenhet av budgetarbete, arkivering, inköpsmetoder och rutiner.
 • Har industri och global erfarenhet

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet! 

Kontaktuppgifter
Har du några frågor om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare:
Amila Dresevic på amila.dresevic@adecco.se eller 073 684 78 61.

Välkommen med din ansökan!

Sökord
Senior Site Administrator, executive assistant, chefsassistent, office manager, Adecco, Uppsala, Johnson&Johnson;, läkemedelsföretag, life science

Är du en erfaren Site Administrator och söker en ny utmaning? Har du erfarenhet av att arbeta i en assisterande roll, älskar att leverera service i världsklass och vara spindeln i nätet? Då har vi uppdraget för dig hos vår kund Johnson & Johnson i Uppsala! 

Om uppdraget
Som Senior Site Administrator hos vår kund kommer du få en nyckelroll där dina övergripande arbetsuppgifter innebär att assistera, supportera och underlätta arbetet för Site Director samt övriga i ledningen på siten i Uppsala.

Dina arbetsuppgifter kommer bla vara:
• Stötta Site Director och ledning med administration kring presentationsmaterial, resebokningar, e-posthantering etc
• Kalenderhantering samt koordinering av möten
• Förbereda och planera presentationer
• Vara sammanhållande och säkerställa att möten fungerar genom att förbereda, samla in och säkerställa material, närvara vid möten och föra protokoll samt följa upp beslut.
• Hålla ihop informationsflödet genom kommunikation med chefer och medarbetare inom organisationen
• Övrigt förekommande administration

Detta är ett konsultuppdrag via oss på Adecco med tillsättning omgående. Uppdraget beräknas initialt pågå i 12 månader med goda möjligheter till förlängning.

Om dig
Vi söker dig med erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Du har stort fokus på kvalitet och är bra på att prioritera. Som person är du självgående och handlingskraftig och van att hantera många pågående uppgifter samtidigt. Du är en duktig problemlösare, flexibel och prestigelös samt trivs att jobba i en miljö där man inte kan planera allt. Eftersom du kommer att ha många kontaktytor vi vill att du är bra på att samarbeta samt en smidig kommunikatör med hög servicekänsla som både kan anpassa dig efter situationen men som också kan sätta ner foten när det behövs. Relationsskapande, nätverkande och hantering av stora mängder information tillhör vardagen.

Viktigt för tjänsten
• Erfarenhet av administrativa och ledningsmetoder och rutiner. 
• Principer och metoder för god affärskommunikation. 
• Flytande i svenska och engelska språket. 
• Kunskap om administrativa regler, policyer och rutiner, inklusive resor/utbildning och kostnadsredovisning. 
• Erfarenhet av Microsoft Office och andra IT-system och verktyg, t.ex. Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat, SharePoint.
 • Erfarenhet av budgetarbete, arkivering, inköpsmetoder och rutiner.
 • Har industri och global erfarenhet

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet! 

Kontaktuppgifter
Har du några frågor om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare:
Amila Dresevic på amila.dresevic@adecco.se eller 073 684 78 61.

Välkommen med din ansökan!

Sökord
Senior Site Administrator, executive assistant, chefsassistent, office manager, Adecco, Uppsala, Johnson&Johnson;, läkemedelsföretag, life science

Innovative sales är ett svenskt företag som idag hjälper varumärken såsom Telia, Telenor samt Halebop i marknadsföring-och försäljningssyfte. Idag består Innovative av 180 drivna personer med stort intresse för försäljning. Vi jobbar idag med två avdelningar, fieldmarketing och telemarketing där försäljningen sker per telefon eller personliga möten.
Vi expanderar och söker nu vårt nästa tillskott som receptionist/ VD assistent. Inom rollen som receptionist och VD assistent är du ansiktet utåt för företaget med en mycket viktig del i företagets servicefunktion. Vi söker därför dig som är,
Positiv och energisk
Noggrann och strukturerad
Tillmötesgående
Hjälpsam
Professionell
Social och Serviceinriktad
Lösningsorienterad


Arbetsuppgifterna är varierande där du mestadels kommer jobba självständigt och ta hand om receptionen. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer innefatta, välkomna besökare, hålla det snyggt och representativt i företagets lokaler, hantera inkommande samtal till företagets växel samt ge en professionell service till de interna anställda. Du kommer även stötta VD:ns ärenden i form av bokningar och planera möten. Utöver detta kommer du även stötta ekonomens arbete i form utav posthantering.

Utöver en härlig arbetsmiljö erbjuder vi även,
Tillgång till gym
Tillställningar med hela företaget varje kvartal
Tävlingar och bonusar
Fräscha nyrenoverade lokaler
Utvecklingsmöjligheter


Omfattning och arbetstider: Heltid, måndag till fredag 08:30-17:30 (Fredagar 16:30)
Kontor: Gärdet
Lön: Marknadsmässig lön

Vid eventuella frågor eller funderingar mejla följande, Dariush@innovativesales.se

Företagsbeskrivning:
Kral Group AB är ett framstående B2B-bilföretag som specialiserar sig på export av fordon från Sverige till EU-länder. Vi har ett dynamiskt team och är stolta över vår tillväxt och vårt framgångsrika år med över 300 bilar sålda. Nu söker vi en VD-assistent som vill vara med på vår fortsatta resa och hjälpa oss att växa ännu mer!
Arbetsbeskrivning:
Vi söker dig som är alert, trevlig och har en "doer"-attityd. Vi letar efter en person som kan jonglera flera uppgifter samtidigt, och som inte är rädd för att ta tag i saker självständigt när det behövs, samtidigt som du gärna arbetar i team. Ingen specifik erfarenhet krävs för rollen – vi lägger större vikt vid din attityd och din vilja att lära dig och utvecklas. Hos oss får du möjligheten att utvecklas både personligt och karriärmässigt, och vi ser fram emot att ge dig verktygen för att växa i din karriär.
Som VD-assistent kommer du att vara ett stöd till VD och andra ledningsmedlemmar i dagliga operativa och administrativa uppgifter. Du kommer att hantera allt från att organisera möten, ta fram rapporter och hjälpa till med projekt till att ta hand om mer ad-hoc uppgifter som dyker upp under dagen. Du bör vara beredd på att anpassa dig till en snabb och föränderlig arbetsmiljö där ingen dag är den andra lik!
Dina arbetsuppgifter kommer att inkludera:
•? ?Assistera VD i olika administrativa och operativa uppgifter.
•? ?Organisera och planera möten, resor och agendor.
•? ?Kommunicera med interna och externa parter på ett professionellt sätt.
•? ?Hjälpa till med att skapa och hantera rapporter och dokumentation.
•? ?Bidra med idéer och ta initiativ för att förbättra processer och rutiner.
•? ?Stödja andra avdelningar vid behov, och vara en flexibel spelare i teamet.
Vi söker dig som:
•? ?Är en doer med en positiv inställning och en vilja att ta egna initiativ.
•? ?Är flexibel och har förmåga att hålla flera bollar i luften samtidigt.
•? ?Är en teamplayer men trivs också med att arbeta självständigt när det krävs.
•? ?Har god organisatorisk förmåga och ett sinne för detaljer.
•? ?Har en vilja att lära dig och utvecklas både på ett personligt och professionellt plan.
•? ?Har en stark kommunikationsförmåga på svenska, både i tal och skrift.
Vi erbjuder:
•? ?En utvecklande och spännande arbetsmiljö där du får chansen att växa och ta ansvar.
•? ?Ett nära samarbete med ledningen och möjlighet att vara del av ett framgångsrikt företag.
•? ?En trevlig och stöttande arbetskultur där humor och engagemang är en självklar del av vardagen.
•? ?Arbete på vårt kontor på Sveavägen 94, i hjärtat av Stockholm – så centralt att du inte behöver ens tänka på att hitta en parkering!
Ansökan:
Skicka din ansökan och CV till katerina@kral-group.se så snart som möjligt. Anställning sker omgående med start 15/1-25. Vi ser fram emot att höra från dig.

Är du en erfaren Site Administrator och söker en ny utmaning? Har du erfarenhet av att arbeta i en assisterande roll, älskar att leverera service i världsklass och vara spindeln i nätet? Då har vi uppdraget för dig hos vår kund Johnson & Johnson i Uppsala! 

Om uppdraget
Som Senior Site Administrator hos vår kund kommer du få en nyckelroll där dina övergripande arbetsuppgifter innebär att assistera, supportera och underlätta arbetet för Site Director samt övriga i ledningen på siten i Uppsala.

Dina arbetsuppgifter kommer bla vara:
• Stötta Site Director och ledning med administration kring presentationsmaterial, resebokningar, e-posthantering etc
• Kalenderhantering samt koordinering av möten
• Förbereda och planera presentationer
• Vara sammanhållande och säkerställa att möten fungerar genom att förbereda, samla in och säkerställa material, närvara vid möten och föra protokoll samt följa upp beslut.
• Hålla ihop informationsflödet genom kommunikation med chefer och medarbetare inom organisationen
• Övrigt förekommande administration

Detta är ett konsultuppdrag via oss på Adecco med tillsättning 20/1 2025 omgående. Uppdraget beräknas initialt pågå i 12 månader med goda möjligheter till förlängning.

Om dig
Vi söker dig med erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Du har stort fokus på kvalitet och är bra på att prioritera. Som person är du självgående och handlingskraftig och van att hantera många pågående uppgifter samtidigt. Du är en duktig problemlösare, flexibel och prestigelös samt trivs att jobba i en miljö där man inte kan planera allt. Eftersom du kommer att ha många kontaktytor vi vill att du är bra på att samarbeta samt en smidig kommunikatör med hög servicekänsla som både kan anpassa dig efter situationen men som också kan sätta ner foten när det behövs. Relationsskapande, nätverkande och hantering av stora mängder information tillhör vardagen.

Viktigt för tjänsten
• Erfarenhet av administrativa och ledningsmetoder och rutiner. 
• Principer och metoder för god affärskommunikation. 
• Flytande i svenska och engelska språket. 
• Kunskap om administrativa regler, policyer och rutiner, inklusive resor/utbildning och kostnadsredovisning. 
• Erfarenhet av Microsoft Office och andra IT-system och verktyg, t.ex. Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat, SharePoint.
 • Erfarenhet av budgetarbete, arkivering, inköpsmetoder och rutiner.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet! 

Kontaktuppgifter
Har du några frågor om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare:
Amila Dresevic på amila.dresevic@adecco.se eller 073 684 78 61.

Välkommen med din ansökan!

Sökord
Senior Site Administrator, executive assistant, chefsassistent, office manager, Adecco, Uppsala, Johnson&Johnson;, läkemedelsföretag, life science

Trivs du i en assisterade roll med varierade arbetsuppgifter? Har du intresse av att lära dig mer om inköp? Brinner du för service och vill vara med på en spännande utvecklingsresa framåt? Då kan vi ha rollen för dig!

Ansvarsområden och uppgifter

Som Executive Assistant /Inköpsassistent på Avonova kommer du ha en central roll i organisation. Du kommer stötta VD och koncernledning och se till att allt flyter på smidigt. Rollen innebär också att stötta vår inköpschef med diverse olika administrativa uppgifter. Du erbjuds en spännande och varierande arbetsmiljö där ingen dag är den andra lik, och där din insats verkligen gör skillnad. Tjänsten utgår från vårt trevliga kontor i centrala Stockholm.

Exempel på dina arbetsuppgifter;

* Arrangera fysiska möten
* Optimera CEO´s kalender
* Resebokningar och utläggsredovisningar
* Hantera leverantörsavtal, vara behjälplig med material till förhandlingar och andra inköpsrelaterade administrativa uppgifter
* Boka möten och aktiviteter med bland annat styrelse och ägare
* Office management
* Skriva protokoll och action-listor från möten

Vem är du?

Vi söker dig som har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter sedan tidigare och som tycker om att ha en varierad arbetsdag. Du vill utvecklas framåt och det finns fina möjligheter att bredda din kompetens hos oss. Vi ser att du är flytande i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Som person är du driven, självgående och duktig på att prioritera bland arbetsuppgifter. För att blir framgångsrik i rollen tror vi du har goda systemkunskaper och har lätt för att sätta dig in i nya system. Givetvis brinner du för service och har ett prestigelöst och flexibelt förhållningssätt.



Ansökan

I denna rekrytering samarbetar Avonova med Jefferson Wells. Varmt välkommen med din ansökan (CV och personligt brev). Urval och intervjuer sker löpande så vänta inte med din ansökan. Vid frågor om tjänsten kontakta rekryteringskonsult Maria Stenbäck, maria.stenback@jeffersonwells.se eller 072-208 08 92.



Om oss

Avonova är Nordens ledande aktör inom företagshälsa och ledarutveckling. Med bred kunskap och stort engagemang hjälper Avonova organisationer och dess medarbetare att bli mer hållbara, kommunicera effektivare och må bättre. Hälsa och arbetsmiljö är avgörande faktorer för att skapa långsiktigt framgångsrika organisationer. Våra 1300 medarbetare på 170 orter levererar varje dag hälsotjänster över hela Norden. Våra kunder finns inom såväl offentlig som privat sektor.

EU-enheten, Justitiedepartementet
Kombinerar du hög noggrannhet och servicekänsla med förmågan att navigera i komplexa och tidspressade miljöer? Har du gedigen erfarenhet av att hantera administrativa och logistiska utmaningar på högsta nivå? Då kan vi erbjuda dig en självständig roll där precision, ansvarstagande och ett högt arbetstempo är avgörande för att lyckas. Detta är en tjänst för dig som trivs i en dynamisk miljö och som lever upp till höga krav – både i din kompetens och i din professionalism. Hos oss får du möjlighet att utvecklas i en stimulerande arbetsmiljö med engagerade kollegor och intressanta utmaningar.

Din arbetsdag. Sveriges morgondag.
EU-enheten ansvarar för att samordna Sveriges positioner i de EU-frågor som departementet arbetar med. Arbetet innefattar förberedelser inför ministerrådsmöten och annan EU-relaterad verksamhet. Enheten arbetar även med den politiska ledningens internationella resor och besök.

Enhetsadministratören stöttar enhetschef och medarbetare, tar självständigt ansvar för att planera och följa upp inom sina ansvarsområden samt tar initiativ till utveckling och effektivisering av arbetssätt. I ansvaret ligger att genom planering, samordning och samverkan skapa och upprätthålla struktur i en komplex miljö med stundtals korta tidsfrister.

Arbetet innefattar bland annat ekonomiadministration, rese-, lokal- och konferensbokning samt praktisk hantering av underlag och annan praktikalia vid politiska ledningens utrikes resor och inkommande internationella besök.

En stor del av arbetet utförs i nära samarbete med andra kollegor på enheten, ofta i ett högt arbetstempo. Arbetet innebär också kontakter med assistenter och handläggare på andra enheter och de politiska staberna i departementet.  Att ha kontakter med andra departement och med intressenter utanför Regeringskansliet på såväl nationell som internationell nivå ingår också i arbetsuppgifterna. Arbetet utförs i en miljö som ställer höga krav på säkerhetsmedvetenhet.

Läs mer om vår verksamhet på www.regeringen.se.

Din bakgrund
Vi söker dig med aktuell och relevant erfarenhet och kompetens för att arbeta i en komplex administrativ miljö. Du har en relevant eftergymnasial utbildning, exempelvis inom administration eller offentlig förvaltning, eller motsvarande erfarenhet. Tidigare arbete av relevans för tjänsten, så som assistent eller inom administration och logistik är ett krav, liksom mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift. Vi förutsätter också att du har en hög IT-mognad, med vana vid och intresse för digitala verktyg och goda kunskaper i Officepaketet, särskilt Word och Outlook.

Det är meriterande om du har erfarenhet av:


• Arbete inom Regeringskansliet, svenska myndigheter eller EU:s institutioner.
• Att utveckla administrativa rutiner och driva processer, exempelvis inom digitalisering eller effektivisering.
• Att hantera större möten och resor.
• Arkivering, diarieföring samt lagstiftning om offentlighet och sekretess.
• EU:s institutioner och beslutsprocesser.

Dina egenskaper
Som person är du självgående, strukturerad och flexibel. Du trivs med att samarbeta med andra och har ett serviceinriktat förhållningssätt.

Övrigt
Anställningen är en tillsvidareanställning (med sex månaders provanställning) som påbörjas snarast. En säkerhetsprövning kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas.

Är du intresserad?
Vill du veta mer om jobbet och vad vi erbjuder, kontakta Julia Mikaelsson, enhetschef på EU-enheten. Du är också välkommen att kontakta rekryteringsspecialist Ana Acosta. Fackliga kontaktpersoner är Klara Hedlund för Saco och Catharina de Grad för ST. Du når samtliga via Regeringskansliets växel på 08-405 10 00.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 12 december 2024.

 

Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 800 personer, varav 600 utomlands. Regeringskansliet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång och vi arbetar aktivt för att vara en arbetsplats fri från diskriminering. Justitiedepartementet ansvarar för rättsväsendets myndigheter, bland andra polisen, åklagarna, domstolarna och kriminalvården. Departementet ansvarar också för migrationsfrågor. Lagstiftningen inom statsrätt och allmän förvaltningsrätt, civilrätt, processrätt, straffrätt samt migrations- och asylrätt ligger inom departementets ansvarsområde.

Vi på Jurek vill gärna komma i kontakt med dig som är intresserad av interimsuppdrag som Executive Assistant.

Vi samarbetar med flera kunder i Stockholmsområdet som av olika anledningar är i behov av support från skickliga Executive Assistants. Vår kundkrets består till stor del av organisationer inom Professional Services men även av andra små- till mellanstora bolag som har behov av administrativ support till managementteam, ledningsgrupp och styrelse.

Vi söker dig som har gedigen erfarenhet inom rollen som Executive Assistant och är skicklig i din administrativa support. Du är en person som trivs med att arbeta konsultativt – du är van vid att arbeta självständigt och sätter dig snabbt in i nya områden och situationer. Hos våra kunder har du möjlighet att bredda din kompetens och fortsätta utvecklas i din yrkesroll.

Din intresseanmälan
Jurek erbjuder dig som konsult spännande utmaningar där du ges möjlighet att utvecklas inom din roll. Vi värnar om dig som konsult och strävar efter långsiktiga samarbeten både med kunder och konsulter. Som konsult hos oss ges du, förutom spännande uppdrag, möjlighet att dela din resa med andra konsulter. Vi anordnar regelbundet tillfällen för er att mötas genom seminarier och roliga konsultaktiviteter. Självklart kommer du också ha en dedikerad kontaktperson hos oss på Jurek, som finns där som bollplank och stöd. Du kan själv välja om du vill samarbeta med oss som underkonsult eller föredrar en anställning hos oss – där vi förstås erbjuder kollektivavtal.

Uppdragen kan variera i längd och omfattning. Idag består vår kundkrets i första hand av små och medelstora företag och organisationer, både nationella och internationella, med höga krav på både medarbetare och leverantörer. Engagemang är ett nyckelord för oss. Vi älskar vårt jobb och vi vill arbeta med människor som känner likadant.

Är du intresserad av att höra mer om våra konsultuppdrag och hur det är att jobba via oss, kontakta ansvarig konsultchef Evelina Thimper på evelina.thimper@jurek.se.

När du registrerar dina uppgifter nedan hamnar du i vårt nätverk av konsulter och kan då matchas med uppdrag som kommer in till oss på Jurek. Även om du inte hör av oss direkt kan du fortfarande vara aktuell för framtida konsultuppdrag.

Vi ser fram emot din kontakt snarast möjligt!

Vårt uppdrag berör hela samhället. Vi bidrar till en hållbar digitalisering, där offensiv innovation kombineras med ett starkt integritetsskydd. Vill du också arbeta för ett tryggt informationssamhälle med viktiga frågor om dataskydd och kamerabevakning? Då ska du söka jobb hos ossMyndigheten är inne i en tillväxt- och förändringsresa, inte minst då den mycket snabba tekniska utvecklingen har stor påverkan på hur personuppgifter behandlas. Fokus i IMY:s utveckling det närmaste året är bland annat att öka effektiviteten och kvaliteten i arbetet med klagomål och tillsyn och att intensifiera vårt arbete med vägledning.

Vi rekryterar nu en GD-sekreterare vars främsta uppgift är att vara ett stöd för vår generaldirektör.

Arbetsuppgifter

Som GD-sekreterare på myndigheten arbetar du nära generaldirektören och är hans administrativa stöd i högst skiftande frågor. Du arbetar i en händelserik miljö och kommer att samverka såväl internt som externt, även med internationella kontaktytor.

Dina arbetsuppgifter handlar främst om att koordinera och bistå generaldirektören med följande uppgifter:


• hantera kalender och planering,
• administrera möten och resor,
• koordinera konferenser och externa åtaganden,
• delta i arbetet med att utveckla och säkerställa effektiva beredningsrutiner och processer vid myndigheten, och
• registrera handlingar, föra anteckningar och ansvara för dokumentation.

Det kan även bli aktuellt att ansvara för bokning av konferenser och resor till myndighetens ledningsgrupp samt att stötta myndighetens stabsfunktion med administrativa uppgifter.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har gymnasieexamen samt har minst tre års erfarenhet av en liknande roll, exempelvis som GD-sekreterare eller VD-assistent.

Du har erfarenhet av arbete där flera, olika administrativa arbetsuppgifter ska hanteras parallellt och har verkat i en roll som förutsätter många interna och externa kontaktytor. Du har goda IT-kunskaper och arbetar obehindrat med Office-paketet. Du har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har erfarenhet av att arbeta vid en statlig myndighet och god vana att hantera internationella kontakter.

Personliga egenskaper

Som person är du serviceorienterad, tillmötesgående och har ett positivt förhållningssätt. Du är ansvarstagande och noggrann och trivs i en roll med stor variation i arbetsuppgifter och arbetstempo. Du arbetar proaktivt och är van att lösa problem och själv göra prioriteringar beroende på hur arbetssituationen ser ut. Du är resultatinriktad, kvalitetsmedveten och håller tidplaner, även vid högre arbetsbelastning.

Du är van vid att arbeta självständigt, tar fram effektiva rutiner och driver ditt arbete framåt med stort engagemang även när förutsättningarna snabbt förändras. Du har lätt för att samarbeta med andra och trivs i en roll där du har ett stort kontaktnät. Du förstår värdet av förtroendefulla relationer och kommunicerar med andra på ett tydligt och samarbetsvänligt sätt.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper i den här rekryteringen.

Tjänsten

Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid. IMY tillämpar sex månaders provanställning. Arbetet utgår från våra trevliga aktivitetsbaserade lokaler centralt i Stockholm med möjlighet till enskild överenskommelse om distansarbete. Resor kan förekomma i tjänsten.

Frågor om tjänsten

För ytterligare information om tjänsten och rekryteringsprocessen, kontakta gärna


• Administrativ chef Marita Öberg, 08-657 61 29
• HR-specialist Rebecca Svanedal, 08-657 61 05,
• Facklig företrädare Theodor Adolfsson, (Saco-S), 08-657 61 13.

Ansökan

Sista dag för ansökan är den 10 november 2024. Din ansökan registrerar du enligt anvisning på imy.se/ledigajobb. Rekryteringens referens är IMY-2024-13748.

När beslut om tillsättning har fattats meddelas detta på IMY:s anslagstavla. Inför rekryteringen har vi noga övervägt våra annonseringsvägar och vill därför inte bli kontaktade av rekryterings- och annonsförsäljare.

Är du en fena på att koordinera, stötta och organisera? Tycker du att det är spännande med nya digitala verktyg som kan effektivisera både ditt och andras arbete? Vinnova, Sveriges innovationsmyndighet, söker nu en proaktiv GD-koordinator till vår generaldirektör Darja Isaksson. Du kommer även att bistå Vinnovas ledningsgrupp och styrelse med stöd.

Vi erbjuder
Vår nuvarande GD-koordinator går i pension till våren och vi söker nu hennes ersättare. Här får du en bred roll med stora möjligheter att själv vara med och påverka tjänstens utformning. Du erbjuds en unik inblick i hur en myndighet styrs och vad som händer i innovationsvärlden. Dessutom medför rollen många spännande kontaktytor och du kommer att arbeta nära vår inspirerande och omtyckta generaldirektör Darja Isaksson, som av nuvarande GD-koordinator beskrivs som ”uppskattande, tillgänglig och öppen för förbättringsförslag”. Som medarbetare på Vinnova arbetar du på en syftesdriven arbetsplats med fokus på de globala hållbarhetsmålen och där engagemanget är stort. 

Vår vision är att vara Sveriges mest attraktiva statliga arbetsgivare. För att nå dit ger vi dig bland annat goda möjligheter till kompetensutveckling, generös friskvård och ett brett utbud av personalaktiviteter. Vi sitter i moderna lokaler i centrala Stockholm och har en öppen, innovativ och samarbetsorienterad kultur. Läs gärna mer om oss och vårt arbetsgivarerbjudande här.

Rollbeskrivning
I rollen som GD-koordinator kommer du att ha ett centralt och mångsidigt uppdrag, där proaktivitet, utveckling och effektivisering av arbetsuppgifterna blir viktiga inslag i hur du tar dig an rollen. Tillsammans med Darja kommer du att utforma din tjänst, vilket på sikt kan innebära mer avancerade arbetsuppgifter och större fokus på projektkoordinering. 

Huvudsakliga arbetsuppgifter:


• Koordinera och planera generaldirektörens kalender och inkomna förfrågningar samt ansvara för hennes mötes- och resebokningar med tillhörande administration.
• Stötta generaldirektören med att ta fram och förbereda underlag till möten och föreläsningar.
• Administrera och planera olika mötesforum, såsom för Vinnovas verksledning och styrelse. Detta innefattar även att plocka fram relevant information, fånga upp viktiga frågor och skriva protokoll samt minnesanteckningar. 
• Hantera och fördela remisser och regeringsuppdrag inom organisationen.
• Automatisera enklare uppgifter och på sikt ta ett större ansvar för att stötta verksledningen med bland annat att koordinera aktiviteter och projekt över tid.
 

Kvalifikationer
Krav:


• Minst ett par års erfarenhet av en liknande roll såsom VD-assistent/GD-assistent, eller ett par års erfarenhet av projektkoordinering av lite större projekt, där du har värderat och sammanställt olika typer av information.
• Erfarenhet av proaktivt förbättringsarbete av arbetsuppgifter, där du själv initierat och genomfört förbättringar.
• Mycket goda kunskaper i svenska och goda kunskaper i engelska i tal och skrift.
• Mycket goda kunskaper i Microsoft Office, särskilt Outlook och Powerpoint, eller en kombination av motsvarande verktyg från Google, Apple eller liknande.
• Vana av och intresse för att arbeta digitalt med moderna verktyg och system.


Meriterande:



• Eftergymnasial utbildning inom ett för tjänsten relevant område, till exempel statsvetenskap, informationsvetenskap, juridik, ekonomi eller projektledning.
• Arbetslivserfarenhet av administration i statlig eller offentlig verksamhet.
• Erfarenhet av koordineringsarbete i innovationssystemet, exempelvis på något lärosäte, i innovationsmiljöer eller på RISE.
 

Personliga egenskaper
När vi anställer lägger vi stor vikt vid motivation och personliga egenskaper.

I rollen som GD-koordinator har du många kontaktytor. I det arbetet är det viktigt att du är bra på att skapa relationer och ge service. Du ligger steget före i planeringen och har förmåga att se och prioritera vad som behöver göras för att underlätta det dagliga arbetet. Tjänsten kräver att du noggrant kan hantera ett brett spektrum av arbetsuppgifter i en föränderlig miljö. Den vi söker tar också själv initiativ till förbättringsmöjligheter och effektiviseringar. 

Vinnova är en lärande organisation och vi ser gärna att även du delar med dig av dina idéer och kunskaper. Våra värderingar: respekt, ansvarstagande och mod genomsyrar ditt dagliga arbete.

Vi söker dig som motiveras av Vinnovas uppdrag att främja en hållbar samhällsutveckling och ett näringsliv som bygger lösningar som är ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbara.

Placering
Vi tillämpar hybridarbete, där våra medarbetare har möjlighet att kombinera arbete hemifrån och på kontoret. Minst hälften av arbetstiden ska förläggas till vårt aktivitetsbaserade kontor på Mäster Samuelsgatan 56, som ligger ett par minuters promenad från Stockholms centralstation.

Anställningsform
Tjänsten är en tillsvidareanställning och vi tillämpar sex månaders provanställning.

Om Vinnova
Vinnova är Sveriges innovationsmyndighet. Vi stärker Sveriges innovationskraft för hållbar tillväxt och samhällsnytta. Läs mer på vinnova.se

Kontakt
Vill du veta mer? Kontakta gärna Annika Vermunt eller Rebecca Berg, som är HR-partners, via vår telefonväxel 08-473 30 00 eller e-post rekrytering@vinnova.se

Vi avböjer all rekryterings- och annonseringshjälp.

Fackliga kontaktpersoner
Företrädare för ST är Lena Dalsmyr 08-473 3161. För SACO är det Karin Stenström 08-473 3152.

Ansökan
Välkommen att ansöka till oss via vår rekryteringsportal senast 2024-11-04. Inför att du skickar in din ansökan vill vi att du läser informationen om vår rekryteringsprocess här och bisysslor här.  Vi eftersträvar en jämn könsfördelning och de kvaliteter som kulturell och etnisk mångfald tillför verksamheten. Vinnova arbetar kompetensbaserat för att främja en objektiv och icke-diskriminerande rekryteringsprocess. Detta innebär bland annat att du inte ska skicka in ett personligt brev och att du kan komma att få göra arbetspsykologiska tester i den här rekryteringen.

Har du en eftergymnasial utbildning och erfarenhet av att arbeta administrativt inom högskola/universitet eller myndighet? Är du van att arbeta självständigt och vill ha en bred roll med mycket ansvar? Då är det här tjänsten för dig, läs gärna vidare!
Om tjänsten
Perido söker nu en VD-assistent som chefsstöd till en institution inom utbildning. Institutionen leds av en prefekt och är en enskild utbildningsanordnare som utbildar sjuksköterskor och specialsjuksköterskor. Du kommer att arbeta tillsammans med 70 medarbetare på deras kontor i Stockholm.
Dina arbetsuppgifter
I rollen som VD-assistent kommer du att ha en varierad roll som innefattar både administrativa och koordinerande arbetsuppgifter. Din huvudsakliga uppgift består av att stödja prefekten i sitt ledningsuppdrag på institutionen, men även en del andra arbetsuppgifter kan tillkomma vid behov.
Ett urval av dina arbetsuppgifter kommer att vara:
Ge administrativt stöd till prefekten
Stöd i planering och genomförande av institutionsmöten och möten med institutionens ledningsteam, inklusive att sammankalla möten och föra minnesanteckningar och protokollföring
Handlägga och samordna ansökningar om medel för konferenser, språkgranskning och kurser för institutionens medarbetare
Projektleda och arrangera evenemang som avslutningshögtid och akademiska högtider i samarbete med rektorsassistenten
Bistå i planering och genomförande av forskningskonferenser, seminarier och disputationer
Handlägga ansökningar och hålla kontakt med medarbetare som ansöker om högskolepedagogisk utbildning
Sammanställa statistik kring publikationer och doktoranders progression
Hantera fakturor och godkänna dem i systemet Visma
Administrera och samordna rekryteringsprocesser samt bistå i anställningsärenden
Stödja arbetet med medarbetarinformation på medarbetarportalen
Koordinera onboarding och offboarding av medarbetare och doktorander
Ansvara för intern kommunikation och redaktörskap på medarbetarportalen

Dina egenskaper
Rollen är central inom institutionen och kräver därför god kommunikations- och samarbetsförmåga, då du kommer att vara förbindelsen mellan flera olika kontaktytor inom institutionen. Förståelse för den akademiska kulturen är en viktig faktor, och det är en fördel om du känner dig bekväm med att tala inför publik när det krävs.
För att lyckas i rollen krävs det alltså en person som trivs med att ha mycket kontakt med lärare och akademiker, och som har förmågan att både skriva och planera noggrant. En prestigelös inställning är avgörande för att hantera både större uppgifter, som att förbereda mötesunderlag, och enklare sådana, som att handla blommor och bullar inför möten. Självständighet, flexibilitet, initiativförmåga, lojalitet och gott omdöme är alla egenskaper som väger tungt för att lyckas i denna roll.
Är det dig vi söker?
Vi ser fram emot att läsa din ansökan, varmt välkommen med den redan idag!
Kvalifikationer:
Eftergymnasial utbildning
Bör ha erfarenhet från arbete på myndighet eller högskola/universitet
Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete
Erfarenhet av att hantera kalendrar
God förståelse för administrativa uppgifter på en högskola
Goda kunskaper i Office-programmen
Förmåga att kommunicera obehindrat i tal och skrift, såväl svenska som engelska

Meriterande:
Erfarenhet av Retendo eller ett liknande system
Administrativ utbildning

Omfattning och tillträde
Uppdrag initialt 6 månader via Perido, därefter möjlig överrekrytering till kunden. Start omgående.
Ansökan
Ansökan görs på vår hemsida perido.se/. Klicka på knappen ansök i annonsen för aktuell tjänst och fyll i dina uppgifter samt bifoga CV. Vi rekommenderar att du skickar in din ansökan så snart som möjligt då urval sker löpande. Notera att viss information gällande uppdraget och/eller kundföretaget medvetet kan ha utlämnats från annonsen, först vid kontakt med ansvarig rekryterare får du all information som du behöver.
Ansvarig rekryterare för denna tjänst är Charlotte Crowley som kan nås på mejl charlotte.crowley@perido.se. De flesta frågor eller funderingar kan du hitta svar på under perido.se/vanliga-fragor/. Om du fortfarande inte hittat svaret du söker är du välkommen att kontakta oss på fraga@perido.se så svarar någon av våra rekryteringskommunikatörer dig. Ange alltid tjänstens referensnummer 34803 i ämnesraden. Vänligen notera att vi endast tar emot ansökningar på vår hemsida och att vi inte har möjlighet att svara på hur du ligger till i processen.
Om Perido
Varför heter vi Perido? Det kommer från det latinska ordet Peridoneus som betyder ”väl matchad”. Att matcha vår konsults kompetens och karriärinriktning med våra kunders behov är det vi är allra bäst på! Perido är ett konsult- och rekryteringsföretag inom tjänstemannasektorn som hjälper dig till nästa steg i yrkeslivet och vår vision är att alla ska trivas och vara engagerade på jobbet. Vi har vuxit stadigt sedan starten 2003 och har över 1500 medarbetare över hela landet, varav ett femtiotal arbetar på våra kontor i Stockholm och Göteborg. Som konsult hos oss blir du en viktig del av vår organisation och du växer tillsammans med oss genom att förstärka med din kompetens ute i våra kunders organisationer. Läs mer om oss på Perido: https://perido.se/om-oss/.

Är du en VD-Assistent / Executive Assistant och söker en ny utmaning? Har du erfarenhet av att arbeta i en assisterande roll, älskar att leverera service i världsklass och vara spindeln i nätet? Då har vi uppdraget för dig hos vår kund Johnson & Johnson i Uppsala med start i oktober! 

Om uppdraget
Som VD-Assistent / Executive Assistant hos vår kund kommer du få en nyckelroll där dina övergripande arbetsuppgifter innebär att assistera, supportera och underlätta arbetet för Site Director samt övriga i ledningen på siten i Uppsala.

Dina arbetsuppgifter kommer bla vara:
• Stötta Site Director och ledning med administration kring presentationsmaterial, resebokningar, e-posthantering etc
• Kalenderhantering samt koordinering av möten
• Förbereda och planera presentationer
• Vara sammanhållande och säkerställa att möten fungerar genom att förbereda, samla in och säkerställa material, närvara vid möten och föra protokoll samt följa upp beslut.
• Hålla ihop informationsflödet genom kommunikation med chefer och medarbetare inom organisationen
• Övrigt förekommande administration

Detta är ett konsultuppdrag via oss på Adecco med tillsättning omgående. Uppdraget beräknas initialt pågå i 6 månader med goda möjligheter till förlängning.

Om dig
Vi söker dig med erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Du har stort fokus på kvalitet och är bra på att prioritera. Som person är du självgående och handlingskraftig och van att hantera många pågående uppgifter samtidigt. Du är en duktig problemlösare, flexibel och prestigelös samt trivs att jobba i en miljö där man inte kan planera allt. Eftersom du kommer att ha många kontaktytor vi vill att du är bra på att samarbeta samt en smidig kommunikatör med hög servicekänsla som både kan anpassa dig efter situationen men som också kan sätta ner foten när det behövs. Relationsskapande, nätverkande och hantering av stora mängder information tillhör vardagen.

Viktigt för tjänsten
• Tidigare erfarenhet av att arbetat som Executive Assistant, Chefsassistent eller någon annan liknande roll
• Självständig, motiverad och driven
• Utmärkt kommunikationsförmåga i svenska och engelska, så väl i tal som skrift
• Förmåga att arbeta noggrant och effektivt under press
• Noggrann men samtidigt inte rädd för att fatta beslut
• Trygg att integrera med ett stort spektrum av människor interagera och externt, i olika situationer

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet! 

Kontaktuppgifter
Har du några frågor om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare:
Amila Dresevic på amila.dresevic@adecco.se eller 073 684 78 61.

Välkommen med din ansökan!

Sökord
executive assistant, chefsassistent, office manager, Adecco, Uppsala, Johnson&Johnson;, läkemedelsföretag, life science

Om tjänsten:

Som VD Assistent kommer du att spela en nyckelroll till våra kunder och stödja deras ledningsgrupp i att uppnå sina mål. Du kommer att ha ansvar för att organisera och hantera VD´ns dagliga arbete samt bidra till en smidig och effektiv verksamhet. Tjänsten kan variera beroende på kund och uppdrag.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer att innefatta:

- Planera och koordinera möten och evenemang.
- Hantera kommunikation och korrespondens för VD och ledningsgruppen.
- Assistera med rapportering och presentationsmaterial.
- Ansvara för att schemaläggning och resor hanteras effektivt.
- Övriga administrativa uppgifter som stödjer företagets verksamhet.

Tjänsten som VD Assistent är ett konsultuppdrag för framtida uppdrag via Adecco.

Om dig:
Vi söker dig med relevant bakgrund och erfarenhet som VD Assistent eller liknande roll. Du bör ha en gedigen utbildning inom administration eller management, samt vara van vid att arbeta självständigt och proaktivt. Dina personliga egenskaper inkluderar god kommunikationsförmåga, organisatorisk skicklighet och förmågan att hantera konfidentiell information med integritet.

Viktigt för tjänsten är att du är flexibel, lösningsorienterad och har förmågan att prioritera uppgifter effektivt.

Vi har förmånen att samarbeta med en mängd olika företag och organisationer inom olika branscher. Som VD Assistent kan du förvänta dig att arbeta i en dynamisk miljö och bidra till att våra kunder når sina mål.

Kontaktuppgifter:
Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare via jesper.jenefjard@adecco.se

För frågor angående registrering eller andra ärenden, vänligen kontakta vår support via info@adecco.se.

Välkommen med din ansökan!

Sökord:
VD Assistent, Executive Assistant, Administration, Ledningsstöd, Koordination, Rekrytering, Adecco

Är du en självgående och driven administratör som söker en dynamisk och central roll i en internationell miljö? Euroclear Sweden, en hörnsten i den svenska finansmarknaden, letar nu efter en administrativ assistent med exceptionell talang, är det du?
ArbetsbeskrivningVi söker en administrativ assistent för en varierad och spännande roll. Fram till sommaren 2025, under nuvarande assistentens föräldraledighet, kommer du att arbeta nära Euroclear Swedens VD, Roger Storm, som hans administrativa assistent. Därefter kommer du att stötta bolagets ledningsgrupp. Du kommer att vara en nyckelspelare i organisationen, där du ansvarar för att underlätta VD och ledningens arbete genom att koordinera möten, hantera kommunikation, och driva projekt framåt. Utöver att du kommer ha ett nära samarbete med Kerstine när hon är tillbaka från föräldraledigheten kommer du även ha ett tajt samarbete både med Yesmina, Euroclears Head of Workplace and Admin, och med hennes team Workplace Experience, teamet som bl a. tar hand om Euroclears egna reception.Dina huvudsakliga ansvarsområden:
Administrativt stöd: Hantera kalendrar, planera och organisera möten, hantera researrangemang och förbereda mötesmaterial – alltid med en fingertoppskänsla för detaljer.
Möteskoordinering: Från ledningsmöten till externa evenemang, du säkerställer att allt flyter på genom att samordna, förbereda och följa upp möten och åtgärdspunkter.
Projektledning: Med din hjälp planeras och genomförs strategiska initiativ och specialprojekt som driver organisationen framåt.
Kommunikation och samordning: Du skapar och redigerar korrespondens, presentationer och rapporter, samtidigt som du agerar som en ambassadör för VD och ledningsgruppen.
Operationellt effektivitetsarbete: Du identifierar och genomför förbättringar i våra kontorsprocesser, samtidigt som du hanterar budgetar och fakturor med precision.


Kvalifikationer och egenskaperVi söker dig som är en administrativ stjärna – proaktiv, med stark prioriteringsförmåga och prestigelös i ditt sätt att arbeta. Du har tidigare erfarenhet av att stödja en VD eller högsta ledningen och trivs med den variation av uppgifter som rollen innebär. Din förmåga att hantera flera saker samtidigt och ditt lugn under press är imponerande.Du är också en person med hög integritet, och du förstår vikten av diskretion. Som en ”gatekeeper” navigerar du skickligt i vilka möten och dialoger som är mest kritiska. Dessutom vågar du uttrycka din åsikt och stå upp när situationen kräver det. Din nyfikenhet driver dig att ständigt utvecklas både professionellt och personligt.Du behärskar svenska och engelska flytande, i både tal och skrift, och är mycket van vid Office-paketets verktyg. Kort sagt, du är en proaktiv problemlösare som kombinerar hög integritet med professionalism!

Du erbjudsEn unik möjlighet att spela en central roll i en organisation som står i hjärtat av den svenska finansmarknaden. Hos Euroclear får du arbeta nära en driven VD och en engagerad ledningsgrupp. Vi erbjuder en arbetsplats med stark sammanhållning, låg personalomsättning och en kultur som verkligen värdesätter work-life balance.

Om företagetEuroclear Sweden har varit en central aktör på den svenska finansmarknaden i över 50 år och är en del av den internationella Euroclear-koncernen sedan 2008. Med det digitala värdepapperssystemet hanterar företaget avvecklingen av värdepapper och pengar, vilket innebär att Euroclear står i centrum för den dagliga handeln på Stockholmsbörsen och andra marknadsplatser.På Euroclear Swedens kontor, vilket återfinns i mycket fina och ytterst centralt placerade lokaler, arbetar ca 150 personer och även många konsulter.Frågor och kontakt I denna rekrytering samarbetar Euroclear med Amendo. Vid frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Talent Recruitment Manager Margaretha Palmbäck på margaretha.palmback@amendo.se. Då vi träffar kandidater löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, 4 oktober, är du varmt välkommen att söka tjänsten så snart som möjligt. Vi ser fram emot din ansökan!

#administration
#LI-MP1