VD-sekreterare jobb i Stockholm

Hitta lediga jobb som VD-sekreterare i Stockholm. Välj att läsa mer om ett jobb eller gå vidare och ansök jobbet. Du kan också klicka på en arbetsgivare och se alla jobben i Stockholm från den arbetsgivaren.

Executive Assistant & Office Manager to Quant

VD-sekreterare
Läs mer Okt 28
About Quant
Quant is the number one partner in supporting the customer journey towards Smart Maintenance. Smart Maintenance is achieved by a systematic maintenance approach with integrated digital tools to drive sustainability, plant performance, cost optimization, and safety. Our success is the result of strong partnerships between Quant and our customers.
For more than 35 years, Quant has been a market leader in industrial maintenance, maintaining and improving the safety, production, and equipment performance for over 400 facilities world-wide. Quant employs 2,700 people and operates at 71 sites across Europe, Middle East, and the Americas.
Job SummaryAs the Executive Assistant to the CEO and CFO, you will play a crucial role in supporting executive leadership through high-level administrative tasks, strategic planning, and effective time management. This position involves coordinating daily activities, managing schedules, organizing meetings, and preparing key documents to ensure smooth executive operations.
Additionally, as Office Manager, you’ll oversee the day-to-day office functions, fostering a productive and organized workplace environment. This dual role requires a proactive, adaptable professional with exceptional communication skills and a commitment to excellence in supporting executive and office operations.
Key Responsibilities
Executive assistant
calendar management
communication with clients and external stakeholders
travel arrangements
meeting arrangements
preparing presentations
managing archives
managing travel reimbursement
supporting the chairman of the board and other board members when needed
supporting the management team with practical tasks
supporting other staff with basic tasks when needed
support to the switchboard Quant AB / Quant Service Sweden

Office management
arranging meeting rooms
coordinating catering
ordering office supplies
contact with landlord, security, cleaning
safety introductions and coordination of safety trainings

Qualifications
We are looking for an experienced Executive Assistant who is fluent in both Swedish and English, with a strong focus on commercial success and customer satisfaction. You possess excellent organizational skills and demonstrate a flexible, confident, and dynamic personality suited to a fast-paced environment. You are thorough and responsible in your work, with a positive attitude and a willingness to adapt to new challenges. Additionally, the candidate we are looking for has a high tolerance for stress and can bring efficiency even in high-pressure situations.Application Process
In this recruitment process, Quant is collaborating with Capega and Recruitment Consultant Magnus Holmqvist. Please apply through the link as soon as possible, as we are continuously reviewing applications. The deadline for applications is the 30th of November. If you have any questions, please contact Magnus Holmqvist at magnus.holmqvist@capega.se
Quant is an equal opportunity employer. We celebrate diversity and are committed to creating an inclusive environment for all employees.

Ansök nu

Executive Assistant

VD-sekreterare
Läs mer Okt 10
Yourrole: In this important role, you will give top-level support to executives and also handle some human resources tasks. This position is suited for someone who is adaptable, dependable, and thrives in a fast-paced company setting. You should also have a strong dedication to building essential systems and processes.
Executive Support Duties:
Project Assistance: Assist with and oversee administrative and organizational projects to support company goals, ensuring they meet deadlines and objectives.
Efficient Meeting Coordination: Coordinate executive meetings, including organizing and documenting key decisions to support actionable plans.
Seamless Internal Communication: Facilitate effective internal communication between leadership and the rest of the organization.
Contract and Document Management: Review and manage contracts and important documents, maintaining organization and accessibility for the executive team.
Stakeholder Engagement: Engage with stakeholders, including investors, clients, and partners, addressing their inquiries and concerns promptly to foster strong relationships.
Confidentiality and Discretion: Handle sensitive information with discretion, maintaining confidentiality, especially due to the regulated nature of the aviation industry.

HR Assistance:
HR Support: Assist with recruitment efforts, including helping with new hire orientations and maintaining employee records.
Employee Well-being Oversight: Support employee well-being by organizing occasional team activities and wellness programs, and addressing any workplace-related concerns.
Assistance with HR Planning: Provide support for HR planning aligned with company goals, helping to foster a positive and innovative workplace culture.
Talent Acquisition and Development: Contribute to talent acquisition efforts, assisting in attracting and retaining skilled team members.

Why You Could Be the Ideal Candidate: Your strong background in executive support, coupled with your organizational skills and attention to detail, makes you an excellent fit for this role. You bring a proactive approach and a readiness to navigate the fast-paced environment of a growing company. You're not just seeking a position; you're excited to contribute to a dynamic team and play a key role in helping the company achieve its goals.
Step Into a Role That Matters: If you are driven by the prospect of playing a crucial role in a company that is set to redefine the aviation IT industry, we would love to hear from you. Apply now to become our Executive Assistant, and let's embark on this transformative journey together.Application Authenticity Requirement:Please note that the use of AI tools for writing applications is not permitted. We are looking for candidates who can showcase their own skills, experiences, and personal insights in their application. We appreciate your understanding and encourage you to submit an authentic application that reflects your unique qualifications.

Ansök nu

Executive Assistant

VD-sekreterare
Läs mer Okt 16
Yourrole: In this important role, you will give top-level support to executives and also handle some human resources tasks. This position is suited for someone who is adaptable, dependable, and thrives in a fast-paced company setting. You should also have a strong dedication to building essential systems and processes.
Executive Support Duties:
Project Assistance: Assist with and oversee administrative and organizational projects to support company goals, ensuring they meet deadlines and objectives.
Efficient Meeting Coordination: Coordinate executive meetings, including organizing and documenting key decisions to support actionable plans.
Seamless Internal Communication: Facilitate effective internal communication between leadership and the rest of the organization.
Contract and Document Management: Review and manage contracts and important documents, maintaining organization and accessibility for the executive team.
Stakeholder Engagement: Engage with stakeholders, including investors, clients, and partners, addressing their inquiries and concerns promptly to foster strong relationships.
Confidentiality and Discretion: Handle sensitive information with discretion, maintaining confidentiality, especially due to the regulated nature of the aviation industry.

HR Assistance:
HR Support: Assist with recruitment efforts, including helping with new hire orientations and maintaining employee records.
Employee Well-being Oversight: Support employee well-being by organizing occasional team activities and wellness programs, and addressing any workplace-related concerns.
Assistance with HR Planning: Provide support for HR planning aligned with company goals, helping to foster a positive and innovative workplace culture.
Talent Acquisition and Development: Contribute to talent acquisition efforts, assisting in attracting and retaining skilled team members.

Why You Could Be the Ideal Candidate: Your strong background in executive support, coupled with your organizational skills and attention to detail, makes you an excellent fit for this role. You bring a proactive approach and a readiness to navigate the fast-paced environment of a growing company. You're not just seeking a position; you're excited to contribute to a dynamic team and play a key role in helping the company achieve its goals.
Step Into a Role That Matters: If you are driven by the prospect of playing a crucial role in a company that is set to redefine the aviation IT industry, we would love to hear from you. Apply now to become our Executive Assistant, and let's embark on this transformative journey together.Application Authenticity Requirement:Please note that the use of AI tools for writing applications is not permitted. We are looking for candidates who can showcase their own skills, experiences, and personal insights in their application. We appreciate your understanding and encourage you to submit an authentic application that reflects your unique qualifications.

Ansök nu

Executive Assistant till spännande teknikbolag

VD-sekreterare
Läs mer Okt 4
Om uppdraget och dig vi söker
Har du arbetat som Executive Assistant och trivs med att navigera i en dynamisk och föränderlig arbetsmiljö?
Vi söker nu en självgående person som kan stötta VD och ledningsgruppen med varierande administrativa och koordinerande uppgifter i en innovativ och teknisk bransch. Din flexibilitet, strukturerade arbetssätt och förmåga att ligga steget före kommer att vara centralt för att du ska lyckas i denna roll.
Tjänsten är ett konsultuppdrag på 50-75 % under 8 månader, med möjlighet till förlängning. Kundens kontor är beläget centralt i Stockholm
Arbetsuppgifter
I denna roll kommer du att ansvara för kalenderhantering, bokning av möten, reseplanering och att förbereda och organisera styrelsemöten och andra viktiga evenemang. Du kommer också att sköta den löpande driften av kontoret, inklusive materialinköp och kontakt med leverantörer. Ditt arbete kommer att vara avgörande för att säkerställa att VD och ledningen får det stöd som krävs för att verksamheten ska fungera smidigt och effektivt.
Vi söker dig som:
Har tidigare erfarenhet av att arbeta som assistent på ledningsnivå
Är van vid att hantera många parallella uppgifter och trivs i en snabb arbetsmiljö
Är strukturerad, noggrann och serviceinriktad
Har goda kunskaper i både svenska och engelska, samt är bekväm med att arbeta i Office-paketet

Kvalifikationer
Minst 2 års erfarenhet i en liknande administrativ eller koordinerande roll
Vana vid att arbeta med konfidentiell information på ett strukturerat sätt

Vi söker en självgående och serviceinriktad person som trivs i ett högt arbetstempo och som är duktig på att hantera flera uppgifter samtidigt.
Vi startar urvalet omgående så sök gärna redan idag!
Om att vara konsult hos People Experience
Högt som lågt och ibland tvära kast tillhör vardagen som konsult – men ruskigt roligt, varierande och lärorikt är det. Som konsult via People Experience välkomnas du med öppna armar in i vår PX-familj med konsultfrukostar, check-ins och bollplank för att du ska känna samhörighet och utbyte, men alltid med fin balans – för att inte göra anspråk på för stor del av din tid. Formen för ditt konsultuppdrag (dvs om du blir underkonsult eller anställd hos PX för det specifika uppdraget) bestämmer du själv!
Vi är alltid intresserade av att komma i kontakt med nya potentiella People, Payroll & FinanceConsultants och utökar dagligen vårt nätverk med förtroendeingivande, prestigelösa och flexibla Professionals med både integritet, ödmjukhet och ett starkt ledarskap. I vårt nätverk finns expertis inom hela området och på alla nivåer. Generalister som specialister, seniora som juniora - och det är precis det som gör det hela så givande.
På People Experience kommer vi alltid göra det lilla extra för att se till att du får en positiv upplevelse i mötet med oss – oavsett om du är kund, konsult, medarbetare eller kandidat. Välkommen att skapa denna upplevelse tillsammans med oss!
Om din ansökan
Vi behandlar alla kandidater lika, var vänlig ansök via annonsen om du är intresserad - all kontakt sker genom vårt rekryteringssystem! Detta för att skapa en fin kandidatupplevelse för samtliga kandidater, samtidigt som vi säkrar en rättvis process för alla!
Vi vill bidra till att alla känner sig likvärdiga på arbetsmarknaden. Vi vill uppmuntra alla, oavsett bakgrund att ansöka!
Vi behandlar din personliga information i enlighet med GDPR. Om du önskar att vi raderar din information gör du det enklast genom att begära det via vår karriärsida "Connect". Har du frågor, kontakta vår systemansvariga Lina Roxenback på lina.roxenback@peopleexperience.se.

People Experience är en personlig, innovativ och högst engagerad boutiquebyrå med enorm passion för att hjälpa kunder, konsulter och kandidater att nå tillväxt och framgång genom rätt matchning inom det område där vår erfarenhet och passion är som störst: People, Payroll & Finance.Med visionen att bli Sveriges ledande boutiqebyrå för People, Payroll & FinanceProfessionals, är vi 100 % specialiserade på målgruppen i vår rekrytering och konsulttillsättning.

Ansök nu

Executive Assistant & Office Coordinator to Altman Solon

VD-sekreterare
Läs mer Feb 6
Are you a proactive and detail-oriented professional with a passion for supporting leadership teams and managing office operations?

Altman Solon is thrilled to announce the opening of our Stockholm office, and we´re seeking a dynamic Executive Assistant & Office Coordinator to join us. In this role, you will have the unique opportunity to be a foundational part of our expansion into the Nordic region, driving the project to establish our new office from start to finish. This includes finding new office spaces, setting up new suppliers, negotiating contracts, and more.

Your Role
As an Executive Assistant & Office Coordinator, you will be crucial in supporting our senior leadership team and ensuring the smooth operation of our Stockholm office. This is a very dynamic role with responsibility for a wide range of duties and projects, including executive assistance, facility management and leading the project to set up our new office in Stockholm.

You will take charge of the exciting initiative to establish our new Stockholm office. This involves finding and securing new office spaces that meet our business needs and reflect our brand. You will be responsible for setting up suppliers and negotiating contracts to ensure a seamless office setup. Your role will require close collaboration with our partners to define requirements and drive the successful initiation and ongoing management of our office operations.

Your Qualifications
• At least three years´ experience in a similar role, preferably in an international environment within the professional services industry.
• Excellent time management skills and ability to multitask and prioritize a varied workload.
• Great organizational skills, customer service attitude and hands-on mentality.
• Enjoys using initiative and planning with an economic mind.
• Proficiency in Microsoft Office, with aptitude to learn new software and systems.
• Strong attention to detail.
• Excellent verbal and written communication in English & Swedish; all other languages are a plus.

What we offer
Altman Solon offers a wealth of benefits to our team members. You will have learning and growth opportunities by collaborating with knowledgeable teams and expanding your skill set through continuous learning. Our culture and people are entrepreneurial and global, with passionate innovators who enjoy social outings and after-work gatherings. We offer competitive compensation, including a competitive salary with performance-based bonuses, and flexible working arrangements, allowing flexible hours to balance professional and personal life.

At Altman Solon, we are proud to be an equal-opportunity employer. We celebrate diversity and are committed to creating an inclusive environment where all employees can thrive. We value diverse perspectives and encourage all voices to be heard.

About us
Altman Solon is a global strategy consulting group focusing exclusively on the related sectors of telecommunications, media, and technology (TMT). As the world´s largest TMT strategy consulting group, we assist clients in fast, high-impact, confident decision-making.

Apply Now!
In this recruitment process, Altman Solon collaborates with Jurek Recruitment & Consulting. Please reach out to Evelina Thimper evelina.thimper@jurek.se or Nina Hallin nina.hallin@jurek.se if you have any questions about the position.

We do not have the ability to accept applications via email; therefore, please submit your application through Jurek´s website and click on "ansök nu" to the right.

If you´re ready to take on a challenging and rewarding role in a vibrant, global company, we want to hear from you. Apply today to join Altman Solon´s Stockholm team and contribute to our success story!

Ansök nu

Spontanansökan - Executive Assistant

VD-sekreterare
Läs mer Sep 18
Nu söker vi efter Executive Assistants till framtida uppdrag! Vi letar efter personer som vill utvecklas tillsammans med oss och våra kunder. Ta chansen och skicka en spontanansökan så gör vi allt för att hitta den perfekta tjänsten för just dig! Uppdragen vi erbjuder är både på heltid och deltid med potentiell start omgående.
OM ROLLEN
Detta är en spontanansökan till rollen som Executive Assistant. Vi har kunder verksamma i flertalet olika branscher. Vi söker efter kandidater med varierad erfarenhet - med andra ord, har du erfarenhet från rollen som Executive Assistant eller liknande assisterande roll och är redo för nya utmaningar eller vill du påbörja din karriär som Executive Assistant, då är detta perfekt för dig.
VEM ÄR DU?
Du har tidigare arbetslivserfarenhet av rollen somExecutive Assistanteller liknande assisterande roll.
Du trivsi en assisterande roll och är redo för en ny utmaning.
Brinner för att leverera service i världsklass!
Du trivs i en föränderlig och högpresterande miljö.
Du behärskar svenska och engelska obehindrat i både tal och skrift.
Har god datorvana och mycket goda kunskaper i Office-paketet.

Som person är du prestigelös, flexibel och initiativtagande. Vidare har du ett proaktivt arbetssätt och förmåga att hantera flera arbetsuppgifter parallellt.
VAD ERBJUDER VI?
Som anställd på Inte Bara Post Bemanning får du en konsultchef som blir ditt bollplank och coach under hela anställningen. Som konsult blir du också en del i vårt konsultnätverk RPB Insights. RPB Insights ger dig utbildning och utveckling i form av föreläsningar, workshops, nätverksträffar och andra sociala tillställningar. Det ger dig också en möjlighet att träffa andra konsulter.
ÖVRIG INFORMATION
Sök tjänsten genom att klicka på Skicka ansökan. Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals-och intervjufasen.
Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa på rekrytering@rpbemanning.se.Skriv vilken tjänst det gäller i ditt mailoch länka gärna till annonsen.

Ansök nu

VD-assistent Wise Group

VD-sekreterare
Läs mer Feb 4
Plats: House of Wise, Linnégatan 87, Stockholm

Start: Maj 2024

Uppdragets längd: Initialt 18 månader

 

Om rollen

Wise Group söker en VD-assistent för ett konsultuppdrag, där du får möjlighet att arbeta nära ledningen och vara en viktig del av företagets dagliga verksamhet. Rollen är placerad på det moderna och inspirerande kontoret, House of Wise, där alla verksamheter inom Wise Group samlas. Du blir en naturlig kontaktpunkt för både interna och externa relationer, vilket gör att du får ett stort ansvar och ett spännande, varierat arbetsflöde. Du kommer att vara på plats, men det finns möjlighet till hybridarbete cirka två dagar i veckan.

 

Dina arbetsuppgifter

Som VD-assistent kommer du att ha en central roll i att stötta VD i det dagliga arbetet och säkerställa att alla detaljer kring administration och koordinering sköts på ett effektivt och professionellt sätt. Dina ansvarsområden inkluderar bland annat:

       Hantera VD:s kalender och mejl, inklusive att prioritera och kategorisera dessa
       Organisera och boka resor för VD, inklusive transport och logi
       Förbereda och koordinera agendor för ledningsgruppsmöten (LG) samt skriva protokoll
       Beställa lunch/fika till möten och ansvara för interna evenemang och aktiviteter
       Stötta vid onboarding av nya medarbetare och planera teamaktiviteter som julfester, kick-offs och inspirationsföreläsningar
       Koordinera årsredovisning i samarbete med ekonomiavdelningen och styrelse
       Skriva och publicera interna meddelanden till hela organisationen via Teams
       Attestera fakturor och kontera kvitton
       Hantera och följa upp projekt i nära samarbete med interna parter


 

Din profil

För att trivas och lyckas i denna roll ser vi att du är en noggrann och strukturerad person med en stark känsla för detaljer. Du har god kommunikationsförmåga och är trygg i att samarbeta med olika interna och externa aktörer. Du behöver vara flexibel och kunna arbeta självständigt, samtidigt som du säkerställer att alla uppgifter blir utförda effektivt.

Vi ser gärna att du har erfarenhet av att:

Koordinera och planera interna evenemang och möten
Hantera sekretessbelagd information och stödja ledning på ett professionellt sätt
Arbeta i Excel och PowerPoint, samt skriva och redigera presentationer
Arbeta både på svenska och engelska


Det är meriterande om du har tidigare erfarenhet av att koordinera årsredovisning eller har en grundläggande ekonomisk förståelse. Rollen innebär ett nära samarbete med ekonomi och affärsledning.

 

Om Wise Group

Wise Group är en nordisk koncern bestående av specialistbolag inom rekrytering, konsulttjänster och digitala produkter. Gruppen har som mål att hjälpa företag och individer att nå sin fulla potential, genom att sätta människan i centrum. Wise Group grundades på övertygelsen att människor som får möjlighet att utvecklas professionellt gör verklig skillnad. Företagets värdegrund och vision handlar om att skapa ett mer mänskligt och hållbart näringsliv där medarbetare mår bra och presterar bättre.

Wise Group består av 8 olika verksamheter och har kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö och Helsingfors.

Vad vi erbjuder

Ett meningsfullt och omväxlande jobb där du får vara med och göra skillnad
En arbetsmiljö som präglas av öppenhet, kreativitet och utveckling
Ett dynamiskt team och möjligheten att arbeta på ett av Sveriges snyggaste kontor
Möjlighet till hybridarbete en dag i veckan


 

När du blir en av oss

Som konsult hos The Pace erbjuds du alltid en marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och anslutning till vårt kollektivavtal – inget är viktigare för oss än att du känner dig trygg i din anställning. På samma sätt som vi ställer höga krav på dig som konsult förväntar vi oss också att du ställer höga krav på oss som arbetsgivare. Oavsett vart du befinner dig i din karriär så ska konsultrollen hos The Pace ge dig kunskap och erfarenhet som du kan bära med dig på vägen till nästa spännande utmaning.

The Pace är specialister på rekrytering och konsultuthyrning inom Business Administration och tillsätter bland annat roller som Administrativ Chef, VD- och Ledningsassistent, Executive Assistant, Office Manager, Projektkoordinator, Administratör och Sälj-, Jurist- och Kontorsassistent. Vi kan erbjuda dig som kandidat ett brett nätverk av svenska och internationella företag med behov av duktiga administratörer. The Pace är ett affärsområde inom Wise Professionals och vi finns med kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö och Köpenhamn. Wise Professionals är en rekryteringsbyrå som designar, utvecklar och erbjuder hållbara rekryteringslösningar tillsammans med arbetsgivare och kandidater som ställer höga krav. Vi arbetar på uppdrag av Sveriges starkaste varumärken tillsammans med arbetsgivare som månar om sina medarbetares arbetsglädje.

Om du vill veta mer Du får gärna kontakta oss om du har frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver. Vi som arbetar med detta uppdrag är kandidatansvarig Emma Rehn (emma.rehn@wise.se) och Konsultchef Emilie Runnegård Shawwaf (emilie.runnegard@thepace.se)

Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum så vänta därför inte med att skicka in din ansökan!

Vi ser fram emot att höra från dig!

Ansök nu

SENIOR EXECUTIVE ASSISTANT

VD-sekreterare
Läs mer Sep 11
ArbetsuppgifterTill vår kund söker vi nu en Senior Executive Assistant! I rollen kommer du arbeta i en spännande miljö med högt tempo, och kommer främst ha två huvuduppgifter.
Du kommer dels arbeta som assistent för två-tre seniora ledare och stödja dessa med planering och arrangemang av möten och evenemang samt hjälpa till med teamaktiviteter och kommunikation.Du kommer också arrangera interna och externa evenemang och hålla ordning på kontoret.
Kvalifikationer Du har minst 5 års erfarenhet som Executive Assistant eller liknande roll, där du har stöttat seniora ledare i en snabbföränderlig miljö.
Du har dokumenterad erfarenhet av att hantera komplex kalenderplanering och arrangera möten, events samt affärsresor.
Du är flytande i svenska och engelska i tal och skrift.


Personliga egenskaper För att lyckas i rollen som Senior Executive Assistant är du organiserad och strukturerad samt har ett proaktivt arbetssätt.
Företagspresentation Vår kund är ett känt varumärke inom fordonsindustrin och har snart funnits i 100 år. Det här är ett varumärke för människor som bryr sig om andra människor och världen vi lever i. Här arbetar man proaktivt för en hållbar arbetsplats och miljö. Kultur och mångfald är också ord som kunden värdesätter. Huvudkontoret finns i Göteborg.
Om ossJobBusters är ett auktoriserat personaluthyrnings- och rekryteringsföretag som är inriktade mot tjänstemän och har funnits sen 2011. Vi på JobBusters bryr oss om våra konsulter och vårt mål är alltid att bygga långsiktiga relationer med både konsult och kund. Vårt mål är alltid att matcha våra kunders drömkandidat med våra kandidaters drömjobb!
När du blir en av oss Som konsult hos JobBusters kan du känna dig trygg med ett kollektivavtal i ryggen, tillgängliga konsultchefer och engagerade rekryterare. Du som konsult får även tillgång till vårt nätverk av spännande företag och uppdragsgivare! För oss är det viktigt att du som konsult trivs, känner en trygghet och gemenskap till oss som arbetsgivare. Vi erbjuder tjänstepension, löneväxling och möjlighet till flexpension. Du får även tillgång till vår förmånsportal, där du utöver friskvårdsbidrag har tillgång till mängder av rabatter och erbjudanden inom hälsa, hem och fritid, transport, sjukvård och mycket mer! Ditt välmående är av högsta prioritet för oss och vi erbjuder därför dig som anställd Företagshälsovård för att hantera vardagens alla utmaningar, både på jobbet och i privatlivet.
Lön Enligt överenskommelse.
Tillträde och ansökan Heltid, kontorstider. Vår kund önskar start omkring 2024-10-01 och uppdraget förväntas löpa t.o.m. 2025-06-30.Detta är ett föräldravikariat på omkring 9 månader. Du kommer att vara anställd av JobBusters som konsult hos vår spännande kund. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan (gärna i Word-format).

Ansök nu

Executive assistant

VD-sekreterare
Läs mer Jan 23
About the Job
Would you like to be part of a close-knit, high-performing team where your proactive mindset and organizational skills shine? Cajory Management AB is seeking a dynamic and detail-oriented Executive Assistant to provide top-level administrative support and play an integral role in moving projects forward.
About the Role
As an Executive Assistant, you will play a central role in supporting leadership and ensuring smooth business operations. You will be the administrative hub for various assignments, requiring close collaboration with internal and external stakeholders. Many projects involve international collaboration, requiring adaptability and professionalism.
Key Responsibilities:
Produce, proofread, and distribute business documents such as reports, presentations, and correspondence in English and in Ukrainian.
Manage executive calendars, including meeting coordination and travel arrangements.
Coordinate meetings, business development activities, and events, both locally and internationally.
Oversee the front office, including welcoming visitors and managing calls.
Process invoices, manage accounts payable/receivable, and handle expense reporting.
Update and maintain records in various systems with accuracy and confidentiality.
Act as a point of contact for clients, investors, and other key stakeholders.
Proactively manage tasks, prioritize deadlines, and anticipate leadership needs.



Who Are We Looking For?
We are looking for a driven and meticulous professional with at least three years of experience in a similar role. Ideally, you’ve worked in international companies or nonprofit organizations, gaining experience in high-paced, project-driven environments.
Required Qualifications:
A Bachelor’s degree in a relevant field.
Demonstrated experience in administration, project coordination, and invoicing.
Strong multitasking and organizational skills with a proven ability to manage competing priorities.
High proficiency in MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Exceptional written and verbal communication skills in English and Ukrainian; knowledge of Swedish is a plus.
High integrity, discretion, and the ability to handle confidential information.



About Cajory Management AB
Cajory Management AB is a Stockholm-based investment and venture capital firm with a global perspective. We focus on managing diverse portfolios and fostering innovation. With a culture rooted in collaboration and excellence, we value every team member’s contributions in driving success.
What We Offer:
A professional and supportive team environment.
Opportunities for personal and professional growth in a dynamic company.

Ansök nu

VD-assistent till Swedfund

VD-sekreterare
Läs mer Jan 31
Vi på The Pace söker nu till vår kund Swedfund, Sveriges utvecklingsfinansiär, en driven VD-assistent för ett spännande och utvecklande konsultuppdrag som löper från april i år till sista augusti 2026, med möjlighet till förlängning.




Om rollen

Som VD-assistent hos Swedfund kommer du i huvudsak ge support till VD samt tillhörande ledningsgrupp. Du kommer tillhöra ett team av dedikerade och engagerade kollegor som arbetar mot samma mål. Du kommer att, utöver support till VD, vara delaktig i ett flertal projekt som rör ledningsgruppen där din koordinerande insats bidrar till en smidig arbetsvardag för både ledning och team. I den här rollen är du mer än ett administrativt stöd – du är en viktig del av det dagliga operativa arbetet. Du kommer kliva in en organisation där assistentrollen är central - på riktigt. Därför vilar ett stort förtroende på personen i denna roll vilket kräver både ett proaktivt, lyhört och lösningsorienterat förhållningssätt.




Arbetsuppgifter

Kalenderhantering och mötesbokningar för VD samt delar av ledningsgrupp.
Prioritera och koordinera kommunikation (mail och samtal) i samråd med VD.
Koordinering och bokning av resor inkl. visum, agendor och material.
Förbereda och administrera möten inklusive inbjudningar, agendor, material, protokoll och uppföljning.
Styrelsekommunikation samt administration och samordning av samtliga styrelsemöten och utskick.
Ta fram presentationer, dokument och rapporter (PowerPoint, Word, Excel).
Planering och administration kring interna och externa möten, konferenser, events och seminarier.
Koordinera ledningsövergripande projekt.
Stötta i utveckling och ledning av interna förbättringsprojekt.
Utläggsredovisning.


 

Kvalifikationer och erfarenheter

Erfarenhet av administrativt stöd i ledningsgrupp eller liknande, gärna inom styrelsearbete.
Vana att arbeta i ett högt tempo och hantera flera arbetsuppgifter samtidigt.
Stark förmåga att koordinera, hålla reda på detaljer och hantera flera intressenter samtidigt.
Tidigare erfarenhet av att arbeta nära företagsledning eller VD.
Mycket goda systemkunskaper i Microsoft Office-paketet (Outlook, Word, PowerPoint, Excel, Teams).
Flytande i både svenska och engelska, tal och skrift.
God kommunikationsförmåga anpassad efter kontexten man verkar i.
Proaktiv, lösningsorienterad och strukturerad med ett öga för detaljer.


 

Personliga egenskaper

Driven, ambitiös och lyhörd för uppdragsgivarens behov och önskemål
Serviceinriktad med stark administrativ skicklighet och sinne för detaljer.
God samarbetsförmåga och förmåga att arbeta självständigt.
Högt fokus på kvalitet och noggrannhet i utförandet av arbetsuppgifter.


 

Om Swedfund

Swedfund är Sveriges utvecklingsfinansiär med uppdrag att bidra till minskad fattigdom genom hållbara investeringar i utvecklingsländer. Swedfund bidrar till genomförandet av Agenda 2030 och Parisavtalet genom att göra investeringar i den privata sektorn och arbeta med tekniska förstudier och kapacitetsuppbyggnad i offentlig sektor. Swedfund arbetar för att skapa arbetstillfällen, öka tillgången till samhällsviktiga tjänster som elektricitet, livsmedel och digital uppkoppling, samt främja innovation och utveckling.

Swedfund präglas av en omtänksam och inkluderande kultur med lika syftesdrivna som resultatorienterade personer där alla får möjlighet att bidra och vara delaktiga. Med högt tempo och ambitiösa kollegor erbjuder Swedfund en stimulerande arbetsmiljö för dig som vill vara en del av att göra världen bättre genom hållbara investeringar.




Vi erbjuder

En central roll i en organisation med ett tydligt uppdrag och meningsfull vision.
Möjlighet att utvecklas i rollen och eventuellt ta på sig nya ansvarsområden. 


 

När du blir en av oss

Som konsult hos The Pace erbjuds du alltid en marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och anslutning till vårt kollektivavtal – inget är viktigare för oss än att du känner dig trygg i din anställning. På samma sätt som vi ställer höga krav på dig som konsult förväntar vi oss också att du ställer höga krav på oss som arbetsgivare. Oavsett vart du befinner dig i din karriär så ska konsultrollen hos The Pace ge dig kunskap och erfarenhet som du kan bära med dig på vägen till nästa spännande utmaning

Wise Professionals är en rekryteringsbyrå som designar, utvecklar och erbjuder hållbara rekryteringslösningar tillsammans med arbetsgivare och kandidater som ställer höga krav. Vi arbetar på uppdrag av Sveriges starkaste varumärken tillsammans med arbetsgivare som månar om sina medarbetares arbetsglädje. Idag finns vi i Sveriges storstadsregioner Stockholm, Göteborg och Malmö.




Om du vill veta mer

Du får gärna kontakta oss om du har frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver. Vi som arbetar med detta uppdrag är Kandidatansvarig Emma Rehn (emma.rehn@wise.se) och Affärsområdeschef Stina Bylund (stina.bylund@thepace.se).

Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Vi ser fram emot att höra från dig!

Ansök nu

Vd-assistent till Adda

VD-sekreterare
Läs mer Jan 27
Vill du arbeta i en innovativ och spännande miljö där förnyelse står i fokus? Och där du är med och gör skillnad i vår företagskultur och målsättning med att bli ETT Adda? Vi på Adda söker nu en strukturerad och serviceinriktad VD-assistent, som kan bidra till att vår VD och våra bolagsledningar får bästa möjliga stöd i sitt dagliga arbete. Är du en skicklig koordinator och en administrativ stjärna med sinne för kommunikation och digitala verktyg? Då kan det här vara nästa steg i din karriär!Om rollen
Som VD-assistent på Adda kommer du att arbeta nära vår VD och våra bolagsledningar och ansvara för att:
Koordinera, administrera och vara ett stabilt stöd i vår VD:s vardag för att säkerställa en smidig och effektiv arbetsdag.
Planera, arrangera och dokumentera möten och aktiviteter för bolagsledningar och styrelser, inklusive förberedelser av beslutsunderlag, presentationer och protokollföring.
Stödja företagets interna kommunikation genom att utforma och sprida information till olika delar av organisationen och i olika kanaler i nära samarbete med bolagsledningar och kommunikationsavdelningen.
Hantera administration och andra praktiska uppgifter som bidrar till att våra verksamheter fungerar optimalt.
Delta i planering och genomförande av events och interna initiativ som främjar vår företagskultur.
Kvalifikationer
Vi söker dig som är en lösningsorienterad och noggrann person med en utvecklad känsla för samarbete och service. Du är inlyssnande, kan se flera perspektiv och uppfatta synergier. Du har förmågan att ”ligga steget före” och förutse behov som finns och aktiviteter som behöver göras, även om de inte har uttalats av andra. Utifrån det tar du självständiga initiativ för att möta och tillgodose behoven.
Du är skicklig och ett föredöme i att hantera digitala verktyg och använder dem aktivt i ditt arbete. Vidare är du trygg i att ta initiativ och trivs med att arbeta i en varierande roll där ingen dag är den andra lik. Du är också en säker genomförare, som har förmåga att röra sig vant och fritt mellan olika arbetsuppgifter som är såväl operativa, taktiska som strategiska. För att lyckas i rollen ser vi gärna att du har:
Eftergymnasial utbildning.
Flera års erfarenhet från en liknande roll som VD- eller ledningsassistent.
Goda kunskaper i ledningsgrupps- och styrelsearbete inklusive förberedelse av material och protokollföring.
Hög diskretion och förståelse för hantering av känslig information.
Vana och skicklighet som skribent och förmåga att kommunicera professionellt på svenska i tal och skrift.
Mycket god kunskap i att skapa presentationer och beslutsunderlag.
Mycket goda kunskaper i Officepaketet, sociala medier samt erfarenhet av praktisk tillämpning av AI och digitala assistenter
Ansökan
Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Carina Norgren carina.norgren@adda.se.
Sista ansökningsdag är 2025-02-17.
Anställningsprocessen omfattar även bakgrundskontroll, arbetsprov och tester.
Om Adda
Adda är ett företag inom SKR som erbjuder tjänster och produkter inom hållbar försörjning, digitalisering och kompetensutveckling. Vi frigör tid och pengar samtidigt som vi stärker våra kunders förmåga att ställa om. Adda har kontor i Stockholm, Malmö och Göteborg. Läs mer om vår verksamhet.

Ansök nu

Senior Site Administrator till Johnson&Johnson i Uppsala

VD-sekreterare
Läs mer Feb 3
Är du en erfaren Site Administrator och söker en ny utmaning? Har du erfarenhet av att arbeta i en assisterande roll, älskar att leverera service i världsklass och vara spindeln i nätet? Då har vi uppdraget för dig hos vår kund Johnson & Johnson i Uppsala! 

Om uppdraget
Som Senior Site Administrator hos vår kund kommer du få en nyckelroll där dina övergripande arbetsuppgifter innebär att assistera, supportera och underlätta arbetet för Site Director samt övriga i ledningen på siten i Uppsala.

Dina arbetsuppgifter kommer bla vara:
• Stötta Site Director och ledning med administration kring presentationsmaterial, resebokningar, e-posthantering etc
• Kalenderhantering samt koordinering av möten
• Förbereda och planera presentationer
• Vara sammanhållande och säkerställa att möten fungerar genom att förbereda, samla in och säkerställa material, närvara vid möten och föra protokoll samt följa upp beslut.
• Hålla ihop informationsflödet genom kommunikation med chefer och medarbetare inom organisationen
• Övrigt förekommande administration

Detta är ett konsultuppdrag via oss på Adecco med tillsättning omgående. Uppdraget beräknas initialt pågå i 12 månader med goda möjligheter till förlängning.

Om dig
Vi söker dig med erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Du har stort fokus på kvalitet och är bra på att prioritera. Som person är du självgående och handlingskraftig och van att hantera många pågående uppgifter samtidigt. Du är en duktig problemlösare, flexibel och prestigelös samt trivs att jobba i en miljö där man inte kan planera allt. Eftersom du kommer att ha många kontaktytor vi vill att du är bra på att samarbeta samt en smidig kommunikatör med hög servicekänsla som både kan anpassa dig efter situationen men som också kan sätta ner foten när det behövs. Relationsskapande, nätverkande och hantering av stora mängder information tillhör vardagen.

Viktigt för tjänsten
• Erfarenhet av administrativa och ledningsmetoder och rutiner. 
• Principer och metoder för god affärskommunikation. 
• Flytande i svenska och engelska språket. 
• Kunskap om administrativa regler, policyer och rutiner, inklusive resor/utbildning och kostnadsredovisning. 
• Erfarenhet av Microsoft Office och andra IT-system och verktyg, t.ex. Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat, SharePoint.
 • Erfarenhet av budgetarbete, arkivering, inköpsmetoder och rutiner.
 • Har industri och global erfarenhet

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet! 

Kontaktuppgifter
Har du några frågor om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare:
Amila Dresevic på amila.dresevic@adecco.se eller 073 684 78 61.

Välkommen med din ansökan!

Sökord
Senior Site Administrator, executive assistant, chefsassistent, office manager, Adecco, Uppsala, Johnson&Johnson;, läkemedelsföretag, life science

Ansök nu

VD-assistent till Remeo, sjukhuset för intensivvårdsrehabilitering

VD-sekreterare
Läs mer Jan 28
Nu söker vi en VD-assistenttill vår organisation. Här får du möjlighet attvara en central del i ledningen av Sveriges enda klinik för intensivvårdsrehabilitering – och bidra till att utveckla framtidens vård för långvarigt kritiskt sjuka.
Om Remeo:Remeo är en klinik i yttersta framkanten inom intensivvårdsrehabilitering, vård efter en hög ryggmärgsskada och inom avancerad utskrivning, där vi erbjuder individuell vård och rehabilitering för patienter som är svårt sjuka och har vårdats länge på akutsjukhus. Vi är en viktig aktör i den svenska vårdkedjan och arbetar med offentliga beställare och patienter från hela landet. Kliniken finns i natursköna omgivningar i Sköndal vid Drevviken i Stockholm, ca 10 min med bil söder om Globen.
Vad innebär rollen?
Som VD-assistent kommer du att vara en central samordnare för administrationen kring både VD och ledningsgruppen. Du kommer att hålla i struktur och ordning i vardagen samt vara ansvarig för att hantera ledningens årshjul, kvalitetsarbete och uppföljningar. Rollen kräver en förmåga att planera, organisera och kommunicera effektivt på alla nivåer i organisationen.
VD-assistentens roll:
VD-assistenten har en avgörande roll i organisationen. Du kommer att ha stor insyn i organisationen, med möjlighet att få förståelse för den dagliga verksamheten i ett medelstort företag som växer. Du kommer även i detalj vara med i arbetet där systematiskt kvalitetsarbete påverkar helheten i positiv riktning. Förutom administrativt stöd kommer du att vara involverad i projektledning, kvalitetsarbete och säkerställa effektiv hantering av formalia kring ledningsgruppsmöten och styrelsemöten.
Exempel på arbetsuppgifter:
Ta fram underlag och presentationer för VD och ledning inför möten, styrelsemöten och externa presentationer. Boka möten, hantera VD:s kalender och e-post. Föra protokoll och säkerställa att ledningens uppföljning och rapportering genomförs effektivt. Samordna interna och externa möten och evenemang.
Du ansvarar vidare för att samordna och driva det systematiska kvalitetsarbetet, inklusive att planera, strukturera och dokumentera processer och resultat. Du säkerställer att verksamheten uppfyller kvalitetskrav och följer upp åtgärder från revisioner samt andra förbättringsinsatser
Arbeta med ledningen för att säkerställa att Remeo lever upp till de kvalitetskrav som ställs vid offentliga upphandlingar, inklusive att producera textutkast och säkerställa att underlag är heltäckande. Hantera företagsmaterial, intern kommunikation och säkerställa en effektiv hantering av GDPR och sekretesskrav.
Koordinera och följa upp parallella arbetsuppgifter och projekt, samt hantera avtal och andra administrativa funktioner.
Vem är du?
Du har en högskoleutbildning inom administration, hälso- och sjukvård, kvalitetsarbete eller annan relevant utbildning. Vi ser även att du har erfarenhet av administrativt arbete på ledningsnivå, gärna inom vård och hälsovård eller offentlig upphandling.
Du är strukturerad och har en stark organisatorisk förmåga, samt ett genuint intresse för kvalitetsarbete och förbättringsprocesser.
Du är proaktiv, lösningsorienterad och har förmågan att hantera flera parallella arbetsuppgifter.
Du har mycket god kommunikationsförmåga på svenska och engelska, både muntligt och skriftligt, och trivs i en dynamisk arbetsmiljö där du samarbetar nära med både interna och externa aktörer.
Du är noggrann, ansvarstagande och har gott omdöme och integritet i arbetet med känslig information.
Erfarenhet av ISO-certifiering eller liknande processer är meriterande.
Vad erbjuder vi?
En central och viktig roll i ett växande företag med ett starkt engagemang för högkvalitativ vård.
Möjlighet till fördjupning och kompetensutveckling inom systematiskt kvalitetsarbete inom en bredd av områden.
Möjlighet att arbeta i en verksamhet med korta beslutsvägar och en inkluderande kultur, där ledarskapet på Remeo får högt förtroende av medarbetarna i medarbetsundersökningar.
Konkurrenskraftiga löner, tjänstepension ITP, kollektivavtal, friskvårdsbidrag och andra förmåner.
Flexibilitet och möjligheter till utveckling inom företaget.
Din ansökan:
Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid, 39 timmar/vecka, med start enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att bli aktuellt.
Vid frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta
VD/Verksamhetschef Anna Cedborg: 0709–564216, anna.cedborg@remeo.se
Vid frågor om rekryteringen är du välkommen att kontakta
HR-chef Kristina Altin, 073–6189570 kristina.altin@remeo.se
Vi hanterar ansökningar löpande, så vänta inte med att skicka in din ansökan, dock senast 11 februari 2025

Ansök nu

Senior Site Administrator till Johnson&Johnson i Uppsala

VD-sekreterare
Läs mer Jan 20
Är du en erfaren Site Administrator och söker en ny utmaning? Har du erfarenhet av att arbeta i en assisterande roll, älskar att leverera service i världsklass och vara spindeln i nätet? Då har vi uppdraget för dig hos vår kund Johnson & Johnson i Uppsala! 

Om uppdraget
Som Senior Site Administrator hos vår kund kommer du få en nyckelroll där dina övergripande arbetsuppgifter innebär att assistera, supportera och underlätta arbetet för Site Director samt övriga i ledningen på siten i Uppsala.

Dina arbetsuppgifter kommer bla vara:
• Stötta Site Director och ledning med administration kring presentationsmaterial, resebokningar, e-posthantering etc
• Kalenderhantering samt koordinering av möten
• Förbereda och planera presentationer
• Vara sammanhållande och säkerställa att möten fungerar genom att förbereda, samla in och säkerställa material, närvara vid möten och föra protokoll samt följa upp beslut.
• Hålla ihop informationsflödet genom kommunikation med chefer och medarbetare inom organisationen
• Övrigt förekommande administration

Detta är ett konsultuppdrag via oss på Adecco med tillsättning omgående. Uppdraget beräknas initialt pågå i 12 månader med goda möjligheter till förlängning.

Om dig
Vi söker dig med erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Du har stort fokus på kvalitet och är bra på att prioritera. Som person är du självgående och handlingskraftig och van att hantera många pågående uppgifter samtidigt. Du är en duktig problemlösare, flexibel och prestigelös samt trivs att jobba i en miljö där man inte kan planera allt. Eftersom du kommer att ha många kontaktytor vi vill att du är bra på att samarbeta samt en smidig kommunikatör med hög servicekänsla som både kan anpassa dig efter situationen men som också kan sätta ner foten när det behövs. Relationsskapande, nätverkande och hantering av stora mängder information tillhör vardagen.

Viktigt för tjänsten
• Erfarenhet av administrativa och ledningsmetoder och rutiner. 
• Principer och metoder för god affärskommunikation. 
• Flytande i svenska och engelska språket. 
• Kunskap om administrativa regler, policyer och rutiner, inklusive resor/utbildning och kostnadsredovisning. 
• Erfarenhet av Microsoft Office och andra IT-system och verktyg, t.ex. Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat, SharePoint.
 • Erfarenhet av budgetarbete, arkivering, inköpsmetoder och rutiner.
 • Har industri och global erfarenhet

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet! 

Kontaktuppgifter
Har du några frågor om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare:
Amila Dresevic på amila.dresevic@adecco.se eller 073 684 78 61.

Välkommen med din ansökan!

Sökord
Senior Site Administrator, executive assistant, chefsassistent, office manager, Adecco, Uppsala, Johnson&Johnson;, läkemedelsföretag, life science

Ansök nu

Executive Assistant till Ecogain

VD-sekreterare
Läs mer Dec 22
Letar du efter ett meningsfullt jobb där ingen dag är den andra lik ochdessutom i en snabbväxande organisation som arbetar för den gröna omställningen? Ecogain söker nu en operativ och självgående Executive Assistantsom kommer stötta vår ledningmed deras dagliga uppgifter.
Om Ecogain
Vi är ett ledande och snabbväxande kunskapsföretag med fokus på klimatomställningen i allmänhet, och biologisk mångfald i synnerhet. Vi utvecklar ständigt nya, innovativa lösningar som stödjer hållbar markanvändning. Ecogains styrka är att vi behärskar kundens hela värdekedja – från strategiskt arbete på koncernledningsnivå, till projektutveckling och direkta åtgärder på land och i vattenmiljöer.
Ecogain består av cirka 100 medarbetare som kännetecknas av lärande, lösningsfokus och samarbete. Vi har centralt placerade kontor i Umeå, Östersund, Stockholm, Göteborg, Kristianstad, Växjö och Malmö.
Placeringsorten för denna tjänst är Stockholm.
Hur du kommer göra skillnad hos oss:
Som Executive Assistant hos Ecogain blir du en nyckelspelare för att stödja VD och vice VD i att uppnå företagets mål. Din roll kommer varadynamisk medarbetsuppgifter inom flera olika arbetsområden.
Affärsutveckling
Förstå affärsmål och prioriteringar för cheferna och proaktivt hjälpa till att driva dessa framåt.
Assistera i säljarbetet genom att ta fram underlag, identifiera kunder att kontakta ochfölja upp försäljningsaktiviteter
Identifiera möjligheter att bygga chefernas nätverk och därigenom öka företagets chanser till affärer och intressanta samarbeten
Ledningsstöd Stödjaledningmed samordning,möteskoordinering och dokumentation
Förberedelse av mötesmaterial, presentationer och protokoll.
Projektledning av interna projekt och uppföljning av deadlines.
Administration Ansvara för att hålla chefernas kalendrar uppdaterade, inklusive bokning av interna och externa möten samt kommunikation med kunder och interna team.
Hantera och dokumenterakänslig information
Bokning och koordineringav resor
Vi söker dig som Har minst 4 års erfarenhet av en liknande roll som Executive Assistant, koordinator, VD-Assistenteller liknande.
Har några års erfarenhet från andra yrkesroller, gärna i en flexibel och dynamisk miljö.
Är flytande i svenska och engelska, både i tal och skrift.
Är van vid att arbeta med flera digitala verktyg och system.
Har en positiv attityd, är lösningsorienterad och tycker om att arbeta flexibelt i en miljö där prioriteringar kan förändras.
Att varaprestigelös ochsjälvgående är en självklarhet för dig.
Trivs med att skapa struktur och att ligga steget före.
Vill arbeta 100% eller 75%.

Lönespannet för denna roll är: 36.000-45.000 kr i månaden.
Varför ska du arbeta hos oss?
Hos oss på Ecogain får du möjligheten att arbeta i en dynamisk och inspirerande miljö tillsammans med några av de mest engagerade och kunniga experterna inom sina områden. Våra kollegor är disputerade ekologer, projektledare, landskapsarkitekter, fältrinriktade biologer, strateger, geovetare, miljövetare, ingenjörer, jurister, GIS-analytiker och många fler. Tillsammans delar vi en passion för att utveckla och skapa hållbara lösningar. Här på Ecogain genomsyras arbetsplatsen av en fin gemenskap där du snabbt kommer att känna dig som en del av laget.

Förmåner och flexibilitet för att passa din livsstil
På Ecogain värnar vi om våra medarbetare och erbjuder en rad förmåner, bland annat:
Generöst friskvårdsbidrag.
Flyttbar arbetstid och flexibla arbetsformer – arbeta från kontoret och hemifrån.
Hög pensionsavsättning
Samtalsstöd med experter
Sjukvårdsförsäkring med snabb vård
Ett nära och transparentledarskap där du har möjlighet att påverka din arbetssituation.

Hos oss får du dessutom en varierad vardag där nya utmaningar och frågeställningar ständigt dyker upp. Tråkigt eller enformigt? Aldrig! Välkommen till Ecogain, där du blir en viktig del av vårt hållbara arbete och vår framgång.
Ansök redan i dag
Om du har läst så här lång så ska du verkligen söka! Notera att tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdagen som är den 31a januari, tveka därmed inte med att söka redan idag! För ytterligare information kontakta Veronica Khabarova, veronica.khabarova@ecogain.se, HR-Partner.
Vi ser fram emot din ansökan!
Kontakt från rekryteringsföretag, CV- och annonssäljare undanbedes

Ansök nu

Receptionist/ VD Assistent till Innovative sales!

VD-sekreterare
Läs mer Nov 25
Innovative sales är ett svenskt företag som idag hjälper varumärken såsom Telia, Telenor samt Halebop i marknadsföring-och försäljningssyfte. Idag består Innovative av 180 drivna personer med stort intresse för försäljning. Vi jobbar idag med två avdelningar, fieldmarketing och telemarketing där försäljningen sker per telefon eller personliga möten.
Vi expanderar och söker nu vårt nästa tillskott som receptionist/ VD assistent. Inom rollen som receptionist och VD assistent är du ansiktet utåt för företaget med en mycket viktig del i företagets servicefunktion. Vi söker därför dig som är,
Positiv och energisk
Noggrann och strukturerad
Tillmötesgående
Hjälpsam
Professionell
Social och Serviceinriktad
Lösningsorienterad


Arbetsuppgifterna är varierande där du mestadels kommer jobba självständigt och ta hand om receptionen. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer innefatta, välkomna besökare, hålla det snyggt och representativt i företagets lokaler, hantera inkommande samtal till företagets växel samt ge en professionell service till de interna anställda. Du kommer även stötta VD:ns ärenden i form av bokningar och planera möten. Utöver detta kommer du även stötta ekonomens arbete i form utav posthantering.

Utöver en härlig arbetsmiljö erbjuder vi även,
Tillgång till gym
Tillställningar med hela företaget varje kvartal
Tävlingar och bonusar
Fräscha nyrenoverade lokaler
Utvecklingsmöjligheter


Omfattning och arbetstider: Heltid, måndag till fredag 08:30-17:30 (Fredagar 16:30)
Kontor: Gärdet
Lön: Marknadsmässig lön

Vid eventuella frågor eller funderingar mejla följande, Dariush@innovativesales.se

Ansök nu

Executive assistant sökes till Vårdföretagarna

VD-sekreterare
Läs mer Dec 21
Är du ansvarstagande, har ett sinne för detaljer och är skicklig på kommunikation? Trivs du dessutom i en assisterande och koordinerande roll? Om du vill starta året med ett nytt spännande uppdrag finns det nu en ypperlig möjlighet - Vårdföretagarna söker en Executive Assistant till Förbundsdirektören. Skicka in din ansökan redan idag, vi arbetar med löpande urval.

OM TJÄNSTEN
Vårdföretagarna är en svensk arbetsgivar- och branschorganisation för privata omsorgs- och vårdgivare. De arbetar för ökad valfrihet och mångfald inom omsorg och vård och tydliggör den privatdrivna vårdens betydelse för samhället. Föreningen har cirka 2000 medlemsföretag.

Nu söker Vårdföretagarna förstärkning! De söker en Executive Assistant som vill ansluta sig till förbundet och vara en viktig och avgörande funktion för Vårdföretagarna. Tjänsten innebär dedikerat arbete till Förbundsdirektören. Du sköter en stor del av den praktiska planeringen för Förbundsdirektören. Du tar fram och ansvarar för nödvändigt underlag och material inför styrelsemöten och andra evenemang, bistår vid utskick och hanterar och ansvarar för dokumentation vid olika möten. I din roll ingår även att vara stöd till andra medarbetare på Vårdföretagarnas kansli. Du får i din roll möjligheten att utvecklas och fungera som ett mycket värdefullt stöd till Förbundsdirektören.

Uppdraget avser sex månader med mycket goda chanser till förlängning och fortsatt karriär hos Vårdföretagarna. Hos Vårdföretagarna ges du goda utvecklingsmöjligheter och en god insikt i förbundet och dess medlemsföretag. Visst låter det intressant!

Du erbjuds
- Möjligheten att utvecklas på ett personligt och yrkesmässigt plan
- En engagerad konsultchef under hela din anställning som kommer stötta dig i din karriär

Som konsult för Academic Work erbjuder vi stora möjligheter för dig att växa professionellt, bygga ditt nätverk och skapa värdefulla kontakter för framtiden. Läs mer om vårt konsulterbjudande.

ARBETSUPPGIFTER

Arbetsuppgifter

I din roll som Executive Assistant till Förbundsdirektören kommer du arbeta med bland annat;


* Nära samarbete med Förbundsdirektören
* Stöd till övriga kansliet
* Projektleda, planera och genomföra externa event
* Ansvara för förberedelse till styrelsemöte, årsmöte samt interna enhets- och avstämningsmöten
* Ansvara för protokoll, underlag, material samt utskick
* Ansvara för kontaktlistor, postlåda samt uppdatera hemsidan


VI SÖKER DIG SOM
- Har tidigare arbetslivserfarenhet som kan ha förberett dig för denna roll
- Mycket god systemvana
- God kunskap inom Officepaketet
- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift
- Är skicklig på kommunikation, särskilt i skrift

Meriterande


* Tidigare erfarenhet av styrelseadministration i form av rollen som VD-assistent, Executive Assistant eller motsvarande
* Praktisk erfarenhet av att föra protokoll
* Akademisk examen inom personalvetenskap, statsvetenskap, media eller kommunikation
* Intresse för samhällsfrågor
* Tidigare erfarenhet av digital publicering


Personliga egenskaper

Utöver det ovan nämnda söker vi dig som är trygg och stabil och är van vid att hantera intensiva skeden till och från. Du är serviceorienterad, lojal och ansvarsfull samt har god vana av att arbeta självständigt, ta egna initiativ och vara proaktiv. I denna roll är det viktigt att ha ett gott sinne för organisation och administration och du är duktig på att uttrycka dig skriftligt, bygga relationer och är förtroendegivande som person. Du är receptiv och adaptiv och har ett gott omdöme i ditt arbete, du håller hög kvalitét på det du levererar.

Övrig information
- Start: Omgående
- Omfattning: Heltid
- Placering: Stockholm

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

Ansök nu

VD-assistent med "doer" attityd sökes

VD-sekreterare
Läs mer Dec 19
Företagsbeskrivning:
Kral Group AB är ett framstående B2B-bilföretag som specialiserar sig på export av fordon från Sverige till EU-länder. Vi har ett dynamiskt team och är stolta över vår tillväxt och vårt framgångsrika år med över 300 bilar sålda. Nu söker vi en VD-assistent som vill vara med på vår fortsatta resa och hjälpa oss att växa ännu mer!
Arbetsbeskrivning:
Vi söker dig som är alert, trevlig och har en "doer"-attityd. Vi letar efter en person som kan jonglera flera uppgifter samtidigt, och som inte är rädd för att ta tag i saker självständigt när det behövs, samtidigt som du gärna arbetar i team. Ingen specifik erfarenhet krävs för rollen – vi lägger större vikt vid din attityd och din vilja att lära dig och utvecklas. Hos oss får du möjligheten att utvecklas både personligt och karriärmässigt, och vi ser fram emot att ge dig verktygen för att växa i din karriär.
Som VD-assistent kommer du att vara ett stöd till VD och andra ledningsmedlemmar i dagliga operativa och administrativa uppgifter. Du kommer att hantera allt från att organisera möten, ta fram rapporter och hjälpa till med projekt till att ta hand om mer ad-hoc uppgifter som dyker upp under dagen. Du bör vara beredd på att anpassa dig till en snabb och föränderlig arbetsmiljö där ingen dag är den andra lik!
Dina arbetsuppgifter kommer att inkludera:
•? ?Assistera VD i olika administrativa och operativa uppgifter.
•? ?Organisera och planera möten, resor och agendor.
•? ?Kommunicera med interna och externa parter på ett professionellt sätt.
•? ?Hjälpa till med att skapa och hantera rapporter och dokumentation.
•? ?Bidra med idéer och ta initiativ för att förbättra processer och rutiner.
•? ?Stödja andra avdelningar vid behov, och vara en flexibel spelare i teamet.
Vi söker dig som:
•? ?Är en doer med en positiv inställning och en vilja att ta egna initiativ.
•? ?Är flexibel och har förmåga att hålla flera bollar i luften samtidigt.
•? ?Är en teamplayer men trivs också med att arbeta självständigt när det krävs.
•? ?Har god organisatorisk förmåga och ett sinne för detaljer.
•? ?Har en vilja att lära dig och utvecklas både på ett personligt och professionellt plan.
•? ?Har en stark kommunikationsförmåga på svenska, både i tal och skrift.
Vi erbjuder:
•? ?En utvecklande och spännande arbetsmiljö där du får chansen att växa och ta ansvar.
•? ?Ett nära samarbete med ledningen och möjlighet att vara del av ett framgångsrikt företag.
•? ?En trevlig och stöttande arbetskultur där humor och engagemang är en självklar del av vardagen.
•? ?Arbete på vårt kontor på Sveavägen 94, i hjärtat av Stockholm – så centralt att du inte behöver ens tänka på att hitta en parkering!
Ansökan:
Skicka din ansökan och CV till katerina@kral-group.se så snart som möjligt. Anställning sker omgående med start 15/1-25. Vi ser fram emot att höra från dig.

Ansök nu

Executive Assistant to Felicity & Equity

VD-sekreterare
Läs mer Dec 13
Felicity & Equity (F&E) is a new thematic-based buyout fund, set up in a collaboration with a leading global Management Consultancy and Stronghold, investing into businesses that aim to solve the challenge of creating sustainable urban environments, underpinned by the structural mega trends of urbanization, decarbonization and digital transformation.

Our team consists of eight experienced professionals who are passionate about delivering value and achieving exceptional results. We are currently looking for a highly organized, proactive and detail-oriented Executive Assistant who wants to be a part of our journey forward. This person should thrive in a fast-paced environment and work diligently to ensure smooth business operations.

About the role
As F&E´s Executive Assistant, you will play a central role in supporting our partners by managing complex calendars, schedules, and travel arrangements. Additionally, you will act as a team coordinator, providing support to the entire team.

Your responsibilities:

• Calendar and Schedule Management: Coordinate and manage schedules, including internal and external meetings.
• Travel management: Arrange complex international and domestic travel for the team, including flights, accommodations, itineraries, visas, and logistics for business trips.
• Communication and Correspondence: Act as a key point of contact for selected workstreams (managing emails, phone calls, and correspondence).
• Team coordination: Actively participate in team discussions to efficiently plan and coordinate the team´s needs.
• Meeting and Presentation Preparation: Prepare and organize materials for meetings, including presentations, briefing documents, and reports.
• Document and Data Management: Handle confidential documents, manage filing systems, and ensure that all documents are up-to-date and organized.
• Project Management: Oversee ad hoc projects, including research assignments, event planning, and operational tasks.
• Relationship Management: Maintain relationships with key stakeholders, including investors, clients, board members, and other executives. Assist with investor relations activities and communications.

Your qualifications

• Previous experience in a similar role, such as Executive Assistant or equivalent, in a fast-paced and high-pressure environment within professional services (e.g. law firm, management consulting firms, private equity firms etc.)
• Excellent communication skills in both Swedish and English
• Excellent proficiency in Microsoft Office and aptitude to work with new digital tools
• Experience as a DealCloud user is an advantage

Your personal characteristics

• Proactive, initiative-driven, and handling tasks without waiting for direction
• Strong organizational and prioritization skills
• Structured and detail-oriented with an eye for accuracy in every task, from scheduling to document preparation
• Adaptable and comfortable with shifting priorities and demands
• Strong work ethic and committed to maintaining high standards

Contact and application
In this recruitment process, Felicity & Equity cooperate with Jurek Recruitment & Consulting. Interviews will be conducted on an ongoing basis, and we look forward to receiving your application as soon as possible.

If you have any questions regarding the process or position, please contact the Recruitment Consultant at Jurek, Cecilia Strååt, at cecilia.straat@jurek.se or 076-002 69 75, or Researcher Nina Hallin at nina.hallin@jurek.se or 076-002 69 30. 

Welcome with your application!

Ansök nu

Senior Site Administrator till Johnson&Johnson i Uppsala

VD-sekreterare
Läs mer Dec 20
Är du en erfaren Site Administrator och söker en ny utmaning? Har du erfarenhet av att arbeta i en assisterande roll, älskar att leverera service i världsklass och vara spindeln i nätet? Då har vi uppdraget för dig hos vår kund Johnson & Johnson i Uppsala! 

Om uppdraget
Som Senior Site Administrator hos vår kund kommer du få en nyckelroll där dina övergripande arbetsuppgifter innebär att assistera, supportera och underlätta arbetet för Site Director samt övriga i ledningen på siten i Uppsala.

Dina arbetsuppgifter kommer bla vara:
• Stötta Site Director och ledning med administration kring presentationsmaterial, resebokningar, e-posthantering etc
• Kalenderhantering samt koordinering av möten
• Förbereda och planera presentationer
• Vara sammanhållande och säkerställa att möten fungerar genom att förbereda, samla in och säkerställa material, närvara vid möten och föra protokoll samt följa upp beslut.
• Hålla ihop informationsflödet genom kommunikation med chefer och medarbetare inom organisationen
• Övrigt förekommande administration

Detta är ett konsultuppdrag via oss på Adecco med tillsättning 20/1 2025 omgående. Uppdraget beräknas initialt pågå i 12 månader med goda möjligheter till förlängning.

Om dig
Vi söker dig med erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Du har stort fokus på kvalitet och är bra på att prioritera. Som person är du självgående och handlingskraftig och van att hantera många pågående uppgifter samtidigt. Du är en duktig problemlösare, flexibel och prestigelös samt trivs att jobba i en miljö där man inte kan planera allt. Eftersom du kommer att ha många kontaktytor vi vill att du är bra på att samarbeta samt en smidig kommunikatör med hög servicekänsla som både kan anpassa dig efter situationen men som också kan sätta ner foten när det behövs. Relationsskapande, nätverkande och hantering av stora mängder information tillhör vardagen.

Viktigt för tjänsten
• Erfarenhet av administrativa och ledningsmetoder och rutiner. 
• Principer och metoder för god affärskommunikation. 
• Flytande i svenska och engelska språket. 
• Kunskap om administrativa regler, policyer och rutiner, inklusive resor/utbildning och kostnadsredovisning. 
• Erfarenhet av Microsoft Office och andra IT-system och verktyg, t.ex. Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat, SharePoint.
 • Erfarenhet av budgetarbete, arkivering, inköpsmetoder och rutiner.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet! 

Kontaktuppgifter
Har du några frågor om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare:
Amila Dresevic på amila.dresevic@adecco.se eller 073 684 78 61.

Välkommen med din ansökan!

Sökord
Senior Site Administrator, executive assistant, chefsassistent, office manager, Adecco, Uppsala, Johnson&Johnson;, läkemedelsföretag, life science

Ansök nu

Executive Assistant till Centrala Stockholm

VD-sekreterare
Läs mer Nov 26
För kunds räkning söker vi en ambitiös ny kollega som har erfarenhet från och trivs i en assisterande roll med många och varierande arbetsuppgifter. Vi ser en spännande utveckling framåt och vill gärna ha med oss dig på den resan!

Ansvarsområden och uppgifter
Du kommer stötta VD och koncernledning, men också hjälpa till med olika frågor kopplat till vårt trevliga kontor centralt beläget i Stockholm. I rollen kommer du även arbeta nära vår inköpschef i diverse frågor rörande exempelvis leverantörsavtal.

Exempel på dina arbetsuppgifter;

• Optimera CEO´s kalender
• Arrangera fysiska möten
• Resebokningar och utläggsredovisning
• Boka möten och aktiviteter med bland annat styrelse och ägare
• Arrangera off-site-möten
• Office management
• Förberedelser inför moten
• Skriva protokoll och action-listor från möten
• Avtalshantering i House of Control

Personliga egenskaper och kompetenskrav
Vi söker dig som har minst 3-5 års erfarenhet från en liknande roll. Har du tidigare erfarenhet av inköpsrelaterade frågor är detta starkt önskvärt, men har du ett intresse av att lära sig räcker det också långt. Du är akademiker eller har en eftergymnasial utbildning och är mycket bekväm att skriva professionellt både på engelska och svenska. Du vill utvecklas framåt och det finns fina möjligheter att bredda din kompetens hos oss.

Du är bra på att planera din tid på ett effektivt sätt, besitter eget driv, kan prioritera och brinner för service och support. Andra egenskaper som är kännetecknande för dig är självgående, noggrann, positiv, nyfiken och flexibel.

Att arbeta proaktivt är en naturlig del av ditt arbete och du har en väl utvecklad kommunikativ förmåga och kan anpassa din kommunikation mot olika personer och sammanhang. Vidare har du mycket goda kunskaper i Officepaketet, framför allt Power Point, och har generell lätt att lära nya system.

Du erbjuds
Vår kund sitter i centrala Stockholm i mycket fina lokaler och är en organisation som erbjuder tjänster inom hälsa och arbetsmiljö. Bolaget fokuserar på att stödja organisationer i att skapa hållbara arbetsplatser genom att tillhandahålla tjänster som företagshälsovård, arbetsmiljörådgivning, rehabilitering och friskvård. Du kommer få arbeta nära VD som blickar framåt och vill utveckla men också med koncernledning.

Detta är en tillsvidaretjänst med inledande provanställning. 

Du söker tjänsten via annonsen på jurek.se och intervjuer kommer att ske löpande varför vi ser fram emot att få din ansökan så snart som möjligt. Med hänvisning till GDPR tar vi inte emot ansökningar per mejl utan hanterar enbart ansökningar som kommer in via ansökningslänken. Har du frågor om rollen är du varmt välkommen att kontakta rekryteringskonsult Evelina Thimper på evelina.thimper@jurek.se

Varmt välkommen med din ansökan!

Ansök nu

Executive Assistent Avonova

VD-sekreterare
Läs mer Dec 17
Trivs du i en assisterade roll med varierade arbetsuppgifter? Har du intresse av att lära dig mer om inköp? Brinner du för service och vill vara med på en spännande utvecklingsresa framåt? Då kan vi ha rollen för dig!

Ansvarsområden och uppgifter

Som Executive Assistant /Inköpsassistent på Avonova kommer du ha en central roll i organisation. Du kommer stötta VD och koncernledning och se till att allt flyter på smidigt. Rollen innebär också att stötta vår inköpschef med diverse olika administrativa uppgifter. Du erbjuds en spännande och varierande arbetsmiljö där ingen dag är den andra lik, och där din insats verkligen gör skillnad. Tjänsten utgår från vårt trevliga kontor i centrala Stockholm.

Exempel på dina arbetsuppgifter;

* Arrangera fysiska möten
* Optimera CEO´s kalender
* Resebokningar och utläggsredovisningar
* Hantera leverantörsavtal, vara behjälplig med material till förhandlingar och andra inköpsrelaterade administrativa uppgifter
* Boka möten och aktiviteter med bland annat styrelse och ägare
* Office management
* Skriva protokoll och action-listor från möten

Vem är du?

Vi söker dig som har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter sedan tidigare och som tycker om att ha en varierad arbetsdag. Du vill utvecklas framåt och det finns fina möjligheter att bredda din kompetens hos oss. Vi ser att du är flytande i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Som person är du driven, självgående och duktig på att prioritera bland arbetsuppgifter. För att blir framgångsrik i rollen tror vi du har goda systemkunskaper och har lätt för att sätta dig in i nya system. Givetvis brinner du för service och har ett prestigelöst och flexibelt förhållningssätt.



Ansökan

I denna rekrytering samarbetar Avonova med Jefferson Wells. Varmt välkommen med din ansökan (CV och personligt brev). Urval och intervjuer sker löpande så vänta inte med din ansökan. Vid frågor om tjänsten kontakta rekryteringskonsult Maria Stenbäck, maria.stenback@jeffersonwells.se eller 072-208 08 92.



Om oss

Avonova är Nordens ledande aktör inom företagshälsa och ledarutveckling. Med bred kunskap och stort engagemang hjälper Avonova organisationer och dess medarbetare att bli mer hållbara, kommunicera effektivare och må bättre. Hälsa och arbetsmiljö är avgörande faktorer för att skapa långsiktigt framgångsrika organisationer. Våra 1300 medarbetare på 170 orter levererar varje dag hälsotjänster över hela Norden. Våra kunder finns inom såväl offentlig som privat sektor.

Ansök nu

Executive Assistant/Inköpsassistent till Avonova i Stockholm

VD-sekreterare
Läs mer Dec 2
Trivs du i en assisterade roll med varierade arbetsuppgifter? Har du intresse av att lära dig mer om inköp? Brinner du för service och vill vara med på en spännande utvecklingsresa framåt? Då kan vi ha rollen för dig!

Ansvarsområden och uppgifter

Som Executive Assistant /Inköpsassistent på Avonova kommer du ha en central roll i organisation. Du kommer stötta VD och koncernledning och se till att allt flyter på smidigt. Rollen innebär också att stötta vår inköpschef med diverse olika administrativa uppgifter. Du erbjuds en spännande och varierande arbetsmiljö där ingen dag är den andra lik, och där din insats verkligen gör skillnad. Tjänsten utgår från vårt trevliga kontor i centrala Stockholm.

Exempel på dina arbetsuppgifter;

* Arrangera fysiska möten
* Optimera CEO´s kalender
* Resebokningar och utläggsredovisningar
* Hantera leverantörsavtal, vara behjälplig med material till förhandlingar och andra inköpsrelaterade administrativa uppgifter
* Boka möten och aktiviteter med bland annat styrelse och ägare
* Office management
* Skriva protokoll och action-listor från möten

Vem är du?

Vi söker dig som har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter sedan tidigare och som tycker om att ha en varierad arbetsdag. Du vill utvecklas framåt och det finns fina möjligheter att bredda din kompetens hos oss. Vi ser att du är flytande i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Som person är du driven, självgående och duktig på att prioritera bland arbetsuppgifter. För att blir framgångsrik i rollen tror vi du har goda systemkunskaper och har lätt för att sätta dig in i nya system. Givetvis brinner du för service och har ett prestigelöst och flexibelt förhållningssätt.



Ansökan

I denna rekrytering samarbetar Avonova med Jefferson Wells. Varmt välkommen med din ansökan (CV och personligt brev). Urval och intervjuer sker löpande så vänta inte med din ansökan. Vid frågor om tjänsten kontakta rekryteringskonsult Maria Stenbäck, maria.stenback@jeffersonwells.se eller 072-208 08 92.



Om oss

Avonova är Nordens ledande aktör inom företagshälsa och ledarutveckling. Med bred kunskap och stort engagemang hjälper Avonova organisationer och dess medarbetare att bli mer hållbara, kommunicera effektivare och må bättre. Hälsa och arbetsmiljö är avgörande faktorer för att skapa långsiktigt framgångsrika organisationer. Våra 1300 medarbetare på 170 orter levererar varje dag hälsotjänster över hela Norden. Våra kunder finns inom såväl offentlig som privat sektor.

Ansök nu

Enhetsadministratör till EU-enheten vid Justitiedepartementet

VD-sekreterare
Läs mer Nov 27
EU-enheten, Justitiedepartementet
Kombinerar du hög noggrannhet och servicekänsla med förmågan att navigera i komplexa och tidspressade miljöer? Har du gedigen erfarenhet av att hantera administrativa och logistiska utmaningar på högsta nivå? Då kan vi erbjuda dig en självständig roll där precision, ansvarstagande och ett högt arbetstempo är avgörande för att lyckas. Detta är en tjänst för dig som trivs i en dynamisk miljö och som lever upp till höga krav – både i din kompetens och i din professionalism. Hos oss får du möjlighet att utvecklas i en stimulerande arbetsmiljö med engagerade kollegor och intressanta utmaningar.

Din arbetsdag. Sveriges morgondag.
EU-enheten ansvarar för att samordna Sveriges positioner i de EU-frågor som departementet arbetar med. Arbetet innefattar förberedelser inför ministerrådsmöten och annan EU-relaterad verksamhet. Enheten arbetar även med den politiska ledningens internationella resor och besök.

Enhetsadministratören stöttar enhetschef och medarbetare, tar självständigt ansvar för att planera och följa upp inom sina ansvarsområden samt tar initiativ till utveckling och effektivisering av arbetssätt. I ansvaret ligger att genom planering, samordning och samverkan skapa och upprätthålla struktur i en komplex miljö med stundtals korta tidsfrister.

Arbetet innefattar bland annat ekonomiadministration, rese-, lokal- och konferensbokning samt praktisk hantering av underlag och annan praktikalia vid politiska ledningens utrikes resor och inkommande internationella besök.

En stor del av arbetet utförs i nära samarbete med andra kollegor på enheten, ofta i ett högt arbetstempo. Arbetet innebär också kontakter med assistenter och handläggare på andra enheter och de politiska staberna i departementet.  Att ha kontakter med andra departement och med intressenter utanför Regeringskansliet på såväl nationell som internationell nivå ingår också i arbetsuppgifterna. Arbetet utförs i en miljö som ställer höga krav på säkerhetsmedvetenhet.

Läs mer om vår verksamhet på www.regeringen.se.

Din bakgrund
Vi söker dig med aktuell och relevant erfarenhet och kompetens för att arbeta i en komplex administrativ miljö. Du har en relevant eftergymnasial utbildning, exempelvis inom administration eller offentlig förvaltning, eller motsvarande erfarenhet. Tidigare arbete av relevans för tjänsten, så som assistent eller inom administration och logistik är ett krav, liksom mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift. Vi förutsätter också att du har en hög IT-mognad, med vana vid och intresse för digitala verktyg och goda kunskaper i Officepaketet, särskilt Word och Outlook.

Det är meriterande om du har erfarenhet av:


• Arbete inom Regeringskansliet, svenska myndigheter eller EU:s institutioner.
• Att utveckla administrativa rutiner och driva processer, exempelvis inom digitalisering eller effektivisering.
• Att hantera större möten och resor.
• Arkivering, diarieföring samt lagstiftning om offentlighet och sekretess.
• EU:s institutioner och beslutsprocesser.

Dina egenskaper
Som person är du självgående, strukturerad och flexibel. Du trivs med att samarbeta med andra och har ett serviceinriktat förhållningssätt.

Övrigt
Anställningen är en tillsvidareanställning (med sex månaders provanställning) som påbörjas snarast. En säkerhetsprövning kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas.

Är du intresserad?
Vill du veta mer om jobbet och vad vi erbjuder, kontakta Julia Mikaelsson, enhetschef på EU-enheten. Du är också välkommen att kontakta rekryteringsspecialist Ana Acosta. Fackliga kontaktpersoner är Klara Hedlund för Saco och Catharina de Grad för ST. Du når samtliga via Regeringskansliets växel på 08-405 10 00.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 12 december 2024.

 

Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 800 personer, varav 600 utomlands. Regeringskansliet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång och vi arbetar aktivt för att vara en arbetsplats fri från diskriminering. Justitiedepartementet ansvarar för rättsväsendets myndigheter, bland andra polisen, åklagarna, domstolarna och kriminalvården. Departementet ansvarar också för migrationsfrågor. Lagstiftningen inom statsrätt och allmän förvaltningsrätt, civilrätt, processrätt, straffrätt samt migrations- och asylrätt ligger inom departementets ansvarsområde.

Ansök nu

Executive Assistant to CEO

VD-sekreterare
Läs mer Jun 24
What We DoSwiftly gaining ground as Sweden’s industry leader in battery storage and expanding rapidly in selected European markets, Flower is on a mission to enable the energy system of tomorrow.
With industry-leading AI software at its core, our service includes stabilizing the energy system by enhancing predictability and flexibility for both energy producers and consumers. By combining pioneering technology with a portfolio of flexible energy assets, we break new ground towards a fossil-free energy system, allowing clean energy to power society.

The TeamWe're committed to shaping tomorrow's energy system with flexible power at its core. Our ambitious team shares a common goal, working together to create a sustainable future. We are now looking for a passionate and skilled Executive Assistant to our CEObased in Stockholm to fulfill that goal with us.
About the role.As Executive Assistant for our CEO, you will play a important role in supporting in a variety of tasks. Everything from arranging travel and coordinating the calendar to managing projects bot internal and external,and various administrative duties. The focus of this job is communication, coordination, and administration.You will also:
Manage and organize the CEO’s calendar, ensuring efficient scheduling and effective time management
Handle administrative tasks related to the CEO
Serve as project manager for internal and external activities
Plan and coordinate detailed logistics for example travels and events
Facilitate internal communications within the organization
Collaborate closely with various departments and stakeholders
Be present at meetings and be responsible for taking detailed notes
The role will include business travels

Skills and Requirements:
Experience in a similar role involving planning, coordination, and administration
Strong time management and organizational skills
Administrative experience with excellent writing skills
Ability to manage various stakeholders with a strong business mindset
Skills in communication and structuring
Fluent in English
It is also, it is a plus, but not a must, if you have a background from the energy sector

LocationWe value office collaboration but support some hybridework. Our office is at Söder Mälarstrand, minutes away from Gamla Stan subway station in Stockholm.
ApplyTo apply, please submit your resume and a cover letter highlighting your relevant experience and why you feel you would be a great addition to our team.
Our corporate language is English, as we have over 20 nationalities in the office, so we want you to submit your CV in English.
We look forward to hearing from you!
Please note, we will start review candidates in August. Flower wish you a delightful summer!

Ansök nu

Executive Assistants till framtida interimsuppdrag!

VD-sekreterare
Läs mer Nov 6
Vi på Jurek vill gärna komma i kontakt med dig som är intresserad av interimsuppdrag som Executive Assistant.

Vi samarbetar med flera kunder i Stockholmsområdet som av olika anledningar är i behov av support från skickliga Executive Assistants. Vår kundkrets består till stor del av organisationer inom Professional Services men även av andra små- till mellanstora bolag som har behov av administrativ support till managementteam, ledningsgrupp och styrelse.

Vi söker dig som har gedigen erfarenhet inom rollen som Executive Assistant och är skicklig i din administrativa support. Du är en person som trivs med att arbeta konsultativt – du är van vid att arbeta självständigt och sätter dig snabbt in i nya områden och situationer. Hos våra kunder har du möjlighet att bredda din kompetens och fortsätta utvecklas i din yrkesroll.

Din intresseanmälan
Jurek erbjuder dig som konsult spännande utmaningar där du ges möjlighet att utvecklas inom din roll. Vi värnar om dig som konsult och strävar efter långsiktiga samarbeten både med kunder och konsulter. Som konsult hos oss ges du, förutom spännande uppdrag, möjlighet att dela din resa med andra konsulter. Vi anordnar regelbundet tillfällen för er att mötas genom seminarier och roliga konsultaktiviteter. Självklart kommer du också ha en dedikerad kontaktperson hos oss på Jurek, som finns där som bollplank och stöd. Du kan själv välja om du vill samarbeta med oss som underkonsult eller föredrar en anställning hos oss – där vi förstås erbjuder kollektivavtal.

Uppdragen kan variera i längd och omfattning. Idag består vår kundkrets i första hand av små och medelstora företag och organisationer, både nationella och internationella, med höga krav på både medarbetare och leverantörer. Engagemang är ett nyckelord för oss. Vi älskar vårt jobb och vi vill arbeta med människor som känner likadant.

Är du intresserad av att höra mer om våra konsultuppdrag och hur det är att jobba via oss, kontakta ansvarig konsultchef Evelina Thimper på evelina.thimper@jurek.se.

När du registrerar dina uppgifter nedan hamnar du i vårt nätverk av konsulter och kan då matchas med uppdrag som kommer in till oss på Jurek. Även om du inte hör av oss direkt kan du fortfarande vara aktuell för framtida konsultuppdrag.

Vi ser fram emot din kontakt snarast möjligt!

Ansök nu

VD koordinator till Café Crema

VD-sekreterare
Läs mer Nov 17
VD koordinator till Café Crema – en central roll i ett växande Café kedja i Stockholm!
Café Crema växer, och vi söker nu en engagerad, driven och strukturerad koordinator som vill bli en del av vårt team. I denna nyckelroll kommer du att arbeta nära vår VD och våra kunder för att säkerställa smidiga och effektiva processer i vår dagliga verksamhet. Din insats kommer vara avgörande för att driva utvecklingen och bolaget framåt och avlasta i både strategiska och operativa uppgifter.
Om oss
Vi är ett familjärt café utöver det vanliga där hög kvalitet och service står i centrum och är en stor del av vårt dna. För att uppnå det så vet vi att det är viktigt att våra anställda känner en gemenskap och drivkraft i arbetet. Vi är inte rädda för att sätta höga mål och att våga ta risker, för vi är övertygade om att rätt inställning tar oss långt och även smittar av sig på alla som är med på vår resa.
Idag har vi två caféer och en gelateria i namnet Gelato Crema, men det är bara början. Joina vår resa idag för att bli en del av familjen och utvecklas tillsammans med oss!
Din nya roll
Du kommer att arbeta nära vår VD och stödja honom i olika administrativa och organisatoriska uppgifter. Ditt fokus blir att underlätta och strukturera vardagen. Du kommer bland annat:
Hantera kundförfrågningar och beställningar – säkerställa hög nivå av service i varje interaktion och lägga in och hantera kundbeställningar.
Ansvara för leverantörsbeställningar och lagerhållning – skapa flöde och ordning i verksamheten så att allt flyter på bra.
Ta hand om olika ärenden – stödja verksamheten med diverse ad hoc-uppgifter för att lösa dagliga behov och drift.
Nå ut till potentiella B2B kunder - kontakta företag, boka möten och presentera våra produkter.
Hålla e-post och korrespondens i ordning – organisera och följa upp kommunikation.
Effektivisera interna processer – bidra till att skapa bättre strukturer för ökad produktivitet, säkerställa onboarding processer med ny personal etc.
Delta i rekryteringsprocesser – hjälpa VD att hitta rätt talanger att tillsätta för olika tjänster.
Schemalägga personal – hålla all personals arbetsplanering uppdaterad på topp och säkerställa bästa möjliga drift.
Driva våra sociala medier och marknadsföring - skapa engagemang och nå ut till rätt målgrupper.
Ansvara för grafisk design och uppdatering av material – hålla menyer, fysiskt material/posters och digitala kanaler/hemsidor aktuella enligt vår grafiska profil.
Planera och organisera personalaktiviteter – bidra till en inspirerande och trivsam arbetskultur.
Planera och marknadsföra säsongshändelser – säkerställa att aktiviteter som kanelbullens dag, fettisdagen, lucia och jul når rätt målgrupper, förbeställningar tas emot och förberedelser inför dessa.

Kvalifikationer - vi söker dig som:
Är positiv, glad och genuint vill arbeta hos oss på Café Crema och vara en bidragande faktor för vår tillväxt och utveckling.
Har förmågan att arbeta självständigt, prioritera arbetsuppgifter och lösa problem effektivt.
Du ska även vara initiativrik, självgående och är samarbetsvillig med alla omkring än.
Har den integritet och förmåga att hantera känslig information/sekretess som krävs för rollen.
Är strukturerad, ordningsam och har god digital kompetens (t.ex. i Google Workspace).
Har en relevant akademisk utbildning eller är i slutskedet av studierna, helst inom ekonomi/företagsekonomi, HR/personalvetenskap, Marknadsföring/kommunikation. värdesätter hur du är som person högst. (Meriterande)
Har minst 2 års erfarenhet inom försäljning, kundservice eller liknande roller.
Vet vad det innebär att visa och ta ansvar.
Är ambitiös, driven och lösningsorienterad.
Är flytande i svenska och engelska, både skriftligt och muntligt.
Är bekväm med att arbeta i olika system och har ett tekniskt sinne. Du bör även ha ett intresse för sociala medier, grafisk design och trivs att arbeta digitalt.
Har erfarenhet av eller kunskap i affärssystemet Fortnox samt sälj- eller kundtjänstroller (meriterande).

Högst meriterande om du har arbetat i café -resturang branschen och har barista kunskaper!
Personliga egenskaper
Du trivs i en miljö med varierande arbetsuppgifter och är både serviceinriktad och lösningsorienterad. Din förmåga att skapa och bibehålla långsiktiga kundrelationer kombineras med en stark känsla för struktur och noggrannhet. Du ska även älska att arbeta i en Café Branschen och har inget emot att behöva hoppa in och hjälpa till bakom bulldisken vid behov.
Vi erbjuder
Möjligheten att arbeta i ett växande, rolig och fartfylld Café kedja med korta beslutsvägar, du har möjlighet att påverka och stora utvecklingsmöjligheter.
En inkluderande företagskultur som uppmuntrar personlig tillväxt.
Flexibla arbetstider och möjlighet till hybridarbete.

Praktisk information
Omfattning: Deltid, ca 50-60%, med möjlighet till heltid på sikt. Däremot kan tjänsten att kombineras med en Barista/café biträde tjänst och vara heltid ca 100%.
Placering: Hybrid (arbete både ute på fält, vid våra caféer och hemifrån).
Startdatum: Omgående. Provanställning på 6 månader tillämpas.
Urval sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdag, så vänta inte med att skicka in din ansökan

Ansök nu

IMY söker GD-sekreterare i Stockholm

VD-sekreterare
Läs mer Okt 16
Vårt uppdrag berör hela samhället. Vi bidrar till en hållbar digitalisering, där offensiv innovation kombineras med ett starkt integritetsskydd. Vill du också arbeta för ett tryggt informationssamhälle med viktiga frågor om dataskydd och kamerabevakning? Då ska du söka jobb hos ossMyndigheten är inne i en tillväxt- och förändringsresa, inte minst då den mycket snabba tekniska utvecklingen har stor påverkan på hur personuppgifter behandlas. Fokus i IMY:s utveckling det närmaste året är bland annat att öka effektiviteten och kvaliteten i arbetet med klagomål och tillsyn och att intensifiera vårt arbete med vägledning.

Vi rekryterar nu en GD-sekreterare vars främsta uppgift är att vara ett stöd för vår generaldirektör.

Arbetsuppgifter

Som GD-sekreterare på myndigheten arbetar du nära generaldirektören och är hans administrativa stöd i högst skiftande frågor. Du arbetar i en händelserik miljö och kommer att samverka såväl internt som externt, även med internationella kontaktytor.

Dina arbetsuppgifter handlar främst om att koordinera och bistå generaldirektören med följande uppgifter:


• hantera kalender och planering,
• administrera möten och resor,
• koordinera konferenser och externa åtaganden,
• delta i arbetet med att utveckla och säkerställa effektiva beredningsrutiner och processer vid myndigheten, och
• registrera handlingar, föra anteckningar och ansvara för dokumentation.

Det kan även bli aktuellt att ansvara för bokning av konferenser och resor till myndighetens ledningsgrupp samt att stötta myndighetens stabsfunktion med administrativa uppgifter.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har gymnasieexamen samt har minst tre års erfarenhet av en liknande roll, exempelvis som GD-sekreterare eller VD-assistent.

Du har erfarenhet av arbete där flera, olika administrativa arbetsuppgifter ska hanteras parallellt och har verkat i en roll som förutsätter många interna och externa kontaktytor. Du har goda IT-kunskaper och arbetar obehindrat med Office-paketet. Du har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har erfarenhet av att arbeta vid en statlig myndighet och god vana att hantera internationella kontakter.

Personliga egenskaper

Som person är du serviceorienterad, tillmötesgående och har ett positivt förhållningssätt. Du är ansvarstagande och noggrann och trivs i en roll med stor variation i arbetsuppgifter och arbetstempo. Du arbetar proaktivt och är van att lösa problem och själv göra prioriteringar beroende på hur arbetssituationen ser ut. Du är resultatinriktad, kvalitetsmedveten och håller tidplaner, även vid högre arbetsbelastning.

Du är van vid att arbeta självständigt, tar fram effektiva rutiner och driver ditt arbete framåt med stort engagemang även när förutsättningarna snabbt förändras. Du har lätt för att samarbeta med andra och trivs i en roll där du har ett stort kontaktnät. Du förstår värdet av förtroendefulla relationer och kommunicerar med andra på ett tydligt och samarbetsvänligt sätt.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper i den här rekryteringen.

Tjänsten

Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid. IMY tillämpar sex månaders provanställning. Arbetet utgår från våra trevliga aktivitetsbaserade lokaler centralt i Stockholm med möjlighet till enskild överenskommelse om distansarbete. Resor kan förekomma i tjänsten.

Frågor om tjänsten

För ytterligare information om tjänsten och rekryteringsprocessen, kontakta gärna


• Administrativ chef Marita Öberg, 08-657 61 29
• HR-specialist Rebecca Svanedal, 08-657 61 05,
• Facklig företrädare Theodor Adolfsson, (Saco-S), 08-657 61 13.

Ansökan

Sista dag för ansökan är den 10 november 2024. Din ansökan registrerar du enligt anvisning på imy.se/ledigajobb. Rekryteringens referens är IMY-2024-13748.

När beslut om tillsättning har fattats meddelas detta på IMY:s anslagstavla. Inför rekryteringen har vi noga övervägt våra annonseringsvägar och vill därför inte bli kontaktade av rekryterings- och annonsförsäljare.

Ansök nu

VD-assistent inom utbildningssektorn

VD-sekreterare
Läs mer Okt 7
Har du en eftergymnasial utbildning och erfarenhet av att arbeta administrativt inom högskola/universitet eller myndighet? Är du van att arbeta självständigt och vill ha en bred roll med mycket ansvar? Då är det här tjänsten för dig, läs gärna vidare!
Om tjänsten
Perido söker nu en VD-assistent som chefsstöd till en institution inom utbildning. Institutionen leds av en prefekt och är en enskild utbildningsanordnare som utbildar sjuksköterskor och specialsjuksköterskor. Du kommer att arbeta tillsammans med 70 medarbetare på deras kontor i Stockholm.
Dina arbetsuppgifter
I rollen som VD-assistent kommer du att ha en varierad roll som innefattar både administrativa och koordinerande arbetsuppgifter. Din huvudsakliga uppgift består av att stödja prefekten i sitt ledningsuppdrag på institutionen, men även en del andra arbetsuppgifter kan tillkomma vid behov.
Ett urval av dina arbetsuppgifter kommer att vara:
Ge administrativt stöd till prefekten
Stöd i planering och genomförande av institutionsmöten och möten med institutionens ledningsteam, inklusive att sammankalla möten och föra minnesanteckningar och protokollföring
Handlägga och samordna ansökningar om medel för konferenser, språkgranskning och kurser för institutionens medarbetare
Projektleda och arrangera evenemang som avslutningshögtid och akademiska högtider i samarbete med rektorsassistenten
Bistå i planering och genomförande av forskningskonferenser, seminarier och disputationer
Handlägga ansökningar och hålla kontakt med medarbetare som ansöker om högskolepedagogisk utbildning
Sammanställa statistik kring publikationer och doktoranders progression
Hantera fakturor och godkänna dem i systemet Visma
Administrera och samordna rekryteringsprocesser samt bistå i anställningsärenden
Stödja arbetet med medarbetarinformation på medarbetarportalen
Koordinera onboarding och offboarding av medarbetare och doktorander
Ansvara för intern kommunikation och redaktörskap på medarbetarportalen

Dina egenskaper
Rollen är central inom institutionen och kräver därför god kommunikations- och samarbetsförmåga, då du kommer att vara förbindelsen mellan flera olika kontaktytor inom institutionen. Förståelse för den akademiska kulturen är en viktig faktor, och det är en fördel om du känner dig bekväm med att tala inför publik när det krävs.
För att lyckas i rollen krävs det alltså en person som trivs med att ha mycket kontakt med lärare och akademiker, och som har förmågan att både skriva och planera noggrant. En prestigelös inställning är avgörande för att hantera både större uppgifter, som att förbereda mötesunderlag, och enklare sådana, som att handla blommor och bullar inför möten. Självständighet, flexibilitet, initiativförmåga, lojalitet och gott omdöme är alla egenskaper som väger tungt för att lyckas i denna roll.
Är det dig vi söker?
Vi ser fram emot att läsa din ansökan, varmt välkommen med den redan idag!
Kvalifikationer:
Eftergymnasial utbildning
Bör ha erfarenhet från arbete på myndighet eller högskola/universitet
Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete
Erfarenhet av att hantera kalendrar
God förståelse för administrativa uppgifter på en högskola
Goda kunskaper i Office-programmen
Förmåga att kommunicera obehindrat i tal och skrift, såväl svenska som engelska

Meriterande:
Erfarenhet av Retendo eller ett liknande system
Administrativ utbildning

Omfattning och tillträde
Uppdrag initialt 6 månader via Perido, därefter möjlig överrekrytering till kunden. Start omgående.
Ansökan
Ansökan görs på vår hemsida perido.se/. Klicka på knappen ansök i annonsen för aktuell tjänst och fyll i dina uppgifter samt bifoga CV. Vi rekommenderar att du skickar in din ansökan så snart som möjligt då urval sker löpande. Notera att viss information gällande uppdraget och/eller kundföretaget medvetet kan ha utlämnats från annonsen, först vid kontakt med ansvarig rekryterare får du all information som du behöver.
Ansvarig rekryterare för denna tjänst är Charlotte Crowley som kan nås på mejl charlotte.crowley@perido.se. De flesta frågor eller funderingar kan du hitta svar på under perido.se/vanliga-fragor/. Om du fortfarande inte hittat svaret du söker är du välkommen att kontakta oss på fraga@perido.se så svarar någon av våra rekryteringskommunikatörer dig. Ange alltid tjänstens referensnummer 34803 i ämnesraden. Vänligen notera att vi endast tar emot ansökningar på vår hemsida och att vi inte har möjlighet att svara på hur du ligger till i processen.
Om Perido
Varför heter vi Perido? Det kommer från det latinska ordet Peridoneus som betyder ”väl matchad”. Att matcha vår konsults kompetens och karriärinriktning med våra kunders behov är det vi är allra bäst på! Perido är ett konsult- och rekryteringsföretag inom tjänstemannasektorn som hjälper dig till nästa steg i yrkeslivet och vår vision är att alla ska trivas och vara engagerade på jobbet. Vi har vuxit stadigt sedan starten 2003 och har över 1500 medarbetare över hela landet, varav ett femtiotal arbetar på våra kontor i Stockholm och Göteborg. Som konsult hos oss blir du en viktig del av vår organisation och du växer tillsammans med oss genom att förstärka med din kompetens ute i våra kunders organisationer. Läs mer om oss på Perido: https://perido.se/om-oss/.

Ansök nu

GD-koordinator till Vinnovas generaldirektör

VD-sekreterare
Läs mer Okt 17
Är du en fena på att koordinera, stötta och organisera? Tycker du att det är spännande med nya digitala verktyg som kan effektivisera både ditt och andras arbete? Vinnova, Sveriges innovationsmyndighet, söker nu en proaktiv GD-koordinator till vår generaldirektör Darja Isaksson. Du kommer även att bistå Vinnovas ledningsgrupp och styrelse med stöd.

Vi erbjuder
Vår nuvarande GD-koordinator går i pension till våren och vi söker nu hennes ersättare. Här får du en bred roll med stora möjligheter att själv vara med och påverka tjänstens utformning. Du erbjuds en unik inblick i hur en myndighet styrs och vad som händer i innovationsvärlden. Dessutom medför rollen många spännande kontaktytor och du kommer att arbeta nära vår inspirerande och omtyckta generaldirektör Darja Isaksson, som av nuvarande GD-koordinator beskrivs som ”uppskattande, tillgänglig och öppen för förbättringsförslag”. Som medarbetare på Vinnova arbetar du på en syftesdriven arbetsplats med fokus på de globala hållbarhetsmålen och där engagemanget är stort. 

Vår vision är att vara Sveriges mest attraktiva statliga arbetsgivare. För att nå dit ger vi dig bland annat goda möjligheter till kompetensutveckling, generös friskvård och ett brett utbud av personalaktiviteter. Vi sitter i moderna lokaler i centrala Stockholm och har en öppen, innovativ och samarbetsorienterad kultur. Läs gärna mer om oss och vårt arbetsgivarerbjudande här.

Rollbeskrivning
I rollen som GD-koordinator kommer du att ha ett centralt och mångsidigt uppdrag, där proaktivitet, utveckling och effektivisering av arbetsuppgifterna blir viktiga inslag i hur du tar dig an rollen. Tillsammans med Darja kommer du att utforma din tjänst, vilket på sikt kan innebära mer avancerade arbetsuppgifter och större fokus på projektkoordinering. 

Huvudsakliga arbetsuppgifter:


• Koordinera och planera generaldirektörens kalender och inkomna förfrågningar samt ansvara för hennes mötes- och resebokningar med tillhörande administration.
• Stötta generaldirektören med att ta fram och förbereda underlag till möten och föreläsningar.
• Administrera och planera olika mötesforum, såsom för Vinnovas verksledning och styrelse. Detta innefattar även att plocka fram relevant information, fånga upp viktiga frågor och skriva protokoll samt minnesanteckningar. 
• Hantera och fördela remisser och regeringsuppdrag inom organisationen.
• Automatisera enklare uppgifter och på sikt ta ett större ansvar för att stötta verksledningen med bland annat att koordinera aktiviteter och projekt över tid.
 

Kvalifikationer
Krav:


• Minst ett par års erfarenhet av en liknande roll såsom VD-assistent/GD-assistent, eller ett par års erfarenhet av projektkoordinering av lite större projekt, där du har värderat och sammanställt olika typer av information.
• Erfarenhet av proaktivt förbättringsarbete av arbetsuppgifter, där du själv initierat och genomfört förbättringar.
• Mycket goda kunskaper i svenska och goda kunskaper i engelska i tal och skrift.
• Mycket goda kunskaper i Microsoft Office, särskilt Outlook och Powerpoint, eller en kombination av motsvarande verktyg från Google, Apple eller liknande.
• Vana av och intresse för att arbeta digitalt med moderna verktyg och system.


Meriterande:



• Eftergymnasial utbildning inom ett för tjänsten relevant område, till exempel statsvetenskap, informationsvetenskap, juridik, ekonomi eller projektledning.
• Arbetslivserfarenhet av administration i statlig eller offentlig verksamhet.
• Erfarenhet av koordineringsarbete i innovationssystemet, exempelvis på något lärosäte, i innovationsmiljöer eller på RISE.
 

Personliga egenskaper
När vi anställer lägger vi stor vikt vid motivation och personliga egenskaper.

I rollen som GD-koordinator har du många kontaktytor. I det arbetet är det viktigt att du är bra på att skapa relationer och ge service. Du ligger steget före i planeringen och har förmåga att se och prioritera vad som behöver göras för att underlätta det dagliga arbetet. Tjänsten kräver att du noggrant kan hantera ett brett spektrum av arbetsuppgifter i en föränderlig miljö. Den vi söker tar också själv initiativ till förbättringsmöjligheter och effektiviseringar. 

Vinnova är en lärande organisation och vi ser gärna att även du delar med dig av dina idéer och kunskaper. Våra värderingar: respekt, ansvarstagande och mod genomsyrar ditt dagliga arbete.

Vi söker dig som motiveras av Vinnovas uppdrag att främja en hållbar samhällsutveckling och ett näringsliv som bygger lösningar som är ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbara.

Placering
Vi tillämpar hybridarbete, där våra medarbetare har möjlighet att kombinera arbete hemifrån och på kontoret. Minst hälften av arbetstiden ska förläggas till vårt aktivitetsbaserade kontor på Mäster Samuelsgatan 56, som ligger ett par minuters promenad från Stockholms centralstation.

Anställningsform
Tjänsten är en tillsvidareanställning och vi tillämpar sex månaders provanställning.

Om Vinnova
Vinnova är Sveriges innovationsmyndighet. Vi stärker Sveriges innovationskraft för hållbar tillväxt och samhällsnytta. Läs mer på vinnova.se

Kontakt
Vill du veta mer? Kontakta gärna Annika Vermunt eller Rebecca Berg, som är HR-partners, via vår telefonväxel 08-473 30 00 eller e-post rekrytering@vinnova.se

Vi avböjer all rekryterings- och annonseringshjälp.

Fackliga kontaktpersoner
Företrädare för ST är Lena Dalsmyr 08-473 3161. För SACO är det Karin Stenström 08-473 3152.

Ansökan
Välkommen att ansöka till oss via vår rekryteringsportal senast 2024-11-04. Inför att du skickar in din ansökan vill vi att du läser informationen om vår rekryteringsprocess här och bisysslor här.  Vi eftersträvar en jämn könsfördelning och de kvaliteter som kulturell och etnisk mångfald tillför verksamheten. Vinnova arbetar kompetensbaserat för att främja en objektiv och icke-diskriminerande rekryteringsprocess. Detta innebär bland annat att du inte ska skicka in ett personligt brev och att du kan komma att få göra arbetspsykologiska tester i den här rekryteringen.

Ansök nu

VD-Assistent

VD-sekreterare
Läs mer Aug 26
VD-assistent till Svea KBT
Svea KBT är ett dynamiskt och växande företag inom psykologibranschen, och vi söker nu en driven och engagerad VD-assistent som vill vara med på vår spännande resa framåt. Vi arbetar med att tillhandahålla högkvalitativa psykologiska tjänster och befinner oss i en expansiv fas. Som VD-assistent kommer du att ha en central roll i att stödja vår VD i hennes dagliga arbete och bidra till företagets fortsatta framgång.
Arbetsuppgifter innebär bland annat:
Assistera VD i det dagliga arbetet, inklusive kalenderhantering, mötesbokningar och förberedelser.
Koordinera och planera interna och externa möten samt förbereda mötesmaterial.
Hantera e-post och annan korrespondens å VD:ns vägnar.
Delta i och protokollföra möten, samt följa upp på beslut och åtgärder.
Fungera som kontaktperson mellan VD och övriga anställda, kunder och samarbetspartners.
Utföra administrativa uppgifter såsom rapportering, dokumenthantering och resebokningar.
Vara delaktig i olika projekt och initiativ för att förbättra företagets processer och verksamhet.
Med mera

Vi söker dig som:
Är snabblärd och har en förmåga att snabbt sätta dig in i nya uppgifter och sammanhang.
Är flexibel då arbetsuppgifter kommer vara varierade.
Är fokuserad och har förmågan att hålla flera bollar i luften samtidigt utan att tappa detaljer.
Är prestigelös och inte rädd för att hugga i där det behövs, oavsett om det gäller enkla eller komplexa uppgifter.
Är engagerad och har ett genuint intresse för att stötta och underlätta för VD i hennes arbete.
Har utmärkta kommunikationsfärdigheter, både i tal och skrift, och känner dig trygg med att representera företaget i olika sammanhang.
Är organiserad och har en stark känsla för struktur och ordning.
Har en proaktiv inställning och tar egna initiativ för att lösa problem och förbättra arbetsprocesser.
Har goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.
Har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, gärna inom en snabbväxande verksamhet.

Vi erbjuder:
En spännande och varierande roll i ett företag med stora ambitioner och tillväxtmöjligheter.
Möjligheten att arbeta nära VD och få en djup insikt i företagsledning och affärsutveckling.
En arbetsplats där du har möjlighet att växa och utvecklas tillsammans med oss.
Ett team av engagerade och kompetenta kollegor som arbetar tillsammans för att nå gemensamma mål.

Om du är en driven och strukturerad person som trivs med att arbeta i en snabbföränderlig miljö, är detta tjänsten för dig! Skicka in din ansökan med CV och personligt brev till oss!
Vi ser fram emot att höra från dig!

Ansök nu

VD-assistent inom utbildningssektorn

VD-sekreterare
Läs mer Sep 23
Har du en eftergymnasial utbildning och erfarenhet av att arbeta administrativt inom högskola/universitet eller myndighet? Är du van att arbeta självständigt och vill ha en bred roll med mycket ansvar? Då är det här tjänsten för dig, läs gärna vidare!
Om tjänsten
Perido söker nu en VD-assistent som chefsstöd till en institution inom utbildning. Institutionen leds av en prefekt och är en enskild utbildningsanordnare som utbildar sjuksköterskor och specialsjuksköterskor. Du kommer att arbeta tillsammans med 70 medarbetare på deras kontor i Stockholm.
Dina arbetsuppgifter
I rollen som VD-assistent kommer du att ha en varierad roll som innefattar både administrativa och koordinerande arbetsuppgifter. Din huvudsakliga uppgift består av att stödja prefekten i sitt ledningsuppdrag på institutionen, men även en del andra arbetsuppgifter kan tillkomma vid behov.
Ett urval av dina arbetsuppgifter kommer att vara:
Ge administrativt stöd till prefekten
Stöd i planering och genomförande av institutionsmöten och möten med institutionens ledningsteam, inklusive att sammankalla möten och föra minnesanteckningar och protokollföring
Handlägga och samordna ansökningar om medel för konferenser, språkgranskning och kurser för institutionens medarbetare
Projektleda och arrangera evenemang som avslutningshögtid och akademiska högtider i samarbete med rektorsassistenten
Bistå i planering och genomförande av forskningskonferenser, seminarier och disputationer
Handlägga ansökningar och hålla kontakt med medarbetare som ansöker om högskolepedagogisk utbildning
Sammanställa statistik kring publikationer och doktoranders progression
Hantera fakturor och godkänna dem i systemet Visma
Administrera och samordna rekryteringsprocesser samt bistå i anställningsärenden
Stödja arbetet med medarbetarinformation på medarbetarportalen
Koordinera onboarding och offboarding av medarbetare och doktorander
Ansvara för intern kommunikation och redaktörskap på medarbetarportalen

Dina egenskaper
Rollen är central inom institutionen och kräver därför god kommunikations- och samarbetsförmåga, då du kommer att vara förbindelsen mellan flera olika kontaktytor inom institutionen. Förståelse för den akademiska kulturen är en viktig faktor, och det är en fördel om du känner dig bekväm med att tala inför publik när det krävs.
För att lyckas i rollen krävs det alltså en person som trivs med att ha mycket kontakt med lärare och akademiker, och som har förmågan att både skriva och planera noggrant. En prestigelös inställning är avgörande för att hantera både större uppgifter, som att förbereda mötesunderlag, och enklare sådana, som att handla blommor och bullar inför möten. Självständighet, flexibilitet, initiativförmåga, lojalitet och gott omdöme är alla egenskaper som väger tungt för att lyckas i denna roll.
Är det dig vi söker?
Vi ser fram emot att läsa din ansökan, varmt välkommen med den redan idag!
Kvalifikationer:
Eftergymnasial utbildning
Bör ha erfarenhet från arbete på myndighet eller högskola/universitet
Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete
Erfarenhet av att hantera kalendrar
God förståelse för administrativa uppgifter på en högskola
Goda kunskaper i Office-programmen
Förmåga att kommunicera obehindrat i tal och skrift, såväl svenska som engelska

Meriterande:
Erfarenhet av Retendo eller ett liknande system
Administrativ utbildning

Omfattning och tillträde
Uppdrag initialt 6 månader via Perido, därefter möjlig överrekrytering till kunden. Start omgående.
Ansökan
Ansökan görs på vår hemsida perido.se/. Klicka på knappen ansök i annonsen för aktuell tjänst och fyll i dina uppgifter samt bifoga CV. Vi rekommenderar att du skickar in din ansökan så snart som möjligt då urval sker löpande. Notera att viss information gällande uppdraget och/eller kundföretaget medvetet kan ha utlämnats från annonsen, först vid kontakt med ansvarig rekryterare får du all information som du behöver.
Ansvarig rekryterare för denna tjänst är Charlotte Crowley som kan nås på mejl charlotte.crowley@perido.se. De flesta frågor eller funderingar kan du hitta svar på under perido.se/vanliga-fragor/. Om du fortfarande inte hittat svaret du söker är du välkommen att kontakta oss på fraga@perido.se så svarar någon av våra rekryteringskommunikatörer dig. Ange alltid tjänstens referensnummer 34803 i ämnesraden. Vänligen notera att vi endast tar emot ansökningar på vår hemsida och att vi inte har möjlighet att svara på hur du ligger till i processen.
Om Perido
Varför heter vi Perido? Det kommer från det latinska ordet Peridoneus som betyder ”väl matchad”. Att matcha vår konsults kompetens och karriärinriktning med våra kunders behov är det vi är allra bäst på! Perido är ett konsult- och rekryteringsföretag inom tjänstemannasektorn som hjälper dig till nästa steg i yrkeslivet och vår vision är att alla ska trivas och vara engagerade på jobbet. Vi har vuxit stadigt sedan starten 2003 och har över 1500 medarbetare över hela landet, varav ett femtiotal arbetar på våra kontor i Stockholm och Göteborg. Som konsult hos oss blir du en viktig del av vår organisation och du växer tillsammans med oss genom att förstärka med din kompetens ute i våra kunders organisationer. Läs mer om oss på Perido: https://perido.se/om-oss/.

Ansök nu

Senior HR Manager & Executive Assistant

VD-sekreterare
Läs mer Apr 30
Your Dual Role: In this pivotal role, you will navigate the domains of human resources management and executive support, providing a distinctive chance to impact our company's culture and the executive decision-making framework. This position is specifically designed for a nimble and robust professional who excels in the dynamic atmosphere of a company environment and possesses a fervent commitment to developing foundational systems and processes.
HR Leadership Responsibilities:
HR Support: Your role will involve significant HR responsibilities, including coordinating recruitment efforts, facilitating new hire orientations, and managing employee records. Ensuring that HR policies are clearly communicated and adhered to within the company will be a key part of your duties.
Employee Well-being Oversight: You will play a pivotal role in monitoring and enhancing employee satisfaction and well-being. This may involve organizing team-building activities, wellness programs, and addressing any concerns related to the workplace environment.
Internal Communication: Acting as a liaison between the executive team and other departments, you will ensure clear and effective communication within the company. This may include drafting and disseminating internal memos or updates on behalf of the executive team.
Strategic HR Planning: Develop and implement HR strategies that align with our company vision, driving organizational growth and fostering a culture of innovation and excellence.
Talent Acquisition and Development: Lead the charge in attracting, developing, and retaining top talent, ensuring our team is poised to meet the evolving challenges of the aviation IT landscape.


Executive Support Duties:
Project Assistance: Your responsibilities will also include providing assistance or overseeing specific projects, particularly those that are administrative or organizational in nature, to support the company's goals. Ensuring that these projects meet their deadlines and objectives will be crucial.
Efficient Meeting Coordination: Organize and document executive meetings with precision, ensuring that strategic decisions are effectively translated into actionable plans.
Seamless Internal Communication: Act as a vital link between the leadership team and the rest of the organization, facilitating clear and effective communication channels.
Contract and Document Management: You will review and manage contracts and other important documents, ensuring that they are properly organized, filed, and accessible for review by the executive team or relevant parties as needed.
Stakeholder Engagement: Engaging with key stakeholders, such as investors, clients, and partners, will be part of your role. Ensuring their inquiries and concerns are addressed promptly and professionally is essential for maintaining strong relationships.
Confidentiality and Discretion: Handling sensitive information with the utmost confidentiality and discretion is critical, especially given the highly regulated nature of the aviation industry. Your ability to maintain confidentiality will be of paramount importance.

Why You Could Be the Ideal Candidate: Your unique blend of HR expertise and executive support skills, combined with your adaptability and pioneering spirit, makes you the perfect fit for our company. You are not just looking for a job; you are seeking to make a mark in an emerging field, ready to tackle the challenges and seize the opportunities that come with a rapidly growing company.
Step Into a Role That Matters: If you are driven by the prospect of playing a crucial role in a company that is set to redefine the aviation IT industry, we would love to hear from you. Apply now to become our Senior HR Manager & Executive Assistant, and let's embark on this transformative journey together.

Ansök nu

Executive Assistant till Johnson&Johnson i Uppsala

VD-sekreterare
Läs mer Okt 10
Är du en VD-Assistent / Executive Assistant och söker en ny utmaning? Har du erfarenhet av att arbeta i en assisterande roll, älskar att leverera service i världsklass och vara spindeln i nätet? Då har vi uppdraget för dig hos vår kund Johnson & Johnson i Uppsala med start i oktober! 

Om uppdraget
Som VD-Assistent / Executive Assistant hos vår kund kommer du få en nyckelroll där dina övergripande arbetsuppgifter innebär att assistera, supportera och underlätta arbetet för Site Director samt övriga i ledningen på siten i Uppsala.

Dina arbetsuppgifter kommer bla vara:
• Stötta Site Director och ledning med administration kring presentationsmaterial, resebokningar, e-posthantering etc
• Kalenderhantering samt koordinering av möten
• Förbereda och planera presentationer
• Vara sammanhållande och säkerställa att möten fungerar genom att förbereda, samla in och säkerställa material, närvara vid möten och föra protokoll samt följa upp beslut.
• Hålla ihop informationsflödet genom kommunikation med chefer och medarbetare inom organisationen
• Övrigt förekommande administration

Detta är ett konsultuppdrag via oss på Adecco med tillsättning omgående. Uppdraget beräknas initialt pågå i 6 månader med goda möjligheter till förlängning.

Om dig
Vi söker dig med erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Du har stort fokus på kvalitet och är bra på att prioritera. Som person är du självgående och handlingskraftig och van att hantera många pågående uppgifter samtidigt. Du är en duktig problemlösare, flexibel och prestigelös samt trivs att jobba i en miljö där man inte kan planera allt. Eftersom du kommer att ha många kontaktytor vi vill att du är bra på att samarbeta samt en smidig kommunikatör med hög servicekänsla som både kan anpassa dig efter situationen men som också kan sätta ner foten när det behövs. Relationsskapande, nätverkande och hantering av stora mängder information tillhör vardagen.

Viktigt för tjänsten
• Tidigare erfarenhet av att arbetat som Executive Assistant, Chefsassistent eller någon annan liknande roll
• Självständig, motiverad och driven
• Utmärkt kommunikationsförmåga i svenska och engelska, så väl i tal som skrift
• Förmåga att arbeta noggrant och effektivt under press
• Noggrann men samtidigt inte rädd för att fatta beslut
• Trygg att integrera med ett stort spektrum av människor interagera och externt, i olika situationer

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet! 

Kontaktuppgifter
Har du några frågor om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare:
Amila Dresevic på amila.dresevic@adecco.se eller 073 684 78 61.

Välkommen med din ansökan!

Sökord
executive assistant, chefsassistent, office manager, Adecco, Uppsala, Johnson&Johnson;, läkemedelsföretag, life science

Ansök nu

Ledningsassistent sökes till Sveriges Aktiesparares Riksförbund!

VD-sekreterare
Läs mer Sep 12
Är du en strukturerad och initiativrik person som trivs i en varierad och dynamisk arbetsmiljö? Här får du chansen att arbeta nära ledningsgruppen och spela en nyckelroll i organisationens viktiga uppdrag. Här väntar en spännande roll som assistent med stora möjligheter att vara med och påverka och utvecklas.
Om tjänsten
Vi på Perido söker nu en ledningsassistent till vår kund Sveriges Aktiesparares Riksförbund. Aktiespararna är en medlemsorganisation som gör det enklare för människor att spara i aktier och fonder. De erbjuder oberoende kunskap och objektiva ekonomiska råd för att förenkla sparandet och minska kostnader. Deras mål är att skapa trygghet i aktiehandel och hjälpa alla, oavsett bakgrund, att förverkliga sina spardrömmar. Du utgår från kontoret beläget i centrala Stockholm, med möjlighet att arbeta på distans ca 3 dagar i veckan.
Dina arbetsuppgifter
Som ledningsassistent kommer du att arbeta nära ledningsgruppen och ha ett brett ansvarsområde med varierande arbetsuppgifter. Du agerar kontaktperson gentemot leverantörer för beställningar av exempelvis kontorsmaterial och IT, samt ansvarar för den allmänna skötseln av kontoret och trivselrutiner. Du planerar och samordnar personalmöten, bokar luncher och hanterar logistiken kring interna och externa evenemang. Du deltar på fysiska events där du är kontaktperson för bolagen på eventen. Du hjälper medlems-service vid högt tryck med inkommande samtal och mejl, skicka ut välkomstbrev samt förbereda och administrera utskick till lokalavdelningarnas träffar/aktiviteter. Du stöttar VD med bokningar och Outlook kalender. Dessutom stödjer du styrelsen och chefsjuristen med administrativa uppgifter som att boka rum och planera strategidagar, samt hjälper till med administration kopplad till bolagsstämmor och bolagsutskottet vid behov.
Dina egenskaper
För att trivas i rollen som ledningsassistent bör du vara en handlingskraftig person som trivs i en dynamisk miljö där ditt arbete har stor betydelse. Du behöver vara bra på att hantera flera uppgifter samtidigt och ha förmågan att prioritera effektivt. Noggrannhet och lyhördhet är viktiga egenskaper, liksom att vara kommunikativ, självständig och kunna ta egna initiativ för att driva arbetet framåt.
Är det här en utmaning du vill ta dig an?
Vi ser fram emot att läsa din ansökan, varmt välkommen med den redan idag!
Kvalifikationer:
Flera års erfarenhet av att arbeta i en assisterande tjänst
En god administrativ förmåga och du kan hantera flera olika arbetsuppgifter parallellt
God systemvana och erfarenhet av att arbeta i Office-paketet
Förmåga att kommunicera obehindrat i tal och skrift

Omfattning och tillträde
Heltid, uppdrag initialt 6 månader via Perido, därefter möjlig överrekrytering till kunden. Start så snart som möjligt.
Ansökan
Ansökan görs på vår hemsida perido.se/. Klicka på knappen ansök i annonsen för aktuell tjänst och fyll i dina uppgifter samt bifoga CV. Vi rekommenderar att du skickar in din ansökan så snart som möjligt då urval sker löpande. Notera att viss information gällande uppdraget och/eller kundföretaget medvetet kan ha utlämnats från annonsen, först vid kontakt med ansvarig rekryterare får du all information som du behöver.
Ansvarig rekryterare för denna tjänst är Amanda Delvén som kan nås på mejl amanda.delven@perido.se. De flesta frågor eller funderingar kan du hitta svar på under perido.se/vanliga-fragor/. Om du fortfarande inte hittat svaret du söker är du välkommen att kontakta oss på fraga@perido.se så svarar någon av våra rekryteringskommunikatörer dig. Ange alltid tjänstens referensnummer 34788 i ämnesraden. Vänligen notera att vi endast tar emot ansökningar på vår hemsida och att vi inte har möjlighet att svara på hur du ligger till i processen.
Om Perido
Varför heter vi Perido? Det kommer från det latinska ordet Peridoneus som betyder ”väl matchad”. Att matcha vår konsults kompetens och karriärinriktning med våra kunders behov är det vi är allra bäst på! Perido är ett konsult- och rekryteringsföretag inom tjänstemannasektorn som hjälper dig till nästa steg i yrkeslivet och vår vision är att alla ska trivas och vara engagerade på jobbet. Vi har vuxit stadigt sedan starten 2003 och har över 1500 medarbetare över hela landet, varav ett femtiotal arbetar på våra kontor i Stockholm och Göteborg. Som konsult hos oss blir du en viktig del av vår organisation och du växer tillsammans med oss genom att förstärka med din kompetens ute i våra kunders organisationer. Läs mer om oss på Perido: https://perido.se/om-oss/.

Ansök nu

VD Assistent sökes till framtida uppdrag

VD-sekreterare
Läs mer Sep 3
Om tjänsten:

Som VD Assistent kommer du att spela en nyckelroll till våra kunder och stödja deras ledningsgrupp i att uppnå sina mål. Du kommer att ha ansvar för att organisera och hantera VD´ns dagliga arbete samt bidra till en smidig och effektiv verksamhet. Tjänsten kan variera beroende på kund och uppdrag.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer att innefatta:

- Planera och koordinera möten och evenemang.
- Hantera kommunikation och korrespondens för VD och ledningsgruppen.
- Assistera med rapportering och presentationsmaterial.
- Ansvara för att schemaläggning och resor hanteras effektivt.
- Övriga administrativa uppgifter som stödjer företagets verksamhet.

Tjänsten som VD Assistent är ett konsultuppdrag för framtida uppdrag via Adecco.

Om dig:
Vi söker dig med relevant bakgrund och erfarenhet som VD Assistent eller liknande roll. Du bör ha en gedigen utbildning inom administration eller management, samt vara van vid att arbeta självständigt och proaktivt. Dina personliga egenskaper inkluderar god kommunikationsförmåga, organisatorisk skicklighet och förmågan att hantera konfidentiell information med integritet.

Viktigt för tjänsten är att du är flexibel, lösningsorienterad och har förmågan att prioritera uppgifter effektivt.

Vi har förmånen att samarbeta med en mängd olika företag och organisationer inom olika branscher. Som VD Assistent kan du förvänta dig att arbeta i en dynamisk miljö och bidra till att våra kunder når sina mål.

Kontaktuppgifter:
Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare via jesper.jenefjard@adecco.se

För frågor angående registrering eller andra ärenden, vänligen kontakta vår support via info@adecco.se.

Välkommen med din ansökan!

Sökord:
VD Assistent, Executive Assistant, Administration, Ledningsstöd, Koordination, Rekrytering, Adecco

Ansök nu

Senior HR Manager & Executive Assistant

VD-sekreterare
Läs mer Apr 24
Your Dual Role: In this pivotal role, you will navigate the domains of human resources management and executive support, providing a distinctive chance to impact our company's culture and the executive decision-making framework. This position is specifically designed for a nimble and robust professional who excels in the dynamic atmosphere of a company environment and possesses a fervent commitment to developing foundational systems and processes.
HR Leadership Responsibilities:
HR Support: Your role will involve significant HR responsibilities, including coordinating recruitment efforts, facilitating new hire orientations, and managing employee records. Ensuring that HR policies are clearly communicated and adhered to within the company will be a key part of your duties.
Employee Well-being Oversight: You will play a pivotal role in monitoring and enhancing employee satisfaction and well-being. This may involve organizing team-building activities, wellness programs, and addressing any concerns related to the workplace environment.
Internal Communication: Acting as a liaison between the executive team and other departments, you will ensure clear and effective communication within the company. This may include drafting and disseminating internal memos or updates on behalf of the executive team.
Strategic HR Planning: Develop and implement HR strategies that align with our company vision, driving organizational growth and fostering a culture of innovation and excellence.
Talent Acquisition and Development: Lead the charge in attracting, developing, and retaining top talent, ensuring our team is poised to meet the evolving challenges of the aviation IT landscape.


Executive Support Duties:
Project Assistance: Your responsibilities will also include providing assistance or overseeing specific projects, particularly those that are administrative or organizational in nature, to support the company's goals. Ensuring that these projects meet their deadlines and objectives will be crucial.
Efficient Meeting Coordination: Organize and document executive meetings with precision, ensuring that strategic decisions are effectively translated into actionable plans.
Seamless Internal Communication: Act as a vital link between the leadership team and the rest of the organization, facilitating clear and effective communication channels.
Contract and Document Management: You will review and manage contracts and other important documents, ensuring that they are properly organized, filed, and accessible for review by the executive team or relevant parties as needed.
Stakeholder Engagement: Engaging with key stakeholders, such as investors, clients, and partners, will be part of your role. Ensuring their inquiries and concerns are addressed promptly and professionally is essential for maintaining strong relationships.
Confidentiality and Discretion: Handling sensitive information with the utmost confidentiality and discretion is critical, especially given the highly regulated nature of the aviation industry. Your ability to maintain confidentiality will be of paramount importance.

Why You Could Be the Ideal Candidate: Your unique blend of HR expertise and executive support skills, combined with your adaptability and pioneering spirit, makes you the perfect fit for our company. You are not just looking for a job; you are seeking to make a mark in an emerging field, ready to tackle the challenges and seize the opportunities that come with a rapidly growing company.
Step Into a Role That Matters: If you are driven by the prospect of playing a crucial role in a company that is set to redefine the aviation IT industry, we would love to hear from you. Apply now to become our Senior HR Manager & Executive Assistant, and let's embark on this transformative journey together.

Ansök nu

Administrativ Assistent till Euroclear – en nyckelroll i finansvärldens ...

VD-sekreterare
Läs mer Sep 9
Är du en självgående och driven administratör som söker en dynamisk och central roll i en internationell miljö? Euroclear Sweden, en hörnsten i den svenska finansmarknaden, letar nu efter en administrativ assistent med exceptionell talang, är det du?
ArbetsbeskrivningVi söker en administrativ assistent för en varierad och spännande roll. Fram till sommaren 2025, under nuvarande assistentens föräldraledighet, kommer du att arbeta nära Euroclear Swedens VD, Roger Storm, som hans administrativa assistent. Därefter kommer du att stötta bolagets ledningsgrupp. Du kommer att vara en nyckelspelare i organisationen, där du ansvarar för att underlätta VD och ledningens arbete genom att koordinera möten, hantera kommunikation, och driva projekt framåt. Utöver att du kommer ha ett nära samarbete med Kerstine när hon är tillbaka från föräldraledigheten kommer du även ha ett tajt samarbete både med Yesmina, Euroclears Head of Workplace and Admin, och med hennes team Workplace Experience, teamet som bl a. tar hand om Euroclears egna reception.Dina huvudsakliga ansvarsområden:
Administrativt stöd: Hantera kalendrar, planera och organisera möten, hantera researrangemang och förbereda mötesmaterial – alltid med en fingertoppskänsla för detaljer.
Möteskoordinering: Från ledningsmöten till externa evenemang, du säkerställer att allt flyter på genom att samordna, förbereda och följa upp möten och åtgärdspunkter.
Projektledning: Med din hjälp planeras och genomförs strategiska initiativ och specialprojekt som driver organisationen framåt.
Kommunikation och samordning: Du skapar och redigerar korrespondens, presentationer och rapporter, samtidigt som du agerar som en ambassadör för VD och ledningsgruppen.
Operationellt effektivitetsarbete: Du identifierar och genomför förbättringar i våra kontorsprocesser, samtidigt som du hanterar budgetar och fakturor med precision.


Kvalifikationer och egenskaperVi söker dig som är en administrativ stjärna – proaktiv, med stark prioriteringsförmåga och prestigelös i ditt sätt att arbeta. Du har tidigare erfarenhet av att stödja en VD eller högsta ledningen och trivs med den variation av uppgifter som rollen innebär. Din förmåga att hantera flera saker samtidigt och ditt lugn under press är imponerande.Du är också en person med hög integritet, och du förstår vikten av diskretion. Som en ”gatekeeper” navigerar du skickligt i vilka möten och dialoger som är mest kritiska. Dessutom vågar du uttrycka din åsikt och stå upp när situationen kräver det. Din nyfikenhet driver dig att ständigt utvecklas både professionellt och personligt.Du behärskar svenska och engelska flytande, i både tal och skrift, och är mycket van vid Office-paketets verktyg. Kort sagt, du är en proaktiv problemlösare som kombinerar hög integritet med professionalism!

Du erbjudsEn unik möjlighet att spela en central roll i en organisation som står i hjärtat av den svenska finansmarknaden. Hos Euroclear får du arbeta nära en driven VD och en engagerad ledningsgrupp. Vi erbjuder en arbetsplats med stark sammanhållning, låg personalomsättning och en kultur som verkligen värdesätter work-life balance.

Om företagetEuroclear Sweden har varit en central aktör på den svenska finansmarknaden i över 50 år och är en del av den internationella Euroclear-koncernen sedan 2008. Med det digitala värdepapperssystemet hanterar företaget avvecklingen av värdepapper och pengar, vilket innebär att Euroclear står i centrum för den dagliga handeln på Stockholmsbörsen och andra marknadsplatser.På Euroclear Swedens kontor, vilket återfinns i mycket fina och ytterst centralt placerade lokaler, arbetar ca 150 personer och även många konsulter.Frågor och kontakt I denna rekrytering samarbetar Euroclear med Amendo. Vid frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Talent Recruitment Manager Margaretha Palmbäck på margaretha.palmback@amendo.se. Då vi träffar kandidater löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, 4 oktober, är du varmt välkommen att söka tjänsten så snart som möjligt. Vi ser fram emot din ansökan!

#administration
#LI-MP1

Ansök nu

Executive Assistants till framtida interimsuppdrag!

VD-sekreterare
Läs mer Sep 2
Vi på Jurek vill gärna komma i kontakt med dig som är intresserad av interimsuppdrag som Executive Assistant.

Vi samarbetar med flera kunder i Stockholmsområdet som av olika anledningar är i behov av support från skickliga Executive Assistants. Vår kundkrets består till stor del av organisationer inom Professional Services men även av andra små- till mellanstora bolag som har behov av administrativ support till managementteam, ledningsgrupp och styrelse.

Vi söker dig som har gedigen erfarenhet inom rollen som Executive Assistant och är skicklig i din administrativa support. Du är en person som trivs med att arbeta konsultativt – du är van vid att arbeta självständigt och sätter dig snabbt in i nya områden och situationer. Hos våra kunder har du möjlighet att bredda din kompetens och fortsätta utvecklas i din yrkesroll.

Din intresseanmälan
Jurek erbjuder dig som konsult spännande utmaningar där du ges möjlighet att utvecklas inom din roll. Vi värnar om dig som konsult och strävar efter långsiktiga samarbeten både med kunder och konsulter. Som konsult hos oss ges du, förutom spännande uppdrag, möjlighet att dela din resa med andra konsulter. Vi anordnar regelbundet tillfällen för er att mötas genom seminarier och roliga konsultaktiviteter. Självklart kommer du också ha en dedikerad kontaktperson hos oss på Jurek, som finns där som bollplank och stöd. Du kan själv välja om du vill samarbeta med oss som underkonsult eller föredrar en anställning hos oss – där vi förstås erbjuder kollektivavtal.

Uppdragen kan variera i längd och omfattning. Idag består vår kundkrets i första hand av små och medelstora företag och organisationer, både nationella och internationella, med höga krav på både medarbetare och leverantörer. Engagemang är ett nyckelord för oss. Vi älskar vårt jobb och vi vill arbeta med människor som känner likadant.

Är du intresserad av att höra mer om våra konsultuppdrag och hur det är att jobba via oss, kontakta ansvarig konsultchef Evelina Thimper på evelina.thimper@jurek.se.

När du registrerar dina uppgifter nedan hamnar du i vårt nätverk av konsulter och kan då matchas med uppdrag som kommer in till oss på Jurek. Även om du inte hör av oss direkt kan du fortfarande vara aktuell för framtida konsultuppdrag.

Vi ser fram emot din kontakt snarast möjligt!

Ansök nu

VD-assistent till Hummeltorp

VD-sekreterare
Läs mer Aug 28
Hummeltorp brinner för att göra skillnad i världen för framtida generationer. Det handlar i första hand om hållbar och klimatsmart återvinning. Företaget befinner sig i en omfattande tillväxtfas, och växer både nationellt och internationellt. Hummeltorps VD, Christer, behöver en assistent som han kan kroka arm med. Klappar ditt hjärta lite extra för miljö och hållbarhet? Då är detta rollen för dig!
 
Om rollen
I rollen som VD-assistent kommer du vara Christers högra hand. Dagarna kommer att variera men vanligt förekommande arbetsuppgifter är: Förbereda och administrera kring möten, det vill säga inbjudningar, agendor, material, protokoll och uppföljning
Ansvara för kalenderhantering, mötesbokning och logistik kring resor
I samråd med VD prioritera och hantera mejl och samtal
Planera och administrera konferenser, events, seminarier och möten
Ta fram dokument, presentationer och liknande i Powerpoint, Word, Excel

 
Vem söker vi?
Vi söker dig som känner dig trygg i rollen som VD-assistent eller Executive Assistant och har arbetat i en liknande roll i en internationell miljö i några år. Kanske har du ett intresse för miljö och hållbarhetsfrågor då Hummeltorp ligger i framkant i dessa frågor i branschen.

Du är van vid att arbeta i en snabbrörlig miljö där du ibland behöver ställa om fort vilket gör att du behöver vara flexibel både i ditt arbetssätt och var du geografiskt behöver befinna dig. Det kan vara både på kontoret i centrala Stockholm eller på anläggningen i Grödinge.

Som person ser vi att du är framåt, självgående och prestigelös. Du har integritet och är professionell i ditt bemötande och arbetssätt. Här kommer du även att få sätta upp rutiner, processer och jobba med digitalisering så du behöver vara en vän av ordning och reda.

Du känner dig trygg i hela Officepaketet och är flytande i både svenska och engelska, i tal och skrift. Du innehar B-körkort och har tillgång till bil.
 
Om Hummeltorp
Hummeltorp Sverige AB är ett företag inom den cirkulära ekonomin som växer fort både nationellt och globalt. Vi utvecklar flera världsunika metoder och tekniker inom återvinning, masshantering och vattenrening.

Med en återvinningsgrad på 96% återvinner vi schaktmassor och jord och ser till att de kan återanvändas någon annanstans. Vi arbetar alltid med miljöns och framtida generationers bästa. Vi har fokus på hållbar och klimatsmart återvinning. Vår huvudanläggning finns i Grödinge, södra Stockholm. För mer information se: www.hummeltorp.se.
 
Vill du veta mer?
I den här rekryteringen samarbetar Hummeltorp med OnePartnerGroup Stockholm. Tjänsten är på heltid med start enligt överenskommelse och du kommer att ha din huvudsakliga arbetsplats vid företagets huvudkontor i World Trade Center i centrala Stockholm. Du behöver vara flexibel att också kunna ta dig och jobba från Hummeltorps anläggning utanför Tullinge i södra Stockholm.

Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta ansvariga rekryteringskonsulter Josefine Blomkvist på josefine.blomkvist@onepartnergroup.se eller Emelina Sjösten på emelina.sjosten@onepartnergroup.se.

Vänta inte med att skicka in din ansökan då vi går igenom ansökningarna löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum. Vi tar inte emot ansökningarna via mejl.

Om du går vidare i processen kommer du att få genomföra två arbetspsykologiska tester för att vi ska kunna göra den bästa matchningen av kandidater.

Vi ser fram emot att läsa din ansökan!

Ansök nu

Vd-assistent till Sophiahemmet

VD-sekreterare
Läs mer Sep 16
Beskrivning
Vill du stötta vd och ledningen på Sophiahemmet och samtidigt bidra till framtidens hälsa, vård och omsorg? Brinner du för att skapa struktur, effektivitet och en smidig arbetsdag för din chef? Då kan denna roll vara perfekt för dig!

Vi söker dig som är trygg och erfaren i rollen som vd-assistent.

Du har arbetat i en liknande roll tidigare och kanske har du redan ett intresse för hälso- och sjukvårdsfrågor samt högskolefrågor, som är Sophiahemmets kärnverksamheter. Hos oss får du ett omväxlande och utvecklande arbete tillsammans med ca 300 engagerade och kompetenta medarbetare.

Arbetsuppgifter
Som vd-assistent spelar du en nyckelroll i att stödja både vd och ledningsgruppen. Du kommer att ansvara för att organisera och hantera vd:s dagliga arbete och bidra till en effektiv verksamhet. Arbetsdagarna kommer att variera, men vanligt förekommande uppgifter är:

- Ta fram dokument och presentationsmaterial i PowerPoint, Word, Excel.
- Planera och koordinera möten, seminarier och andra event.
- Hantera kommunikation och korrespondens.
- Assistera med rapportering och sammanställa underlag för lednings- och styrelsemöten.
- Ansvara för effektiv kalenderhantering och resor.
- Utföra övriga administrativa uppgifter som stödjer Sophiahemmets verksamhet. 



Kvalifikationer
För att trivas och lyckas i rollen ser vi att du:

- Har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, gärna som assistent till ledande befattningshavare.
- Är en skicklig organisatör som kan hantera flera parallella uppgifter utan att tappa överblick eller precision.
- Har en stark förmåga att prioritera och arbeta självständigt, men är också en lagspelare som bidrar till ett positivt arbetsklimat.
- Behärskar svenska flytande och har goda kunskaper i engelska, både i tal och skrift.
- Har hög digital kompetens och är van att arbeta i Microsoft Office 365.
- Är lösningsorienterad, proaktiv och har en hög känsla för integritet och konfidentialitet. 

Vi ser även att du är självgående, prestigelös och trivs med att sätta upp rutiner och processer. Du har ett strukturerat arbetssätt och är flexibel i en miljö där förändringar sker snabbt. Meriterande är om du har en eftergymnasial utbildning från högskola eller yrkeshögskola.

Villkor
Vi erbjuder:

Hos oss får du:

- Möjlighet att utvecklas både personligt och professionellt i en dynamisk organisation.
- Samverka med kollegor inom Sophiahemmets tre kärnområden: sjukhus, högskola och fastighetsverksamhet.
- Hälsofrämjande förmåner som friskvårdsbidrag, sjukvårdsförsäkring, personalmatsal.

Vill du bli en del av ett engagerat team och en spännande arbetsplats med stora utvecklingsmöjligheter? Ansök redan idag! Sista ansökningsdag är 30 september.  





Sophiahemmet ideell förening bedriver sjukvård, utbildning och forskning i nära samverkan sedan 1884. Inom Sophiahemmet AB, ett helägt dotterbolag till Sophiahemmet, ideell förening, ingår Sophiahemmet Sjukhus som bedriver högkvalitativ specialistvård i samverkan mellan ett trettiotal självständiga vårdgivare. Därutöver ingår även Sophiahemmets affärsområde fastighet med uppdrag att ansvara för drift och utveckling av sjukhusets fastigheter och tjänster till områdets hyresgäster. Sophiahemmet Högskola är en ledande aktör inom utbildning och forskning inom hälsa, vård och omsorg. Högskolan erbjuder utbildning på grund, avancerad och forskarnivå.

Arbetet på Sophiahemmet vägleds av följande värdegrund; Professionalism, Engagemang, Tillgänglighet och Tradition. Verksamheterna är belägna på Valhallavägen i Stockholm. Mer information hittar du på www.sophiahemmet.se.

Ansök nu

Executive assistant sökes

VD-sekreterare
Läs mer Sep 12
Om tjänsten
Som Executive Assistant kommer du att arbeta i en snabb och dynamisk miljö, där du kommer att stötta 2-3 seniora ledare med planering, mötesarrangemang, samt organisering av event och teamaktiviteter. Du blir en viktig del av ett engagerat team som verkar inom strategi och marknadsoperationer, och kommer att vara placerad i centrala Stockholm.

I din roll som Executive Assistant kommer dina huvudsakliga arbetsuppgifter innebära:

• Planera och koordinera möten för seniora ledare
• Organisera både interna och externa event samt sociala aktiviteter
• Säkerställa att kontoret är välorganiserat och fungera som en kontaktperson för interna och externa parter

Tjänsten som Executive Assistant är ett vikariat med start 1 oktober 2024 och förväntas pågå till 30 juni 2025.
Om dig
Vi söker dig som har gedigen erfarenhet av att stötta seniora ledare i en högpresterande miljö. Du har tidigare arbetat som assistent i roller där struktur, effektivitet och proaktivitet varit avgörande för framgång. Du trivs i en miljö med högt tempo och har en naturlig förmåga att hålla ordning och prioritera.

Vidare ser vi att du är en social och kommunikativ person som är duktig på att skapa relationer och har lätt för att samarbeta med andra.

Viktigt för tjänsten är:

• Erfarenhet av att assistera seniora ledare
• Förmåga att organisera och genomföra event
• Strukturerad, proaktiv och duktig på att hantera flera uppgifter samtidigt

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.
Om oss
Vi är ett växande bolag med kontor i centrala Stockholm, där du kommer att bli en del av ett engagerat team. Vår arbetsmiljö präglas av högt tempo, innovation och en stark teamkänsla, där alla medarbetare bidrar till vår framgång.
Kontaktuppgifter
Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare via jesper.jenefjard@adecco.se

Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via info@adecco.se.

Välkommen med din ansökan!
Sökord
Executive Assistant, Assistent, Affärsstöd, Stockholm, Tech, Adecco

Ansök nu

Bli en Nyckelspelare i Vårt Team som Koordinator ????

VD-sekreterare
Läs mer Apr 4
Om tjänsten Vi på Wrknest söker en driven och organiserad koordinator som trivs i en roll där de får planera, strukturera och effektivisera våra dagliga rutiner. I denna centrala roll kommer du att vara en ovärderlig resurs för vårt team genom att hantera kalendrar, e-post, möten och resor, samtidigt som du säkerställer att vårt kontor är en välkomnande och trevlig plats för alla.
Dina framtida arbetsuppgifter Du kommer att spela en avgörande roll i att hålla vårt team organiserat och fokuserat på våra mål. Dina arbetsuppgifter inkluderar:
Hantera och underhålla kalendrar och e-post, optimera tid genom proaktiv planering.
Förbereda möten, dagordningar, hålla protokoll och följa upp åtgärdspunkter.
Organisera externa och interna möten samt evenemang.
Äga och utveckla den årliga mötesstrukturen.
Boka affärsresearrangemang, inklusive flyg, transport och logi.
Stödja chefen med vissa personliga behov.

Vi söker dig som är en mästare på att organisera och prioritera i en snabbföränderlig miljö. Du har tidigare erfarenhet av liknande administrativa roller och är van vid att hantera olika uppgifter samtidigt. Kunskaper inom ekonomi och erfarenhet av att hantera kommunikationskanaler är meriterande. Som person är du proaktiv, har ett öga för detaljer och är utmärkt på att kommunicera med olika intressenter på alla nivåer. Att kunna anpassa sig snabbt och hantera förändringar med ett leende är egenskaper som värderas högt.
Övrig information
Start: Omgående, med hänsyn till eventuell uppsägningstid.
Plats: Stockholm, med möjlighet till flexibelt arbete.
Omfattning: Heltid.
Anställningsform: Tillsvidare med provanställning.

Om kunden Vår kund är ett framstående företag som ständigt strävar efter att förbättra och effektivisera sina interna processer. De värdesätter samarbete och öppenhet och ser sina anställda som sin största tillgång. I denna roll får du möjlighet att arbeta nära ledningen och bidra till företagets framgång.
Om Wrknest På Wrknest gör vi inte som alla andra. Vi tror på att hela tiden våga se nya möjligheter och tänka nytt. När vi startade var det för att utmana gamla sätt att rekrytera på. Vi lever i en tid av snabb digital utveckling. Kunskap behöver förnyas kontinuerligt för att vara aktuell. Därför gäller det att kunna ställa om snabbt. Det här gör att vi inte enbart tittar på kandidatens CV vid en rekrytering. Istället ser vi till den samlade potentialen och erbjuder individanpassad upskilling. På så vis kan vi snabbt matcha de kunskapsbehov som finns just nu. Läs mer på www.wrknest.se.

Ansök nu

Bli en Nyckelspelare i Vårt Team som Koordinator ????

VD-sekreterare
Läs mer Apr 19
Om tjänsten Vi på Wrknest söker en driven och organiserad koordinator som trivs i en roll där de får planera, strukturera och effektivisera våra dagliga rutiner. I denna centrala roll kommer du att vara en ovärderlig resurs för vårt team genom att hantera kalendrar, e-post, möten och resor, samtidigt som du säkerställer att vårt kontor är en välkomnande och trevlig plats för alla.
Dina framtida arbetsuppgifter Du kommer att spela en avgörande roll i att hålla vårt team organiserat och fokuserat på våra mål. Dina arbetsuppgifter inkluderar:
Hantera och underhålla kalendrar och e-post, optimera tid genom proaktiv planering.
Förbereda möten, dagordningar, hålla protokoll och följa upp åtgärdspunkter.
Organisera externa och interna möten samt evenemang.
Äga och utveckla den årliga mötesstrukturen.
Boka affärsresearrangemang, inklusive flyg, transport och logi.
Stödja chefen med vissa personliga behov.

Vi söker dig som är en mästare på att organisera och prioritera i en snabbföränderlig miljö. Du har tidigare erfarenhet av liknande administrativa roller och är van vid att hantera olika uppgifter samtidigt. Kunskaper inom ekonomi och erfarenhet av att hantera kommunikationskanaler är meriterande. Som person är du proaktiv, har ett öga för detaljer och är utmärkt på att kommunicera med olika intressenter på alla nivåer. Att kunna anpassa sig snabbt och hantera förändringar med ett leende är egenskaper som värderas högt.
Övrig information
Start: 2024-06-17
Plats: Stockholm, med möjlighet till flexibelt arbete.
Omfattning: Heltid. Uppdraget sträcker sig från 2024-06-17 till 2025-06-17.

Om kunden Vår kund är ett framstående företag som ständigt strävar efter att förbättra och effektivisera sina interna processer. De värdesätter samarbete och öppenhet och ser sina anställda som sin största tillgång. I denna roll får du möjlighet att arbeta nära ledningen och bidra till företagets framgång.
Om Wrknest På Wrknest gör vi inte som alla andra. Vi tror på att hela tiden våga se nya möjligheter och tänka nytt. När vi startade var det för att utmana gamla sätt att rekrytera på. Vi lever i en tid av snabb digital utveckling. Kunskap behöver förnyas kontinuerligt för att vara aktuell. Därför gäller det att kunna ställa om snabbt. Det här gör att vi inte enbart tittar på kandidatens CV vid en rekrytering. Istället ser vi till den samlade potentialen och erbjuder individanpassad upskilling. På så vis kan vi snabbt matcha de kunskapsbehov som finns just nu. Läs mer på www.wrknest.se.

Ansök nu

Executive Assistant till Lyra Financial Wealth

VD-sekreterare
Läs mer Apr 3
Är du en social, prestigelös och lösningsorienterad person med ett öga för detaljer ochförmåga att prioritera och skapa struktur i en dynamisk miljö?Har du erfarenhetfrån assisterande och koordinerande roller samtlockas av möjligheten att vara med på en spännande tillväxtresa inom oberoende finansiell rådgivning? Då kan tjänsten somExecutive Assistant hos Lyra vara nästa steg för dig.
Lyra är ett företag i stark tillväxt som sedan starten 2006 har drivits av målet att hjälpa människor att nå ekonomisk frihet. Teamet består av femton engagerade medarbetare som alla delar en vision om att sätta en ny standard för finansiell rådgivning. Lyra är partnerägt företag som 2023 utnämndes till Gasellbolag av Dagens Industri
OM ROLLEN:Rollen som Executive Assistant är en bred roll med många kontaktytor. Du har ett helhetsansvar för kontoret samt stöttar ledningsgrupp och rådgivaremed såväl övergripandeadministrativa uppgifter som löpande support i det dagliga arbetet.
Du kommer att vara en viktig del i arbetat att se till att kontoret är presentabelt och välfungerande, se över beställningar och inköp samt vara ansvarig för att det finns en väl fungerande setup med leverantörer och samarbetspartners.
Som Executive Assistantingår du i Opertations-teamet, durapporterar till COO samt arbetar i nära samarbete meden kontorsassistent som arbetar deltid.

Executive Assistant arbetsuppgifter utvecklas ständigt utefter verksamhetens behov och förrätt personfinns detgodamöjlighet attvara delaktig i utvecklingsprojekt som underlättar för Lyra att vara Sveriges bästa finansiella rådgivare.
OM DIG:Vi söker dig med tidigare erfarenhet från assisterande och koordinerande roller, gärna i en dynamisk miljö med högt tempo. Du brinner för service och att skapa unika upplevelseoch gör alltid det lilla extra i allt du tar dig för.
Från tidigare roller är du van att ha ett ägandeskap för dina arbetsuppgifter, du ärtrygg medfatta snabba beslut och en av dina styrkor är att alltid ligga steget före.Som person är du glad, engagerad och lösningsorienterad. Du sprider positiv energi kring dig och har lätt för att ta initiativ och hugga i där det behövs.
Rollen kräver att du kommunicerar obehindrat på både svenska och engelska, både i tal och skrift. Kunskap i Franska eller Spanska är meriterande.
ANSÖKAN Hoppas att vi har väckt ditt intresse och att du är nyfiken på att veta mer om rollen. Vi rekryterar löpande så skicka in din ansökan så snart du kan. Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten får du gärna kontakta oss på jobb@switchgame.se
OM SWITCH GAMESwitch Game är rekrytering- och konsultbyrån som gör de krångliga enkelt, superenkelt. Genom att kombinera beprövade metoder med moderna arbetssätt och ny teknik kan vi hitta unika matchningar, snabbt och med hög träffsäkerhet. Vi arbetar alltid tvåvägs och söker kandidater till uppdrag såväl som uppdrag till kandidat vilket skapar en dynamisk organisation med många spännande möjligheter.

Ansök nu

Executive Assistant/Business Support till vår klienti Stockholm

VD-sekreterare
Läs mer Sep 12
Bakgrund
Vi söker en erfaren Executive Assistant/Business Support till vår kund i Stockholm för ett uppdrag på cirka 9 månader som täcker en föräldraledighet.

Du kommer att arbeta i en dynamisk och snabb miljö med både affärs- och digitala specialister, där du stödjer ledare och bidrar till att hålla organisationen välorganiserad.

Arbetsuppgifter
I denna roll kommer du att ha två huvudsakliga ansvarsområden:

- Assistent för seniora ledare
Du kommer att stödja 2-3 seniora ledare med uppgifter som inkluderar:

- Planering och bokning av möten.
- Organisering av interna och externa evenemang.
- Hjälpa till med kommunikation och aktiviteter inom teamen.


- Ansvar för kontorsorganisation och event
Du kommer att ha ansvaret för flera aktiviteter kopplade till att hålla kontoret välorganiserat, inklusive:

- Arrangera externa och interna evenemang.
- Planera sociala sammankomster.
- Bidra till att hålla kontoret i god ordning.


Kvalifikationer
Vi söker dig som har:

- Gedigen erfarenhet av att assistera seniora ledare i högpresterande och snabbföränderliga miljöer.
- Förmåga att organisera team och kontor samt hantera olika uppgifter på ett strukturerat och proaktivt sätt.
- Goda sociala färdigheter och förmåga att kommunicera effektivt.
- Erfarenhet av att planera och genomföra möten, evenemang och aktiviteter.

Villkor
Tjänsten  är en anställning hos Q där du arbetar på uppdrag hos vår klient.

- Startdatum: 1 oktober 2024
- Slutdatum: 30 juni 2025
- Plats: Stockholm

Är du den vi söker? Tveka inte att skicka in din ansökan idag! Vi arbetar med löpande rekrytering och ser fram emot din ansökning 

Q har kollektivavtal och är medlem i branschorganisationen Almega samt i Svenskt Näringsliv. Företaget erbjuder interims- och rekryteringslösningar inom branscherna IT, teknik, administration, ekonomi, industri samt lager/logistik med personallösningar inom olika befattningsnivåer.

Ansök nu

Erfaren Avdelningsassistent/Sekreterare

VD-sekreterare
Läs mer Aug 15
Vi söker en Erfaren Avdelningsassistent/Sekreterare till ett internationellt bolag i Södertälje. Start snarast möjligt, 10 månaders tidsbegränsat uppdrag.


Bolaget/ Avdelning:
Företaget genomgår nu en transformation från att vara en leverantör av lastbilar, bussar och motorer till en leverantör av kompletta och hållbara transportlösningar. Vill du vara med på resan? Vill du hjälpa oss att skapa en kreativ och effektiv miljö där vi tillsammans leder avdelningen mot framtida utmaningar?
Avdelningen System Platform är en växande organisation med idag ca 260 anställda. Vi ansvarar för utvecklingen av företagets elektriska plattform med allt från elektriska komponenter och kablage till den övergripande arkitekturen och verktyg nödvändiga för vår mjukvaruutveckling. Vi är ute på en mycket spännande resa där det kommer att hända många spännande saker framöver.
Uppdraget:
Vi söker nu en avdelningsassistent (10 månaders tidsbegränsat uppdrag), med möjlighet till eventuellt fortsatt arbete inom sektionerna på avdelningen.
Dina arbetsuppgifter:
Som avdelningsassistent kommer du att ha ett stort administrativt ansvar och du kommer att arbeta nära avdelningschefen och stötta i det dagliga arbetet. Genom att självständigt planera chefskalender, förbereda möten och liknande ligger du hela tiden steget före.
Du deltar aktivt i avdelningens ledningsgrupp och ansvarar för avdelningens och ledningsgruppens årskalender och har en helhetsbild. Du bokar avdelningsmöten, chefsmöten, m.m. och ansvarar för förberedelser och genomförande tillsammans med dina kollegor i chefsgruppen. Du är aktiv på olika möten och ansvarar för protokollskrivningen i realtid för personal-, process- och teknikmöten.
Vidare har du en samordnande roll för avdelningens övriga assistenter. Ni jobbar nära med förbättringsarbete och med att utveckla och effektivisera våra administrativa rutiner. Din roll har många kontaktytor och arbetet bedrivs både självständigt och i team, varför teamwork är en viktig beståndsdel för att få arbetet att fungera. Du ingår i R&Ds; assistentnätverk samt E-sektorns, där du är med och utvecklar effektivare arbetssätt.
Din profil:
Som avdelningsassistent har du varierande arbetsuppgifter och kan driva flera parallella aktiviteter. Vi söker dig som har flera års erfarenhet av sekreterar-/administrativt arbete; du ska känna dig trygg och bekväm i rollen.
Du trivs i en roll som är föränderlig och som ställer stora krav på flexibilitet, samt gillar att arbeta med människor i en teknisk miljö. Du är en kreativ problemlösare med god förmåga att utrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska, då vi har många internationella medarbetare och företaget ingår i TRATON koncernen.
Du är inte rädd för att ta för dig och skapa kontaktnät utanför din egen organisation. Som avdelningsassistent har du även kontakt med assistentkollegor inom TRATON-koncernen (MAN och Navistar), så du talar och skriver obehindrat i både svenska och engelska.
Du är strukturerad, organiserad och klarar av att jobba under tidspress, då tempot tidvis är högt. Du har god framförhållning och är väl uppdaterad när det gäller dina arbetsuppgifter och ligger alltid steget före i förberedelserna.
Ett gott ordningssinne, hög integritet och god samarbetsförmåga samt en genuin känsla för service är också viktiga personliga egenskaper. Naturligtvis arbetar du obehindrat i Office 365 (Teams, Sharepoint, Outlook m.m.) och annan modern teknisk utrustning.
Detta är ett konsultuppdrag på heltid via Incluso i Södertälje, rollen kräver 100% on-site i Södertälje. Start är snarast möjligt och uppdraget löper initialt i 10 månader, eventuell möjlighet till förlängning efter det.
Vänligen sök med CV i Word-format och kort motivering på svenska via länken nedan. Vi presenterar kandidater löpande. Ansvarig rekryterare på Incluso är Marianne Nilsson.

Ansök nu

Business Administrator till BoRevision // Stockholm

VD-sekreterare
Läs mer Mar 28
Redo att utvecklas i en flexibel roll på ett ledande och växande revisionsbolag med inriktning bostadsrättsföreningar? Nu söker vi en ny kollega med en stark nyfikenhet och hungrigt driv som vill hjälpa oss att bli hjältar inom revision. Intresserad? Då kanske det är du som kliver in på vårt centrala kontor på Kungsgatan 71 som vår nya Business Administrator!
Om rollen: Hos oss kommer du spela en viktig roll i att driva vår organisation till nya höjder och agera stöttepelare för våra konsulter och ledningsgrupp för att ta oss framåt. Här väntar ett brett spann av uppgifter på dig som trivs med att variera mellan administrativa och operativa uppdrag. Här kommer du nämligen få syssla med alltifrån fakturering och uppföljning av rapporter till leverantör-och kundreskontra. Dessutom kommer du stötta ledningsgruppen i arbetet med att driva bolaget framåt och bidra till en god stämning och sammanhållning på avdelningen genom olika aktiviteter och event. För att trivas och växa hos oss tror vi att du är en prestigelös och framåtlutad person med ett starkt driv att lära dig nya saker. Du tycker om att ha en varierande vardag där du ena stunden kontrollerar en faktura, för att i andra köpa påskägg eller hjälpa till att planera nästa företagsevent. Till sist vill du vara en del av en snabbrörlig start-up miljö där du är med och påverkar med dina idéer och utvecklas tillsammans med bolaget. Vår verksamhet har ett naturligt varierande tempo över året, där du under vårens högsäsongsperiod behöver vara beredd på att lägga i en extra växel, men under sommaren och hösten när det är lugnare kan växla ner med en längre ledighet. På kontoret i Stockholm är vi just nu 12 kollegor som alla jobbar med en stor variation av bostadsrättsföreningar i Stockholm. Är du vår nästa kollega? Sök idag!
Om dig:
Du har en eftergymnasial utbildning.
Några års erfarenhet av liknande roll.
Du är en social och prestigelös person som drivs av att lära dig nya saker.
Du gillar en variation av uppgifter, högt och lågt.
God svenska i både tal och skrift.
Du har god kunskap i Office-paketen.

Om oss: BoRevision är ett familjärt bolag som genomsyras av ledorden förtroende, engagemang, tillgänglighet och samarbete – och på så sätt har vi lyckats vara relevanta i 90 år. På Stockholmskontoret är vi idag 12 personer som jobbar nära och tillsammans för att verka för en tryggare Brf-värld. Tillsammans förändrar vi synen på vikten av revision och förvaltning inom fastighetssektorn. För vi tror att människor som kan kommunicera, trivs och har roligt ihop, kommer att ta sig till oändliga höjder.
Att arbeta här innebär att du kan växa och utvecklas i en trygg och viktig bransch, tillsammans med ett stöttande team. Vill du bli en av oss? Sök idag!
START: 1 september eller enligt överenskommelse PLATS: Stockholm OMFATTNING: Heltid LÖN: Fast lön KONTAKT: Senior Talent Manager Mikaela Ehk, mikaela.ehk@oddwork.se (för frågor om tjänsten, ej ansökningar) URVAL SKER LÖPANDE
Som ledande byrå inom employer branding och rekrytering är vi här för att revolutionera vår bransch, matcha talanger med företagskulturer och stärka organisationers arbetsgivarvarumärken. Nyfiken på att veta mer? Välkommen in iOddworksvärld genom att klicka här eller hitta fler karriärmöjligheter här.

Ansök nu

SFHM söker en GD sekreterare

VD-sekreterare
Läs mer Aug 21
Är du en serviceinriktad person som drivs av att underlätta vardagen för de som leder verksamheten? Gillar du att vara väl förberedd, men även att hantera oförutsedda uppgifter? Är du nyfiken på att delta i utvecklingen av det försvarshistoriska kulturarvet? Då kan vi erbjuda en viktig roll på en spännande arbetsplats.
Statens försvarshistoriska museer (SFHM)
SFHM är en statlig myndighet under Kulturdepartementet som har till uppgift att sprida kunskapen om det svenska försvaret genom tiderna och om försvarets roll i samhällsutvecklingen. I SFHM ingår Armémuseum, Flygvapenmuseum och ett ledningsstöd för myndighetsövergripande frågor samt Försvarets traditionsnämnd. Verksamheten är i huvudsak lokaliserad till Stockholm och Linköping och har ungefär 80 anställda. Med utgångspunkt i vårt uppdrag och vår vision – Livsviktig historia i demokratins tjänst, tillgänglig och angelägen för alla – är SFHM i en spännande utvecklingsfas. För mer information om myndigheten: www.sfhm.se

Om anställningen  
Vi söker nu en sekreterare till myndighetschefen.

        Din viktigaste uppgift är att ge service och stöd till myndighetschefen/GD, som på museer namnges ”Överintendenten” (ÖI). Du har till uppgift att skapa goda förutsättningar för ÖI i det dagliga arbetet med planering, administration och att koordinera olika möten och resor. Du och ÖI kommer arbeta nära varandra för att stämma av i dessa frågor. Rollen är ny, så ÖI och du kommer att kunna utveckla slutlig utformning av roll och ansvar tillsammans. ÖI är din närmaste chef, men du kommer i flera frågor arbeta i team med chefer och medarbetare på Avdelningen för verksamhetsstöd (Ledningsstaben, Strategisk samordning och Kommunikation).

Exempel på arbetsuppgifter:


• Bevaka ÖI:s funktionsmail och kalender, boka resor och hantera annan administration knuten till ledningens åtaganden.
• Sköta administration och planering av möten som ingår i myndighetens styrning t. ex. ledningsgrupp och chefsforum. I detta ingår boka/skicka kallelser med underlag och att föra protokoll.
• Bistå i förberedelser av presentationer inför interna och externa möten.
• Ta fram underlag för beslut och ledningskommunikation.

Arbetsuppgifterna kan även omfatta viss ekonomiadministration, att utreda vissa frågor åt ÖI eller följa upp och hantera samordningen av uppdrag, att söka och samla in data samt att sammanställa underlag av olika slag. Vi ser det som viktigt att du ingår i något GD-sekreterarnätverk eller motsvarande, för att utbyta erfarenheter med kollegor på andra myndigheter som har liknande roller.

Kvalifikationer
Du ska ha:


• utbildning som VD-sekreterare eller likvärdiga kunskaper förvärvade på annat sätt,
• erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete i en stödjande roll för en högre chef eller i central stabsfunktion,
• erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig sektor, gärna vid statlig myndighet,
• mycket goda kunskaper i Officepaketet,
• mycket god förmåga att uttrycka dig i svenska språket i tal och skrift samt
• god förmåga att korrespondera på engelska.

Det är meriterande att ha:


• dokumenterad erfarenhet av och en god förmåga att utveckla, effektivisera och förbättra rutiner för att arbetet ska fungera smidigt.

Förmågor och kompetenser
Som person är du strukturerad, självgående och prestigelös. Du ligger steget före i planering och har förmågan att se och prioritera vad som behöver göras för att underlätta ÖI:s dagliga arbete. Du är även uthållig och van att ta initiativ och hitta lösningar. Du har en hög grad av servicekänsla, integritet och en mycket god samarbetsförmåga.

Du är noggrann och har en god kommunikativ förmåga. Du trivs med varierade och parallella arbetsuppgifter. Du är utvecklingsinriktad, ser och tillvaratar möjligheter till förbättringar och effektivisering i verksamheten. Du har kunskap om och arbetar enligt den statliga värdegrunden. Stor vikt kommer att läggas vid dina personliga egenskaper.

Anställningsvillkor och tillträde
Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid. Vi tillämpar provanställning i sex (6) månader.  Lön efter överenskommelse. Arbetsort: Stockholm. Tillträde snarast möjligt eller enligt överenskommelse.

Ansökan
Välkommen att göra din ansökan på https://sfhm.se/om-sfhm/jobb/   så snart som möjligt dock senast den senast den 11 september 2024. Ansökan ska innehålla CV och en kort presentation av dig själv.

Statens försvarshistoriska museer (SFHM) arbetar aktivt med likabehandling och strävar efter en jämn könsfördelning.

Ansök nu

Executive Assistant to Global Investment Company

VD-sekreterare
Läs mer Mar 22
Are you a flexible, quick-thinking, and solution-oriented individual who thrives in a fast-paced environment and has the ability to prioritize and create structure in a dynamic setting? Do you have experience as an EA and are attracted to the opportunity to work hands-on in a delightful team at one of the leading investment companies? Then the role of Executive Assistant might be the next step for you!

The role offers you a unique opportunity to work in an exciting organization with a global presence and a strong entrepreneurial spirit. The position is a permanent employment, and our client is located in fantastic premises in central Stockholm.

ABOUT THE ROLE:
As an Executive Assistant, you will provide full support to Managers and Directors and manage key administrative functions and third-party interactions to facilitate efficient running of the office, including:

- Calendar management

- Travel management

- Events: responsible for planning and coordinating big and small corporate events from start to finish

- Office coordination: work closely with the office team to ensure efficient daily running of the office and back up when required

- Support other Executive Assistants in the Stockholm office and act as a supportive resource when required

- Support HR with planning new company initiatives and projects

- Maintain and update the internal intranet

- Basic accounting: invoice processing, approval of invoices, etc.

In addition to the above, various ad hoc tasks may arise.

ABOUT YOU:

We are looking for someone with previous experience in assisting and coordinating roles, preferably in an international, fast-paced environment. You are passionate about service and always go the extra mile in everything you do.

You are a confident and stable individual with good self-awareness who feels comfortable working under significant personal responsibility and has an easy time prioritizing and structuring your work. You will have significant ownership of your tasks and need to be confident in making quick decisions, with one of your strengths being to always stay one step ahead.

As a person, you are cheerful, engaged, and solution-oriented. You spread positive energy around you and are quick to take initiative and pitch in where needed.

The role requires you to communicate fluently in both Swedish and English, both verbally and in writing.

APPLICATION
We hope that we have sparked your interest and that you are curious to learn more about the role. We are recruiting continuously, so please submit your application as soon as possible. We do not accept applications via email, but if you have specific questions about the position, feel free to contact us at jobb@switchgame.se

Ansök nu