Chefssekreterare och VD-assistenter m.fl. jobb i Stockholm

About Quant
Quant is the number one partner in supporting the customer journey towards Smart Maintenance. Smart Maintenance is achieved by a systematic maintenance approach with integrated digital tools to drive sustainability, plant performance, cost optimization, and safety. Our success is the result of strong partnerships between Quant and our customers.
For more than 35 years, Quant has been a market leader in industrial maintenance, maintaining and improving the safety, production, and equipment performance for over 400 facilities world-wide. Quant employs 2,700 people and operates at 71 sites across Europe, Middle East, and the Americas.
Job SummaryAs the Executive Assistant to the CEO and CFO, you will play a crucial role in supporting executive leadership through high-level administrative tasks, strategic planning, and effective time management. This position involves coordinating daily activities, managing schedules, organizing meetings, and preparing key documents to ensure smooth executive operations.
Additionally, as Office Manager, you’ll oversee the day-to-day office functions, fostering a productive and organized workplace environment. This dual role requires a proactive, adaptable professional with exceptional communication skills and a commitment to excellence in supporting executive and office operations.
Key Responsibilities
Executive assistant
calendar management
communication with clients and external stakeholders
travel arrangements
meeting arrangements
preparing presentations
managing archives
managing travel reimbursement
supporting the chairman of the board and other board members when needed
supporting the management team with practical tasks
supporting other staff with basic tasks when needed
support to the switchboard Quant AB / Quant Service Sweden

Office management
arranging meeting rooms
coordinating catering
ordering office supplies
contact with landlord, security, cleaning
safety introductions and coordination of safety trainings

Qualifications
We are looking for an experienced Executive Assistant who is fluent in both Swedish and English, with a strong focus on commercial success and customer satisfaction. You possess excellent organizational skills and demonstrate a flexible, confident, and dynamic personality suited to a fast-paced environment. You are thorough and responsible in your work, with a positive attitude and a willingness to adapt to new challenges. Additionally, the candidate we are looking for has a high tolerance for stress and can bring efficiency even in high-pressure situations.Application Process
In this recruitment process, Quant is collaborating with Capega and Recruitment Consultant Magnus Holmqvist. Please apply through the link as soon as possible, as we are continuously reviewing applications. The deadline for applications is the 30th of November. If you have any questions, please contact Magnus Holmqvist at magnus.holmqvist@capega.se
Quant is an equal opportunity employer. We celebrate diversity and are committed to creating an inclusive environment for all employees.

Yourrole: In this important role, you will give top-level support to executives and also handle some human resources tasks. This position is suited for someone who is adaptable, dependable, and thrives in a fast-paced company setting. You should also have a strong dedication to building essential systems and processes.
Executive Support Duties:
Project Assistance: Assist with and oversee administrative and organizational projects to support company goals, ensuring they meet deadlines and objectives.
Efficient Meeting Coordination: Coordinate executive meetings, including organizing and documenting key decisions to support actionable plans.
Seamless Internal Communication: Facilitate effective internal communication between leadership and the rest of the organization.
Contract and Document Management: Review and manage contracts and important documents, maintaining organization and accessibility for the executive team.
Stakeholder Engagement: Engage with stakeholders, including investors, clients, and partners, addressing their inquiries and concerns promptly to foster strong relationships.
Confidentiality and Discretion: Handle sensitive information with discretion, maintaining confidentiality, especially due to the regulated nature of the aviation industry.

HR Assistance:
HR Support: Assist with recruitment efforts, including helping with new hire orientations and maintaining employee records.
Employee Well-being Oversight: Support employee well-being by organizing occasional team activities and wellness programs, and addressing any workplace-related concerns.
Assistance with HR Planning: Provide support for HR planning aligned with company goals, helping to foster a positive and innovative workplace culture.
Talent Acquisition and Development: Contribute to talent acquisition efforts, assisting in attracting and retaining skilled team members.

Why You Could Be the Ideal Candidate: Your strong background in executive support, coupled with your organizational skills and attention to detail, makes you an excellent fit for this role. You bring a proactive approach and a readiness to navigate the fast-paced environment of a growing company. You're not just seeking a position; you're excited to contribute to a dynamic team and play a key role in helping the company achieve its goals.
Step Into a Role That Matters: If you are driven by the prospect of playing a crucial role in a company that is set to redefine the aviation IT industry, we would love to hear from you. Apply now to become our Executive Assistant, and let's embark on this transformative journey together.Application Authenticity Requirement:Please note that the use of AI tools for writing applications is not permitted. We are looking for candidates who can showcase their own skills, experiences, and personal insights in their application. We appreciate your understanding and encourage you to submit an authentic application that reflects your unique qualifications.

Om uppdraget och dig vi söker
Har du arbetat som Executive Assistant och trivs med att navigera i en dynamisk och föränderlig arbetsmiljö?
Vi söker nu en självgående person som kan stötta VD och ledningsgruppen med varierande administrativa och koordinerande uppgifter i en innovativ och teknisk bransch. Din flexibilitet, strukturerade arbetssätt och förmåga att ligga steget före kommer att vara centralt för att du ska lyckas i denna roll.
Tjänsten är ett konsultuppdrag på 50-75 % under 8 månader, med möjlighet till förlängning. Kundens kontor är beläget centralt i Stockholm
Arbetsuppgifter
I denna roll kommer du att ansvara för kalenderhantering, bokning av möten, reseplanering och att förbereda och organisera styrelsemöten och andra viktiga evenemang. Du kommer också att sköta den löpande driften av kontoret, inklusive materialinköp och kontakt med leverantörer. Ditt arbete kommer att vara avgörande för att säkerställa att VD och ledningen får det stöd som krävs för att verksamheten ska fungera smidigt och effektivt.
Vi söker dig som:
Har tidigare erfarenhet av att arbeta som assistent på ledningsnivå
Är van vid att hantera många parallella uppgifter och trivs i en snabb arbetsmiljö
Är strukturerad, noggrann och serviceinriktad
Har goda kunskaper i både svenska och engelska, samt är bekväm med att arbeta i Office-paketet

Kvalifikationer
Minst 2 års erfarenhet i en liknande administrativ eller koordinerande roll
Vana vid att arbeta med konfidentiell information på ett strukturerat sätt

Vi söker en självgående och serviceinriktad person som trivs i ett högt arbetstempo och som är duktig på att hantera flera uppgifter samtidigt.
Vi startar urvalet omgående så sök gärna redan idag!
Om att vara konsult hos People Experience
Högt som lågt och ibland tvära kast tillhör vardagen som konsult – men ruskigt roligt, varierande och lärorikt är det. Som konsult via People Experience välkomnas du med öppna armar in i vår PX-familj med konsultfrukostar, check-ins och bollplank för att du ska känna samhörighet och utbyte, men alltid med fin balans – för att inte göra anspråk på för stor del av din tid. Formen för ditt konsultuppdrag (dvs om du blir underkonsult eller anställd hos PX för det specifika uppdraget) bestämmer du själv!
Vi är alltid intresserade av att komma i kontakt med nya potentiella People, Payroll & FinanceConsultants och utökar dagligen vårt nätverk med förtroendeingivande, prestigelösa och flexibla Professionals med både integritet, ödmjukhet och ett starkt ledarskap. I vårt nätverk finns expertis inom hela området och på alla nivåer. Generalister som specialister, seniora som juniora - och det är precis det som gör det hela så givande.
På People Experience kommer vi alltid göra det lilla extra för att se till att du får en positiv upplevelse i mötet med oss – oavsett om du är kund, konsult, medarbetare eller kandidat. Välkommen att skapa denna upplevelse tillsammans med oss!
Om din ansökan
Vi behandlar alla kandidater lika, var vänlig ansök via annonsen om du är intresserad - all kontakt sker genom vårt rekryteringssystem! Detta för att skapa en fin kandidatupplevelse för samtliga kandidater, samtidigt som vi säkrar en rättvis process för alla!
Vi vill bidra till att alla känner sig likvärdiga på arbetsmarknaden. Vi vill uppmuntra alla, oavsett bakgrund att ansöka!
Vi behandlar din personliga information i enlighet med GDPR. Om du önskar att vi raderar din information gör du det enklast genom att begära det via vår karriärsida "Connect". Har du frågor, kontakta vår systemansvariga Lina Roxenback på lina.roxenback@peopleexperience.se.

People Experience är en personlig, innovativ och högst engagerad boutiquebyrå med enorm passion för att hjälpa kunder, konsulter och kandidater att nå tillväxt och framgång genom rätt matchning inom det område där vår erfarenhet och passion är som störst: People, Payroll & Finance.Med visionen att bli Sveriges ledande boutiqebyrå för People, Payroll & FinanceProfessionals, är vi 100 % specialiserade på målgruppen i vår rekrytering och konsulttillsättning.

Nu söker vi efter Executive Assistants till framtida uppdrag! Vi letar efter personer som vill utvecklas tillsammans med oss och våra kunder. Ta chansen och skicka en spontanansökan så gör vi allt för att hitta den perfekta tjänsten för just dig! Uppdragen vi erbjuder är både på heltid och deltid med potentiell start omgående.
OM ROLLEN
Detta är en spontanansökan till rollen som Executive Assistant. Vi har kunder verksamma i flertalet olika branscher. Vi söker efter kandidater med varierad erfarenhet - med andra ord, har du erfarenhet från rollen som Executive Assistant eller liknande assisterande roll och är redo för nya utmaningar eller vill du påbörja din karriär som Executive Assistant, då är detta perfekt för dig.
VEM ÄR DU?
Du har tidigare arbetslivserfarenhet av rollen somExecutive Assistanteller liknande assisterande roll.
Du trivsi en assisterande roll och är redo för en ny utmaning.
Brinner för att leverera service i världsklass!
Du trivs i en föränderlig och högpresterande miljö.
Du behärskar svenska och engelska obehindrat i både tal och skrift.
Har god datorvana och mycket goda kunskaper i Office-paketet.

Som person är du prestigelös, flexibel och initiativtagande. Vidare har du ett proaktivt arbetssätt och förmåga att hantera flera arbetsuppgifter parallellt.
VAD ERBJUDER VI?
Som anställd på Inte Bara Post Bemanning får du en konsultchef som blir ditt bollplank och coach under hela anställningen. Som konsult blir du också en del i vårt konsultnätverk RPB Insights. RPB Insights ger dig utbildning och utveckling i form av föreläsningar, workshops, nätverksträffar och andra sociala tillställningar. Det ger dig också en möjlighet att träffa andra konsulter.
ÖVRIG INFORMATION
Sök tjänsten genom att klicka på Skicka ansökan. Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals-och intervjufasen.
Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa på rekrytering@rpbemanning.se.Skriv vilken tjänst det gäller i ditt mailoch länka gärna till annonsen.

ArbetsuppgifterTill vår kund söker vi nu en Senior Executive Assistant! I rollen kommer du arbeta i en spännande miljö med högt tempo, och kommer främst ha två huvuduppgifter.
Du kommer dels arbeta som assistent för två-tre seniora ledare och stödja dessa med planering och arrangemang av möten och evenemang samt hjälpa till med teamaktiviteter och kommunikation.Du kommer också arrangera interna och externa evenemang och hålla ordning på kontoret.
Kvalifikationer Du har minst 5 års erfarenhet som Executive Assistant eller liknande roll, där du har stöttat seniora ledare i en snabbföränderlig miljö.
Du har dokumenterad erfarenhet av att hantera komplex kalenderplanering och arrangera möten, events samt affärsresor.
Du är flytande i svenska och engelska i tal och skrift.


Personliga egenskaper För att lyckas i rollen som Senior Executive Assistant är du organiserad och strukturerad samt har ett proaktivt arbetssätt.
Företagspresentation Vår kund är ett känt varumärke inom fordonsindustrin och har snart funnits i 100 år. Det här är ett varumärke för människor som bryr sig om andra människor och världen vi lever i. Här arbetar man proaktivt för en hållbar arbetsplats och miljö. Kultur och mångfald är också ord som kunden värdesätter. Huvudkontoret finns i Göteborg.
Om ossJobBusters är ett auktoriserat personaluthyrnings- och rekryteringsföretag som är inriktade mot tjänstemän och har funnits sen 2011. Vi på JobBusters bryr oss om våra konsulter och vårt mål är alltid att bygga långsiktiga relationer med både konsult och kund. Vårt mål är alltid att matcha våra kunders drömkandidat med våra kandidaters drömjobb!
När du blir en av oss Som konsult hos JobBusters kan du känna dig trygg med ett kollektivavtal i ryggen, tillgängliga konsultchefer och engagerade rekryterare. Du som konsult får även tillgång till vårt nätverk av spännande företag och uppdragsgivare! För oss är det viktigt att du som konsult trivs, känner en trygghet och gemenskap till oss som arbetsgivare. Vi erbjuder tjänstepension, löneväxling och möjlighet till flexpension. Du får även tillgång till vår förmånsportal, där du utöver friskvårdsbidrag har tillgång till mängder av rabatter och erbjudanden inom hälsa, hem och fritid, transport, sjukvård och mycket mer! Ditt välmående är av högsta prioritet för oss och vi erbjuder därför dig som anställd Företagshälsovård för att hantera vardagens alla utmaningar, både på jobbet och i privatlivet.
Lön Enligt överenskommelse.
Tillträde och ansökan Heltid, kontorstider. Vår kund önskar start omkring 2024-10-01 och uppdraget förväntas löpa t.o.m. 2025-06-30.Detta är ett föräldravikariat på omkring 9 månader. Du kommer att vara anställd av JobBusters som konsult hos vår spännande kund. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan (gärna i Word-format).

Vi på The Pace söker nu till vår kund Swedfund, Sveriges utvecklingsfinansiär, en driven VD-assistent för ett spännande och utvecklande konsultuppdrag som löper från april i år till sista augusti 2026, med möjlighet till förlängning.




Om rollen

Som VD-assistent hos Swedfund kommer du i huvudsak ge support till VD samt tillhörande ledningsgrupp. Du kommer tillhöra ett team av dedikerade och engagerade kollegor som arbetar mot samma mål. Du kommer att, utöver support till VD, vara delaktig i ett flertal projekt som rör ledningsgruppen där din koordinerande insats bidrar till en smidig arbetsvardag för både ledning och team. I den här rollen är du mer än ett administrativt stöd – du är en viktig del av det dagliga operativa arbetet. Du kommer kliva in en organisation där assistentrollen är central - på riktigt. Därför vilar ett stort förtroende på personen i denna roll vilket kräver både ett proaktivt, lyhört och lösningsorienterat förhållningssätt.




Arbetsuppgifter

Kalenderhantering och mötesbokningar för VD samt delar av ledningsgrupp.
Prioritera och koordinera kommunikation (mail och samtal) i samråd med VD.
Koordinering och bokning av resor inkl. visum, agendor och material.
Förbereda och administrera möten inklusive inbjudningar, agendor, material, protokoll och uppföljning.
Styrelsekommunikation samt administration och samordning av samtliga styrelsemöten och utskick.
Ta fram presentationer, dokument och rapporter (PowerPoint, Word, Excel).
Planering och administration kring interna och externa möten, konferenser, events och seminarier.
Koordinera ledningsövergripande projekt.
Stötta i utveckling och ledning av interna förbättringsprojekt.
Utläggsredovisning.


 

Kvalifikationer och erfarenheter

Erfarenhet av administrativt stöd i ledningsgrupp eller liknande, gärna inom styrelsearbete.
Vana att arbeta i ett högt tempo och hantera flera arbetsuppgifter samtidigt.
Stark förmåga att koordinera, hålla reda på detaljer och hantera flera intressenter samtidigt.
Tidigare erfarenhet av att arbeta nära företagsledning eller VD.
Mycket goda systemkunskaper i Microsoft Office-paketet (Outlook, Word, PowerPoint, Excel, Teams).
Flytande i både svenska och engelska, tal och skrift.
God kommunikationsförmåga anpassad efter kontexten man verkar i.
Proaktiv, lösningsorienterad och strukturerad med ett öga för detaljer.


 

Personliga egenskaper

Driven, ambitiös och lyhörd för uppdragsgivarens behov och önskemål
Serviceinriktad med stark administrativ skicklighet och sinne för detaljer.
God samarbetsförmåga och förmåga att arbeta självständigt.
Högt fokus på kvalitet och noggrannhet i utförandet av arbetsuppgifter.


 

Om Swedfund

Swedfund är Sveriges utvecklingsfinansiär med uppdrag att bidra till minskad fattigdom genom hållbara investeringar i utvecklingsländer. Swedfund bidrar till genomförandet av Agenda 2030 och Parisavtalet genom att göra investeringar i den privata sektorn och arbeta med tekniska förstudier och kapacitetsuppbyggnad i offentlig sektor. Swedfund arbetar för att skapa arbetstillfällen, öka tillgången till samhällsviktiga tjänster som elektricitet, livsmedel och digital uppkoppling, samt främja innovation och utveckling.

Swedfund präglas av en omtänksam och inkluderande kultur med lika syftesdrivna som resultatorienterade personer där alla får möjlighet att bidra och vara delaktiga. Med högt tempo och ambitiösa kollegor erbjuder Swedfund en stimulerande arbetsmiljö för dig som vill vara en del av att göra världen bättre genom hållbara investeringar.




Vi erbjuder

En central roll i en organisation med ett tydligt uppdrag och meningsfull vision.
Möjlighet att utvecklas i rollen och eventuellt ta på sig nya ansvarsområden. 


 

När du blir en av oss

Som konsult hos The Pace erbjuds du alltid en marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och anslutning till vårt kollektivavtal – inget är viktigare för oss än att du känner dig trygg i din anställning. På samma sätt som vi ställer höga krav på dig som konsult förväntar vi oss också att du ställer höga krav på oss som arbetsgivare. Oavsett vart du befinner dig i din karriär så ska konsultrollen hos The Pace ge dig kunskap och erfarenhet som du kan bära med dig på vägen till nästa spännande utmaning

Wise Professionals är en rekryteringsbyrå som designar, utvecklar och erbjuder hållbara rekryteringslösningar tillsammans med arbetsgivare och kandidater som ställer höga krav. Vi arbetar på uppdrag av Sveriges starkaste varumärken tillsammans med arbetsgivare som månar om sina medarbetares arbetsglädje. Idag finns vi i Sveriges storstadsregioner Stockholm, Göteborg och Malmö.




Om du vill veta mer

Du får gärna kontakta oss om du har frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver. Vi som arbetar med detta uppdrag är Kandidatansvarig Emma Rehn (emma.rehn@wise.se) och Affärsområdeschef Stina Bylund (stina.bylund@thepace.se).

Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Vi ser fram emot att höra från dig!

Är du en erfaren Site Administrator och söker en ny utmaning? Har du erfarenhet av att arbeta i en assisterande roll, älskar att leverera service i världsklass och vara spindeln i nätet? Då har vi uppdraget för dig hos vår kund Johnson & Johnson i Uppsala! 

Om uppdraget
Som Senior Site Administrator hos vår kund kommer du få en nyckelroll där dina övergripande arbetsuppgifter innebär att assistera, supportera och underlätta arbetet för Site Director samt övriga i ledningen på siten i Uppsala.

Dina arbetsuppgifter kommer bla vara:
• Stötta Site Director och ledning med administration kring presentationsmaterial, resebokningar, e-posthantering etc
• Kalenderhantering samt koordinering av möten
• Förbereda och planera presentationer
• Vara sammanhållande och säkerställa att möten fungerar genom att förbereda, samla in och säkerställa material, närvara vid möten och föra protokoll samt följa upp beslut.
• Hålla ihop informationsflödet genom kommunikation med chefer och medarbetare inom organisationen
• Övrigt förekommande administration

Detta är ett konsultuppdrag via oss på Adecco med tillsättning omgående. Uppdraget beräknas initialt pågå i 12 månader med goda möjligheter till förlängning.

Om dig
Vi söker dig med erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Du har stort fokus på kvalitet och är bra på att prioritera. Som person är du självgående och handlingskraftig och van att hantera många pågående uppgifter samtidigt. Du är en duktig problemlösare, flexibel och prestigelös samt trivs att jobba i en miljö där man inte kan planera allt. Eftersom du kommer att ha många kontaktytor vi vill att du är bra på att samarbeta samt en smidig kommunikatör med hög servicekänsla som både kan anpassa dig efter situationen men som också kan sätta ner foten när det behövs. Relationsskapande, nätverkande och hantering av stora mängder information tillhör vardagen.

Viktigt för tjänsten
• Erfarenhet av administrativa och ledningsmetoder och rutiner. 
• Principer och metoder för god affärskommunikation. 
• Flytande i svenska och engelska språket. 
• Kunskap om administrativa regler, policyer och rutiner, inklusive resor/utbildning och kostnadsredovisning. 
• Erfarenhet av Microsoft Office och andra IT-system och verktyg, t.ex. Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat, SharePoint.
 • Erfarenhet av budgetarbete, arkivering, inköpsmetoder och rutiner.
 • Har industri och global erfarenhet

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet! 

Kontaktuppgifter
Har du några frågor om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare:
Amila Dresevic på amila.dresevic@adecco.se eller 073 684 78 61.

Välkommen med din ansökan!

Sökord
Senior Site Administrator, executive assistant, chefsassistent, office manager, Adecco, Uppsala, Johnson&Johnson;, läkemedelsföretag, life science

Beskrivning
Vi söker en ansvarsfull och organiserad Administratör/Finansiell Assistent/VD assistent till vår klient.

Du kommer att arbeta tätt tillsammans med Farm Manager och ge administrativt stöd i den dagliga verksamheten. I denna roll förväntas du att hantera en mängd administrativa uppgifter, inklusive att organisera Farm Managers inkorg och assistera med lättare bokföring. Du ska vara självgående, serviceinriktad och ha en hög grad av noggrannhet. Erfarenhet som assistent till en chef är ett krav.

Arbetsuppgifter
- Hantera och organisera Farm Managers inkorg.
- Utföra administrativa uppgifter för att stödja den dagliga verksamheten.
- Hjälpa till med lättare ekonomiska uppgifter och bokföring.
- Säkerställa att allt är välstrukturerat och hålls uppdaterat.
- Vara ett administrativt stöd i alla övriga uppgifter som kan dyka upp.

Kvalifikationer
- Tidigare erfarenhet av att arbeta som assistent till en chef eller manager.
- Mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift.
- Strukturerad och självdriven med en god förmåga att prioritera arbetsuppgifter.
- Erfarenhet av bokföring eller ekonomiska uppgifter.
- Serviceinriktad och van vid att hantera många olika arbetsuppgifter samtidigt.

Villkor
För att öka dina chanser att gå vidare i processen, uppmanar vi dig att uppdatera ditt CV och tydligt lyfta fram hur du uppfyller de specifika kvalifikationerna och kompetenserna för tjänsten. Med hög konkurrens är det viktigt att visa på din relevanta erfarenhet och hur du kan bidra till just det uppdrag vi söker. 

Du kommer att anställas som konsult hos Q och arbeta på heltid. Du kommer att vara stationerad på klientföretagets kontor i Tumba.

Q har kollektivavtal och är medlem i branschorganisationen Almega samt i Svenskt Näringsliv. Företaget erbjuder interims- och rekryteringslösningar inom branscherna IT, teknik, administration, ekonomi, industri samt lager/logistik med personallösningar inom olika befattningsnivåer.

Är du en erfaren Site Administrator och söker en ny utmaning? Har du erfarenhet av att arbeta i en assisterande roll, älskar att leverera service i världsklass och vara spindeln i nätet? Då har vi uppdraget för dig hos vår kund Johnson & Johnson i Uppsala! 

Om uppdraget
Som Senior Site Administrator hos vår kund kommer du få en nyckelroll där dina övergripande arbetsuppgifter innebär att assistera, supportera och underlätta arbetet för Site Director samt övriga i ledningen på siten i Uppsala.

Dina arbetsuppgifter kommer bla vara:
• Stötta Site Director och ledning med administration kring presentationsmaterial, resebokningar, e-posthantering etc
• Kalenderhantering samt koordinering av möten
• Förbereda och planera presentationer
• Vara sammanhållande och säkerställa att möten fungerar genom att förbereda, samla in och säkerställa material, närvara vid möten och föra protokoll samt följa upp beslut.
• Hålla ihop informationsflödet genom kommunikation med chefer och medarbetare inom organisationen
• Övrigt förekommande administration

Detta är ett konsultuppdrag via oss på Adecco med tillsättning omgående. Uppdraget beräknas initialt pågå i 12 månader med goda möjligheter till förlängning.

Om dig
Vi söker dig med erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Du har stort fokus på kvalitet och är bra på att prioritera. Som person är du självgående och handlingskraftig och van att hantera många pågående uppgifter samtidigt. Du är en duktig problemlösare, flexibel och prestigelös samt trivs att jobba i en miljö där man inte kan planera allt. Eftersom du kommer att ha många kontaktytor vi vill att du är bra på att samarbeta samt en smidig kommunikatör med hög servicekänsla som både kan anpassa dig efter situationen men som också kan sätta ner foten när det behövs. Relationsskapande, nätverkande och hantering av stora mängder information tillhör vardagen.

Viktigt för tjänsten
• Erfarenhet av administrativa och ledningsmetoder och rutiner. 
• Principer och metoder för god affärskommunikation. 
• Flytande i svenska och engelska språket. 
• Kunskap om administrativa regler, policyer och rutiner, inklusive resor/utbildning och kostnadsredovisning. 
• Erfarenhet av Microsoft Office och andra IT-system och verktyg, t.ex. Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat, SharePoint.
 • Erfarenhet av budgetarbete, arkivering, inköpsmetoder och rutiner.
 • Har industri och global erfarenhet

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet! 

Kontaktuppgifter
Har du några frågor om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare:
Amila Dresevic på amila.dresevic@adecco.se eller 073 684 78 61.

Välkommen med din ansökan!

Sökord
Senior Site Administrator, executive assistant, chefsassistent, office manager, Adecco, Uppsala, Johnson&Johnson;, läkemedelsföretag, life science

Beskrivning
Vi söker en ansvarsfull och organiserad Administratör/Finansiell Assistent/VD assistent till vår klient.

Du kommer att arbeta tätt tillsammans med Farm Manager och ge administrativt stöd i den dagliga verksamheten. I denna roll förväntas du att hantera en mängd administrativa uppgifter, inklusive att organisera Farm Managers inkorg och assistera med lättare bokföring. Du ska vara självgående, serviceinriktad och ha en hög grad av noggrannhet. Erfarenhet som assistent till en chef är ett krav.

Arbetsuppgifter
- Hantera och organisera Farm Managers inkorg.
- Utföra administrativa uppgifter för att stödja den dagliga verksamheten.
- Hjälpa till med lättare ekonomiska uppgifter och bokföring.
- Säkerställa att allt är välstrukturerat och hålls uppdaterat.
- Vara ett administrativt stöd i alla övriga uppgifter som kan dyka upp.

Kvalifikationer
- Tidigare erfarenhet av att arbeta som assistent till en chef eller manager.
- Mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift.
- Strukturerad och självdriven med en god förmåga att prioritera arbetsuppgifter.
- Erfarenhet av bokföring eller ekonomiska uppgifter.
- Serviceinriktad och van vid att hantera många olika arbetsuppgifter samtidigt.

Villkor
För att öka dina chanser att gå vidare i processen, uppmanar vi dig att uppdatera ditt CV och tydligt lyfta fram hur du uppfyller de specifika kvalifikationerna och kompetenserna för tjänsten. Med hög konkurrens är det viktigt att visa på din relevanta erfarenhet och hur du kan bidra till just det uppdrag vi söker. 

Du kommer att anställas som konsult hos Q och arbeta på heltid. Du kommer att vara stationerad på klientföretagets kontor i Tumba.

Q har kollektivavtal och är medlem i branschorganisationen Almega samt i Svenskt Näringsliv. Företaget erbjuder interims- och rekryteringslösningar inom branscherna IT, teknik, administration, ekonomi, industri samt lager/logistik med personallösningar inom olika befattningsnivåer.

Politiska staben, Arbetsmarknadsdepartementet
Vill du arbeta som chefsassistent i en politisk miljö för företrädare i Sveriges regering och ha omfattande interna och externa kontakter? Kan du möta höga krav på proaktivitet, noggrannhet, flexibilitet och effektivitet? Som vår nya medarbetare får du en variationsrik vardag i händelsernas centrum.

Din arbetsdag. Sveriges morgondag.
Som assistent åt vår politiska ledning är du en central del av teamet kring statsråd/statssekreterare. Du kommer att arbeta med kvalificerat stöd till en av våra statssekreterare. Dina arbetsuppgifter kommer att bestå av varierande administrativa frågor som möteslogistik, mötes- och sammanträdesbokningar, elektronisk kalenderhantering samt hanteringen av inbjudningar och förfrågningar. Inför aktiviteter och möten, fysiska så väl som digitala, planerar och administrerar du. Arbetet innebär många kontakter, såväl interna som externa, och det förekommer både nationella och internationella kontakter i det dagliga arbetet.

Vidare hanterar du reseadministration och övrig administration som telefonservice, fakturahantering samt inkommande post. Du arbetar i SharePoint, Heroma och Proceedo. Även arbetsuppgifter av samordnande karaktär kan bli aktuella. I rollen ingår även att ge stöd till andra i den politiska staben och du ingår i en grupp med assistenter som tillsammans arbetar med den politiska ledningen och stöttar varandra vid behov.

Din bakgrund.
För att axla denna roll krävs det att du har avslutad gymnasieutbildning flera års erfarenhet av kvalificerat administrativt stöd åt högre chef i statsförvaltningen. Du uttrycker dig mycket väl i tal och skrift på både svenska och engelska och har god kunskap och intresse för att arbeta med digitala verktyg och Officepaketet samt av att hantera digitala mötesprogram. Du behöver ha kunskaper i SharePoint, Heroma, och/eller Proceedo samt kunskaper om arkivering och ärendehantering inom offentlig förvaltning. Du är van att hantera sekretessbelagd information och har hög säkerhetsmedvetenhet.

Dina egenskaper.
I din roll som assistent är du van att arbeta proaktivt, där du tar egna initiativ och bidrar till att lösa olika frågor och problemställningar av skiftande karaktär. Din förmåga att organisera och prioritera är stor. Du gillar att ge service, har gott omdöme, är noggrann och säkerställer kvaliteten i ditt arbete. Det är viktigt att du hanterar konfidentiell information med hög integritet. Som medarbetare i Regeringskansliet är du flexibel, vilket för oss innebär att du kan snabbt anpassa dig till nya situationer, kompromissa, hantera förändringar och nya utmaningar med smidighet. Du har lätt för att samarbeta och bidrar till att assistentgruppens och politiska stabens arbete löper på smidigt. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Övrigt.
Särskild visstidsanställning med tillträde så snart som möjligt och tillsvidare dock längst t.o.m 30 juni 2025. Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. Du måste vara svensk medborgare, men får gärna ha utländsk bakgrund.

Är du intresserad.
Vill du veta mer om tjänsten och vad vi erbjuder, kontakta HR-ansvarig Sophia Blåvall på 08-405 46 24. Fackliga kontaktpersoner är Lina Konradsen för Saco samt Åsa Bergqvist för ST. Du når dem via Regeringskansliets växel, 08-4051000. Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet men vi tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast 23 januari 2025.

 

Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 800 personer, varav 600 utomlands. Regeringskansliet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång och vi arbetar aktivt för att vara en arbetsplats fri från diskriminering. Arbetsmarknadsdepartementet ansvarar för frågor och ärenden som rör arbetsmarknad, arbetsrätt och arbetsmiljö. Departementet ansvarar också för integrationsfrågor, arbetet mot utanförskap och arbetet för ökad jämställdhet mellan kvinnor och män. Dessutom ansvarar departementet för arbetet för mänskliga rättigheter på nationell nivå, att stärka hbtqi-personers rättigheter samt arbetet mot rasism och diskriminering.

Är du ansvarstagande, har ett sinne för detaljer och är skicklig på kommunikation? Trivs du dessutom i en assisterande och koordinerande roll? Om du vill starta året med ett nytt spännande uppdrag finns det nu en ypperlig möjlighet - Vårdföretagarna söker en Executive Assistant till Förbundsdirektören. Skicka in din ansökan redan idag, vi arbetar med löpande urval.

OM TJÄNSTEN
Vårdföretagarna är en svensk arbetsgivar- och branschorganisation för privata omsorgs- och vårdgivare. De arbetar för ökad valfrihet och mångfald inom omsorg och vård och tydliggör den privatdrivna vårdens betydelse för samhället. Föreningen har cirka 2000 medlemsföretag.

Nu söker Vårdföretagarna förstärkning! De söker en Executive Assistant som vill ansluta sig till förbundet och vara en viktig och avgörande funktion för Vårdföretagarna. Tjänsten innebär dedikerat arbete till Förbundsdirektören. Du sköter en stor del av den praktiska planeringen för Förbundsdirektören. Du tar fram och ansvarar för nödvändigt underlag och material inför styrelsemöten och andra evenemang, bistår vid utskick och hanterar och ansvarar för dokumentation vid olika möten. I din roll ingår även att vara stöd till andra medarbetare på Vårdföretagarnas kansli. Du får i din roll möjligheten att utvecklas och fungera som ett mycket värdefullt stöd till Förbundsdirektören.

Uppdraget avser sex månader med mycket goda chanser till förlängning och fortsatt karriär hos Vårdföretagarna. Hos Vårdföretagarna ges du goda utvecklingsmöjligheter och en god insikt i förbundet och dess medlemsföretag. Visst låter det intressant!

Du erbjuds
- Möjligheten att utvecklas på ett personligt och yrkesmässigt plan
- En engagerad konsultchef under hela din anställning som kommer stötta dig i din karriär

Som konsult för Academic Work erbjuder vi stora möjligheter för dig att växa professionellt, bygga ditt nätverk och skapa värdefulla kontakter för framtiden. Läs mer om vårt konsulterbjudande.

ARBETSUPPGIFTER

Arbetsuppgifter

I din roll som Executive Assistant till Förbundsdirektören kommer du arbeta med bland annat;


* Nära samarbete med Förbundsdirektören
* Stöd till övriga kansliet
* Projektleda, planera och genomföra externa event
* Ansvara för förberedelse till styrelsemöte, årsmöte samt interna enhets- och avstämningsmöten
* Ansvara för protokoll, underlag, material samt utskick
* Ansvara för kontaktlistor, postlåda samt uppdatera hemsidan


VI SÖKER DIG SOM
- Har tidigare arbetslivserfarenhet som kan ha förberett dig för denna roll
- Mycket god systemvana
- God kunskap inom Officepaketet
- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift
- Är skicklig på kommunikation, särskilt i skrift

Meriterande


* Tidigare erfarenhet av styrelseadministration i form av rollen som VD-assistent, Executive Assistant eller motsvarande
* Praktisk erfarenhet av att föra protokoll
* Akademisk examen inom personalvetenskap, statsvetenskap, media eller kommunikation
* Intresse för samhällsfrågor
* Tidigare erfarenhet av digital publicering


Personliga egenskaper

Utöver det ovan nämnda söker vi dig som är trygg och stabil och är van vid att hantera intensiva skeden till och från. Du är serviceorienterad, lojal och ansvarsfull samt har god vana av att arbeta självständigt, ta egna initiativ och vara proaktiv. I denna roll är det viktigt att ha ett gott sinne för organisation och administration och du är duktig på att uttrycka dig skriftligt, bygga relationer och är förtroendegivande som person. Du är receptiv och adaptiv och har ett gott omdöme i ditt arbete, du håller hög kvalitét på det du levererar.

Övrig information
- Start: Omgående
- Omfattning: Heltid
- Placering: Stockholm

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

Om tjänsten
Som Executive Assistant (EA) kommer du att arbeta nära två directors och stötta deras verksamhet genom att hantera administrativa uppgifter och säkerställa en smidig arbetsdag. Du kommer att ingå i ett dynamiskt team på bolagets svenska filial och vara ansvarig för att effektivt hantera deras kalendrar, planera och koordinera interna evenemang och resor, samt förbereda agendor för affärsmöten. I denna roll kommer du att leverera självständigt och balansera taktiska och strategiska arbetsuppgifter.

Tjänsten är ett ca 6 månader långt uppdrag. Start är snarast möjligt, dock senast under första halvan av januari. Vi ser helst att du är på plats på kontoret nästan varje dag.

I din roll som Executive Assistant kommer dina huvudsakliga arbetsuppgifter innebära:

• Kalenderhantering och prioritering för två directors
• Boka och organisera interna och externa evenemang
• Förbereda agendor och reseplanering för affärsresor
• Hantera administrativa uppgifter som utgiftsersättning, betalningar och rumsadministration
• Skapa och hantera teambehörigheter och e-postlistor
• Taktisk och strategisk planering av projekt och initiativ
• Kommunicera effektivt både internt och externt, främst på engelska

Tjänsten är ett konsultuppdrag med start snarast möjligt, dock senast i januari.

Om dig
Vi söker dig som har minst 3 års erfarenhet som Executive Assistant eller motsvarande, gärna från ett techbolag. Du har goda kunskaper i digitala verktyg, där erfarenhet av Slack och Office-paketet är meriterande. Du ska kunna kommunicera väl på både svenska och engelska, både muntligt och skriftligt.

Vidare ser vi att du är självgående, lösningsorienterad, och driven. Du är bra på att prioritera och leverera effektivt under press. Du är också van vid att arbeta självständigt, men söker vägledning när det behövs.

Viktigt för tjänsten är:

• Erfarenhet av kalenderhantering och eventkoordinering
• God kommunikationsförmåga på engelska och svenska
• Goda kunskaper i Office-paketet och digitala verktyg
• Erfarenhet från techbranschen är meriterande

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Om arbetsplatsen
Företaget är ett globalt e-handelsföretag som erbjuder produkter och tjänster inom ett brett spektrum av områden, från e-handel till cloud-tjänster och teknologi. Företaget är känt för sin innovativa och dynamiska arbetsmiljö, och söker ständigt nya talanger som kan bidra till att forma framtidens teknik och affärer.

Kontaktuppgifter
Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare:
Erik Örvell på epost erik.orvell@adecco.se

Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via info@adecco.se

Välkommen med din ansökan!

Sökord
Executive Assistant, EA, Administrativ assistent, Techbolag, Kalenderhantering, Eventkoordinering, EMEA, Stockholm, Konsultuppdrag, Adecco

Politiska ledningens stab, Landsbygds- och infrastrukturdepartementet
Har du erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och vana av att bidra med god service? Då kan du vara rätt person för rollen som assistent mitt i händelsernas centrum.

Din arbetsdag. Sveriges morgondag.
Målet för Regeringskansliets verksamhet är att vara ett effektivt och kompetent instrument för regeringen i dess uppgift att styra riket och förverkliga sin politik. För att uppnå detta mål behövs det duktiga och kompetenta medarbetare, såväl assistenter som handläggare och chefer.

Vi söker nu en assistent till vår politiska ledning som vill vara med och bidra till att arbetet på Regeringskansliet kan hålla en hög kvalitet och att arbetet bedrivs effektivt.

Arbetsuppgifterna består av varierande administrativa frågor såsom kalenderhantering, mötesbokningar och viss planering inför interna och externa möten, resebeställningar, besöksmottagning och viss fakturahantering. Arbetet innebär många kontakter såväl internt som externt. Det förekommer både nationella och internationella kontakter i det dagliga arbetet. Du ingår i en grupp med assistenter som tillsammans arbetar med den politiska ledningen och stöttar varandra vid behov.

Läs mer om vår verksamhet på www.regeringen.se. 

Din bakgrund
Vi söker dig som har minst en slutförd gymnasieutbildning, gärna med kompletterande administrativ utbildning. Du har flerårig erfarenhet av kvalificerat sekreterar- eller administratörsarbete, exempelvis som GD/VD-sekreterare eller liknande. Erfarenhet från Regeringskansliet eller annan politiskt styrd organisation ser vi som meriterande.

Dina egenskaper
Du är en god administratör, har intresse och goda kunskaper om digitala verktyg och är väl förtrogen med Officepaketets olika delar samt kalenderadministration i Outlook. Du tycker om att ge service, är ordningsam och kvalitetsmedveten även när tempot är högt. Vidare har du stor ansvarskänsla, hög integritet, gott omdöme, van att ta egna initiativ och är självgående. För att lyckas i rollen är det viktigt att du är lösningsorienterad och flexibel vilket för oss innebär att du kan kompromissa och snabbt anpassa dig till nya arbetsuppgifter eller sammanhang. Du har lätt för att samarbeta och bidrar till att assistentgruppens och den politiska stabens arbete löper på smidigt.

Övrigt
Anställningen är tills vidare och inleds med sex månaders provanställning.
Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. Du måste vara svensk medborgare, men får gärna ha utländsk bakgrund.

Är du intresserad?
Vill du veta mer om jobbet och vad vi erbjuder kontaktar du stabschef Diana Ayoub på diana.ayoub@regeringskansliet.se eller HR-ansvarig Maria Lanner på 08–4053107. Fackliga kontaktpersoner är Jennie Sölving för Saco och Karina Åbom-Engberg för ST. Du når dem via Regeringskansliets växel, 08-405 10 00. Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet men vi tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 10 januari 2025.

 

Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 800 personer, varav 600 utomlands. Regeringskansliet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång och vi arbetar aktivt för att vara en arbetsplats fri från diskriminering.
Landsbygds- och infrastrukturdepartementet ansvarar för frågor som rör landsbygd, livsmedel och areella näringar, regional utveckling, transporter och infrastruktur samt bostäder och samhällsplanering.

Är du en erfaren Site Administrator och söker en ny utmaning? Har du erfarenhet av att arbeta i en assisterande roll, älskar att leverera service i världsklass och vara spindeln i nätet? Då har vi uppdraget för dig hos vår kund Johnson & Johnson i Uppsala! 

Om uppdraget
Som Senior Site Administrator hos vår kund kommer du få en nyckelroll där dina övergripande arbetsuppgifter innebär att assistera, supportera och underlätta arbetet för Site Director samt övriga i ledningen på siten i Uppsala.

Dina arbetsuppgifter kommer bla vara:
• Stötta Site Director och ledning med administration kring presentationsmaterial, resebokningar, e-posthantering etc
• Kalenderhantering samt koordinering av möten
• Förbereda och planera presentationer
• Vara sammanhållande och säkerställa att möten fungerar genom att förbereda, samla in och säkerställa material, närvara vid möten och föra protokoll samt följa upp beslut.
• Hålla ihop informationsflödet genom kommunikation med chefer och medarbetare inom organisationen
• Övrigt förekommande administration

Detta är ett konsultuppdrag via oss på Adecco med tillsättning 20/1 2025 omgående. Uppdraget beräknas initialt pågå i 12 månader med goda möjligheter till förlängning.

Om dig
Vi söker dig med erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Du har stort fokus på kvalitet och är bra på att prioritera. Som person är du självgående och handlingskraftig och van att hantera många pågående uppgifter samtidigt. Du är en duktig problemlösare, flexibel och prestigelös samt trivs att jobba i en miljö där man inte kan planera allt. Eftersom du kommer att ha många kontaktytor vi vill att du är bra på att samarbeta samt en smidig kommunikatör med hög servicekänsla som både kan anpassa dig efter situationen men som också kan sätta ner foten när det behövs. Relationsskapande, nätverkande och hantering av stora mängder information tillhör vardagen.

Viktigt för tjänsten
• Erfarenhet av administrativa och ledningsmetoder och rutiner. 
• Principer och metoder för god affärskommunikation. 
• Flytande i svenska och engelska språket. 
• Kunskap om administrativa regler, policyer och rutiner, inklusive resor/utbildning och kostnadsredovisning. 
• Erfarenhet av Microsoft Office och andra IT-system och verktyg, t.ex. Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat, SharePoint.
 • Erfarenhet av budgetarbete, arkivering, inköpsmetoder och rutiner.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet! 

Kontaktuppgifter
Har du några frågor om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare:
Amila Dresevic på amila.dresevic@adecco.se eller 073 684 78 61.

Välkommen med din ansökan!

Sökord
Senior Site Administrator, executive assistant, chefsassistent, office manager, Adecco, Uppsala, Johnson&Johnson;, läkemedelsföretag, life science

För kunds räkning söker vi en ambitiös ny kollega som har erfarenhet från och trivs i en assisterande roll med många och varierande arbetsuppgifter. Vi ser en spännande utveckling framåt och vill gärna ha med oss dig på den resan!

Ansvarsområden och uppgifter
Du kommer stötta VD och koncernledning, men också hjälpa till med olika frågor kopplat till vårt trevliga kontor centralt beläget i Stockholm. I rollen kommer du även arbeta nära vår inköpschef i diverse frågor rörande exempelvis leverantörsavtal.

Exempel på dina arbetsuppgifter;

• Optimera CEO´s kalender
• Arrangera fysiska möten
• Resebokningar och utläggsredovisning
• Boka möten och aktiviteter med bland annat styrelse och ägare
• Arrangera off-site-möten
• Office management
• Förberedelser inför moten
• Skriva protokoll och action-listor från möten
• Avtalshantering i House of Control

Personliga egenskaper och kompetenskrav
Vi söker dig som har minst 3-5 års erfarenhet från en liknande roll. Har du tidigare erfarenhet av inköpsrelaterade frågor är detta starkt önskvärt, men har du ett intresse av att lära sig räcker det också långt. Du är akademiker eller har en eftergymnasial utbildning och är mycket bekväm att skriva professionellt både på engelska och svenska. Du vill utvecklas framåt och det finns fina möjligheter att bredda din kompetens hos oss.

Du är bra på att planera din tid på ett effektivt sätt, besitter eget driv, kan prioritera och brinner för service och support. Andra egenskaper som är kännetecknande för dig är självgående, noggrann, positiv, nyfiken och flexibel.

Att arbeta proaktivt är en naturlig del av ditt arbete och du har en väl utvecklad kommunikativ förmåga och kan anpassa din kommunikation mot olika personer och sammanhang. Vidare har du mycket goda kunskaper i Officepaketet, framför allt Power Point, och har generell lätt att lära nya system.

Du erbjuds
Vår kund sitter i centrala Stockholm i mycket fina lokaler och är en organisation som erbjuder tjänster inom hälsa och arbetsmiljö. Bolaget fokuserar på att stödja organisationer i att skapa hållbara arbetsplatser genom att tillhandahålla tjänster som företagshälsovård, arbetsmiljörådgivning, rehabilitering och friskvård. Du kommer få arbeta nära VD som blickar framåt och vill utveckla men också med koncernledning.

Detta är en tillsvidaretjänst med inledande provanställning. 

Du söker tjänsten via annonsen på jurek.se och intervjuer kommer att ske löpande varför vi ser fram emot att få din ansökan så snart som möjligt. Med hänvisning till GDPR tar vi inte emot ansökningar per mejl utan hanterar enbart ansökningar som kommer in via ansökningslänken. Har du frågor om rollen är du varmt välkommen att kontakta rekryteringskonsult Evelina Thimper på evelina.thimper@jurek.se

Varmt välkommen med din ansökan!

Vi söker nu en administratör med ansvar för stöd till avdelningschefen och avdelningens ledningsgrupp.

Om tjänsten

Rollen som administratör är varierad och innebär att du är övergripande ansvarig för att koordinera avdelningens administration. Du är spindeln i nätet och ser till att rätt information snabbt kommer till rätt person. Arbetet innebär bland annat planering av möten och konferenser. Att förbereda, ta fram underlag och upprätta förslag till olika typer av beslut samt att administrera och hantera vissa remisser och andra ärenden. Rollen innebär även ansvar för administration och innehållsuppdatering av avdelningssidan på intranätet.

Rättsavdelningen på Socialstyrelsen består av fyra enheter – förvaltningsjuridik, hälso- och sjukvårdsjuridik, socialjuridik och rättsinformation och behörighetsupplysning. Avdelningen ansvarar för beredning av rättsliga frågor och ärenden och ger även juridiskt stöd internt till de andra avdelningarna på myndigheten. På avdelningen finns registret över legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal (HOSP-registret) och upplysningstjänsten. Vidare är Rättsliga rådet organisatoriskt placerat på avdelningen.

Om dig

För att vara framgångsrik i rollen är du servicemedveten och lösningsorienterad. Du är strukturerad och noggrann. Vidare är du van vid att ta ansvar och kan arbeta självständigt och effektivt samtidigt som du tycker om att arbeta tillsammans med andra. Vid rekryteringen kommer vi att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Vi söker dig som har


• eftergymnasial utbildning som Socialstyrelsen finner relevant
• aktuell och dokumenterad flerårig erfarenhet av att arbeta i en liknande serviceinriktad och administrativ roll där du har stöttat chefer och medarbetare.
• goda kunskaper i MS Office och vana att arbeta i administrativa stödsystem
• god kommunikativ förmåga såväl muntligt som skriftligt på svenska och engelska.

Det är meriterande om du har


• erfarenhet från arbete inom statlig myndighet eller annan offentlig verksamhet
• erfarenhet av arbete i stabsfunktion
• kunskap om Socialstyrelsens verksamhet

 

Anställningsinformation

Välkommen med din ansökan senast den 30 november. Anställningen är tillsvidare med 6 månaders provanställning och placeringen är i Stockholm. Din titel blir administratör.

Om du har frågor om tjänsten, kontakta avdelningschef Pär Ödman. Vid frågor om rekryteringsprocessen, kontakta personalspecialist Rebecka Modahed. Fackliga företrädare är Carl-Erik Flodmark för SACO samt Anders Nordlund för ST/OFR. Samtliga nås på telefonnummer 075-247 30 00.

Trivs du i en assisterade roll med varierade arbetsuppgifter? Har du intresse av att lära dig mer om inköp? Brinner du för service och vill vara med på en spännande utvecklingsresa framåt? Då kan vi ha rollen för dig!

Ansvarsområden och uppgifter

Som Executive Assistant /Inköpsassistent på Avonova kommer du ha en central roll i organisation. Du kommer stötta VD och koncernledning och se till att allt flyter på smidigt. Rollen innebär också att stötta vår inköpschef med diverse olika administrativa uppgifter. Du erbjuds en spännande och varierande arbetsmiljö där ingen dag är den andra lik, och där din insats verkligen gör skillnad. Tjänsten utgår från vårt trevliga kontor i centrala Stockholm.

Exempel på dina arbetsuppgifter;

* Arrangera fysiska möten
* Optimera CEO´s kalender
* Resebokningar och utläggsredovisningar
* Hantera leverantörsavtal, vara behjälplig med material till förhandlingar och andra inköpsrelaterade administrativa uppgifter
* Boka möten och aktiviteter med bland annat styrelse och ägare
* Office management
* Skriva protokoll och action-listor från möten

Vem är du?

Vi söker dig som har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter sedan tidigare och som tycker om att ha en varierad arbetsdag. Du vill utvecklas framåt och det finns fina möjligheter att bredda din kompetens hos oss. Vi ser att du är flytande i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Som person är du driven, självgående och duktig på att prioritera bland arbetsuppgifter. För att blir framgångsrik i rollen tror vi du har goda systemkunskaper och har lätt för att sätta dig in i nya system. Givetvis brinner du för service och har ett prestigelöst och flexibelt förhållningssätt.



Ansökan

I denna rekrytering samarbetar Avonova med Jefferson Wells. Varmt välkommen med din ansökan (CV och personligt brev). Urval och intervjuer sker löpande så vänta inte med din ansökan. Vid frågor om tjänsten kontakta rekryteringskonsult Maria Stenbäck, maria.stenback@jeffersonwells.se eller 072-208 08 92.



Om oss

Avonova är Nordens ledande aktör inom företagshälsa och ledarutveckling. Med bred kunskap och stort engagemang hjälper Avonova organisationer och dess medarbetare att bli mer hållbara, kommunicera effektivare och må bättre. Hälsa och arbetsmiljö är avgörande faktorer för att skapa långsiktigt framgångsrika organisationer. Våra 1300 medarbetare på 170 orter levererar varje dag hälsotjänster över hela Norden. Våra kunder finns inom såväl offentlig som privat sektor.

EU-enheten, Justitiedepartementet
Kombinerar du hög noggrannhet och servicekänsla med förmågan att navigera i komplexa och tidspressade miljöer? Har du gedigen erfarenhet av att hantera administrativa och logistiska utmaningar på högsta nivå? Då kan vi erbjuda dig en självständig roll där precision, ansvarstagande och ett högt arbetstempo är avgörande för att lyckas. Detta är en tjänst för dig som trivs i en dynamisk miljö och som lever upp till höga krav – både i din kompetens och i din professionalism. Hos oss får du möjlighet att utvecklas i en stimulerande arbetsmiljö med engagerade kollegor och intressanta utmaningar.

Din arbetsdag. Sveriges morgondag.
EU-enheten ansvarar för att samordna Sveriges positioner i de EU-frågor som departementet arbetar med. Arbetet innefattar förberedelser inför ministerrådsmöten och annan EU-relaterad verksamhet. Enheten arbetar även med den politiska ledningens internationella resor och besök.

Enhetsadministratören stöttar enhetschef och medarbetare, tar självständigt ansvar för att planera och följa upp inom sina ansvarsområden samt tar initiativ till utveckling och effektivisering av arbetssätt. I ansvaret ligger att genom planering, samordning och samverkan skapa och upprätthålla struktur i en komplex miljö med stundtals korta tidsfrister.

Arbetet innefattar bland annat ekonomiadministration, rese-, lokal- och konferensbokning samt praktisk hantering av underlag och annan praktikalia vid politiska ledningens utrikes resor och inkommande internationella besök.

En stor del av arbetet utförs i nära samarbete med andra kollegor på enheten, ofta i ett högt arbetstempo. Arbetet innebär också kontakter med assistenter och handläggare på andra enheter och de politiska staberna i departementet.  Att ha kontakter med andra departement och med intressenter utanför Regeringskansliet på såväl nationell som internationell nivå ingår också i arbetsuppgifterna. Arbetet utförs i en miljö som ställer höga krav på säkerhetsmedvetenhet.

Läs mer om vår verksamhet på www.regeringen.se.

Din bakgrund
Vi söker dig med aktuell och relevant erfarenhet och kompetens för att arbeta i en komplex administrativ miljö. Du har en relevant eftergymnasial utbildning, exempelvis inom administration eller offentlig förvaltning, eller motsvarande erfarenhet. Tidigare arbete av relevans för tjänsten, så som assistent eller inom administration och logistik är ett krav, liksom mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift. Vi förutsätter också att du har en hög IT-mognad, med vana vid och intresse för digitala verktyg och goda kunskaper i Officepaketet, särskilt Word och Outlook.

Det är meriterande om du har erfarenhet av:


• Arbete inom Regeringskansliet, svenska myndigheter eller EU:s institutioner.
• Att utveckla administrativa rutiner och driva processer, exempelvis inom digitalisering eller effektivisering.
• Att hantera större möten och resor.
• Arkivering, diarieföring samt lagstiftning om offentlighet och sekretess.
• EU:s institutioner och beslutsprocesser.

Dina egenskaper
Som person är du självgående, strukturerad och flexibel. Du trivs med att samarbeta med andra och har ett serviceinriktat förhållningssätt.

Övrigt
Anställningen är en tillsvidareanställning (med sex månaders provanställning) som påbörjas snarast. En säkerhetsprövning kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas.

Är du intresserad?
Vill du veta mer om jobbet och vad vi erbjuder, kontakta Julia Mikaelsson, enhetschef på EU-enheten. Du är också välkommen att kontakta rekryteringsspecialist Ana Acosta. Fackliga kontaktpersoner är Klara Hedlund för Saco och Catharina de Grad för ST. Du når samtliga via Regeringskansliets växel på 08-405 10 00.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 12 december 2024.

 

Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 800 personer, varav 600 utomlands. Regeringskansliet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång och vi arbetar aktivt för att vara en arbetsplats fri från diskriminering. Justitiedepartementet ansvarar för rättsväsendets myndigheter, bland andra polisen, åklagarna, domstolarna och kriminalvården. Departementet ansvarar också för migrationsfrågor. Lagstiftningen inom statsrätt och allmän förvaltningsrätt, civilrätt, processrätt, straffrätt samt migrations- och asylrätt ligger inom departementets ansvarsområde.

Vill du ha ett ansvarsfullt och varierat arbete där du bidrar till ett tryggt och säkert samhälle? Som GD -sekreterare kommer du att vara ett stöd till i första hand generaltulldirektören och överdirektören i deras arbete och du ingår i verksledningsstaben.

Verksledningsstaben utgör ett stöd för verksledningen i bland annat strategiska frågor, förändringsfrågor, nationella och internationella frågor, planerings- och uppföljningsfrågor och verksamhetsstyrning. På Tullverket får du arbeta i en spännande verksamhet som bidrar till att skapa ett tryggt och säkert samhälle.

Om tjänsten

I rollen som GD-sekreterare kommer du att vara ett nära administrativt stöd för verksledningen. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer att innebära:


• Stödja verksledningen med bland annat kalender- och mötesbokningar samt resor.
• Administration av inköp, bokningar och beställningar.
• Hantera möten med såväl nationella som internationella deltagare.
• Hantera bokning och planering av konferenser och olika arrangemang.

Din roll är viktig och ansvarsfull och arbetsuppgifterna ställer höga krav på att hålla god ordning och ge god service. Arbetstrycket kan vara högt varför det ställs god förmåga på snabb hantering och effektivitet. Tjänsten innebär såväl självständigt arbete som att samarbeta och fungera väl i kontakten med andra. Rollen som GD-sekreterare är roligt, spännande, varierat, trivsamt och lärorikt.

Vi söker dig som har:


• Gymnasieutbildning med administrativ eller ekonomisk inriktning eller liknande utbildningsbakgrund.
• Flerårig aktuell och relevant erfarenhet av arbete i ledningsfunktion eller liknande roll.
• Mycket goda kunskaper i Office-paketet.
• Mycket god förmåga i att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska.
• Svenskt medborgarskap.

Det är meriterande om du har:


• Erfarenhet av administrativt arbete inom statlig myndighet eller offentlig förvaltning.
• Erfarenhet och kunskap av arbete inom Tullverket.

Personliga egenskaper

Vi söker dig som är administrativt lagd, ordningsam och noggrann. Du har en naturlig fallenhet för att stödja andra och ge god service. Du är pålitlig, ansvarstagande och självgående. Rollen kräver att du är proaktiv, bra på att planera och inriktad på att hitta lösningar. Du är van vid högt tempo, har hög arbetskapacitet och en flexibel inställning.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet!

Vi erbjuder dig

Genom att jobba på Tullverket har du ett viktigt jobb där du bidrar till ett tryggt och säkert samhälle. Vi värderar trivsel och kompetensutveckling högt och är vi strävar efter att du som anställd hos oss ska kunna ha en bra balans mellan arbete och fritid. Hos oss får du såväl trygga anställningsvillkor och våra förmåner omfattar bland annat friskvårdsbidrag, subventionerade läkemedel och goda semester- och pensionsvillkor.

Övrigt

Referensnummer: TV-2024-24232.

Placeringsort: Stockholm.

Anställningen är en tillsvidareanställning och inleds med 6 månaders provanställning och individuell lönesättning tillämpas

Vi ställer höga krav på våra medarbetares säkerhets- och sekretessmedvetenhet. Innan beslut om anställning kommer du att få genomgå drogtest och bakgrundskontroll. Säkerhetsprövning med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen genomförs före anställning, då tjänsten är placerad i säkerhetsklass. Tullverket är en totalförsvarsmyndighet och vid anställning kommer du att krigsplaceras i Tullverket.

Tullverket värdesätter de kvaliteter som tillförs verksamheten genom att ha en jämn könsfördelning samt etnisk mångfald.

För mer information och ansökan

Upplysningar om tjänsten kan lämnas av Silva Aldskogius, tel. 08-405 02 33. För frågor om rekryteringsprocessen går det bra att ringa Tullverkets PA-support, 060-67 25 85.Fackliga företrädare är för OFR-P/TULL-KUST, Ulf Persson, 040-661 33 21 och Elisabeth Eriksson, 08-405 00 69 för Saco-S Katarina Hernhut, 08-456 52 65.

Din ansökan, med ett medföljande personligt brev samt CV/Meritförteckning, ska ha inkommit till Tullverket senast 9 december. Du ansöker via det elektroniska ansökningsformuläret här nedan.

Vi undanber oss all kontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.

Tullverket är en statlig myndighet som kontrollerar flödet av varor över Sveriges gränser. Med visionen att bara godkända varor ska passera gränsen hindrar vi olagliga varor från att komma in i landet och bidrar till ett tryggare samhälle. Vi förenklar handeln med andra länder och lägger grunden till ökad tillväxt och konkurrens på lika villkor. Tullverket, som grundades 1636, har i dag cirka 2 600 anställda och leds av generaltulldirektör Johan Norrman.

Vi söker en engagerad och driven Executive Assistant som vill vara en del av Grant Thorntons dynamiska team. Du kommer att arbeta i en miljö som präglas av omtänksamhet och glädje och passar dig som gillar att arbeta affärsnära där förändringar är en naturlig del av vardagen.
 
Rollen som Executive Assistant?
I denna roll kommer du proaktivt organisera arbetet för vår Chief Operating Officer (COO) tillika Chief People Culture Officer (CPCO) för att säkerställa att Grant Thornton arbetar med den uppsatta strategin och mot affärsmålen.

Dina arbetsuppgifter kommer att variera men exempel på vanligt förekommande sådana är:
  Ledningsgruppsarbete: Driva ledningsagendan tillsammans med COO/CPCO, hantera praktikaliteter inför, under och efter möten samt följa upp deadlines
Administrativt stöd: Hantera kalender och researrangemang, inkommande kommunikation och prioritera e-postmeddelanden
Projektledning: Driva projekt av olika storlek och komplexitet
Presentationer och material: Förbereda och säkerställa att material är komplett och korrekt
Resebokningar och evenemangskoordinering: Hantera bokningar av resor, konferenser och interna events
Nyckelkontakt: Vara kontaktperson för olika stakeholders och säkerställa smidig kommunikation

 
Vem tror vi passar för jobbet?
Vi söker dig som tidigare arbetat i en liknande roll, gärna i en internationell miljö. Du har erfarenhet av att arbeta nära ledningsgrupper och har en god förståelse för affärsstrategi och företagskommunikation. Du har också en stark digital kompetens och erfarenhet av att arbeta med moderna verktyg och system. Du kommunicerar obehindrat, både i tal och skrift, på svenska och engelska.

För att lyckas i rollen ser vi att du är en engagerad och driven person med hög integritet och ett lösningsorienterat förhållningssätt. Du har god förmåga att planera, genomföra och följa upp arbetsuppgifter av varierande storlek och karaktär. Du arbetar strukturerat, effektivt och flexibelt och har lätt för att anpassa dig efter förändringar. Dessutom trivs du i en dynamisk miljö där förändringar är en naturlig del av vardagen.
 
Vi erbjuder
En spännande och utmanande roll i en dynamisk och omtänksam arbetsmiljö. Du kommer att bli en del av ett team av professionella och engagerade chefsassistenter som stöttar varandra och arbetar tillsammans för att nå gemensamma mål.
 
Om Grant Thornton
Grant Thornton är ett ledande revisions- och rådgivningsföretag med 1?400 medarbetare som erbjuder tjänster inom revision, skatt, redovisning och specialistrådgivning. Visionen är att tillsammans med entreprenörsföretag skapa framtiden – utifrån övertygelsen att hållbart bolagsbyggande handlar om en helhet där såväl ekonomiska som miljömässiga och sociala aspekter ingår. Grant Thornton är ett medlemsföretag i Grant Thornton International Ltd med över 68?000 medarbetare i 140 medlemsländer. Läs gärna mer om Grant Thornton på www.grantthornton.se
 
Nyfiken på att veta mer?
I den här rekryteringen samarbetar Grant Thornton med OnePartnerGroup Stockholm. Tjänsten är på heltid med start enligt överenskommelse och du kommer att ha din arbetsplats på Kungsgatan 57.

Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta Christina Stenbeck på christina.stenbeck@onepartnergroup.se eller Åsa Wallergård Fröblom på asa.wallergard.froblom@onepartnergroup.se

Vänta inte med att skicka in din ansökan då vi går igenom ansökningarna löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum. Vi tar tyvärr inte emot ansökningarna via mail, utan du söker enkelt med ditt CV. Om du går vidare i processen kommer du att gå genomföra två arbetspsykologiska tester för att vi ska kunna göra den bästa matchningen av kandidater.

Varmt välkommen med din ansökan!

VD koordinator till Café Crema – en central roll i ett växande Café kedja i Stockholm!
Café Crema växer, och vi söker nu en engagerad, driven och strukturerad koordinator som vill bli en del av vårt team. I denna nyckelroll kommer du att arbeta nära vår VD och våra kunder för att säkerställa smidiga och effektiva processer i vår dagliga verksamhet. Din insats kommer vara avgörande för att driva utvecklingen och bolaget framåt och avlasta i både strategiska och operativa uppgifter.
Om oss
Vi är ett familjärt café utöver det vanliga där hög kvalitet och service står i centrum och är en stor del av vårt dna. För att uppnå det så vet vi att det är viktigt att våra anställda känner en gemenskap och drivkraft i arbetet. Vi är inte rädda för att sätta höga mål och att våga ta risker, för vi är övertygade om att rätt inställning tar oss långt och även smittar av sig på alla som är med på vår resa.
Idag har vi två caféer och en gelateria i namnet Gelato Crema, men det är bara början. Joina vår resa idag för att bli en del av familjen och utvecklas tillsammans med oss!
Din nya roll
Du kommer att arbeta nära vår VD och stödja honom i olika administrativa och organisatoriska uppgifter. Ditt fokus blir att underlätta och strukturera vardagen. Du kommer bland annat:
Hantera kundförfrågningar och beställningar – säkerställa hög nivå av service i varje interaktion och lägga in och hantera kundbeställningar.
Ansvara för leverantörsbeställningar och lagerhållning – skapa flöde och ordning i verksamheten så att allt flyter på bra.
Ta hand om olika ärenden – stödja verksamheten med diverse ad hoc-uppgifter för att lösa dagliga behov och drift.
Nå ut till potentiella B2B kunder - kontakta företag, boka möten och presentera våra produkter.
Hålla e-post och korrespondens i ordning – organisera och följa upp kommunikation.
Effektivisera interna processer – bidra till att skapa bättre strukturer för ökad produktivitet, säkerställa onboarding processer med ny personal etc.
Delta i rekryteringsprocesser – hjälpa VD att hitta rätt talanger att tillsätta för olika tjänster.
Schemalägga personal – hålla all personals arbetsplanering uppdaterad på topp och säkerställa bästa möjliga drift.
Driva våra sociala medier och marknadsföring - skapa engagemang och nå ut till rätt målgrupper.
Ansvara för grafisk design och uppdatering av material – hålla menyer, fysiskt material/posters och digitala kanaler/hemsidor aktuella enligt vår grafiska profil.
Planera och organisera personalaktiviteter – bidra till en inspirerande och trivsam arbetskultur.
Planera och marknadsföra säsongshändelser – säkerställa att aktiviteter som kanelbullens dag, fettisdagen, lucia och jul når rätt målgrupper, förbeställningar tas emot och förberedelser inför dessa.

Kvalifikationer - vi söker dig som:
Är positiv, glad och genuint vill arbeta hos oss på Café Crema och vara en bidragande faktor för vår tillväxt och utveckling.
Har förmågan att arbeta självständigt, prioritera arbetsuppgifter och lösa problem effektivt.
Du ska även vara initiativrik, självgående och är samarbetsvillig med alla omkring än.
Har den integritet och förmåga att hantera känslig information/sekretess som krävs för rollen.
Är strukturerad, ordningsam och har god digital kompetens (t.ex. i Google Workspace).
Har en relevant akademisk utbildning eller är i slutskedet av studierna, helst inom ekonomi/företagsekonomi, HR/personalvetenskap, Marknadsföring/kommunikation. värdesätter hur du är som person högst. (Meriterande)
Har minst 2 års erfarenhet inom försäljning, kundservice eller liknande roller.
Vet vad det innebär att visa och ta ansvar.
Är ambitiös, driven och lösningsorienterad.
Är flytande i svenska och engelska, både skriftligt och muntligt.
Är bekväm med att arbeta i olika system och har ett tekniskt sinne. Du bör även ha ett intresse för sociala medier, grafisk design och trivs att arbeta digitalt.
Har erfarenhet av eller kunskap i affärssystemet Fortnox samt sälj- eller kundtjänstroller (meriterande).

Högst meriterande om du har arbetat i café -resturang branschen och har barista kunskaper!
Personliga egenskaper
Du trivs i en miljö med varierande arbetsuppgifter och är både serviceinriktad och lösningsorienterad. Din förmåga att skapa och bibehålla långsiktiga kundrelationer kombineras med en stark känsla för struktur och noggrannhet. Du ska även älska att arbeta i en Café Branschen och har inget emot att behöva hoppa in och hjälpa till bakom bulldisken vid behov.
Vi erbjuder
Möjligheten att arbeta i ett växande, rolig och fartfylld Café kedja med korta beslutsvägar, du har möjlighet att påverka och stora utvecklingsmöjligheter.
En inkluderande företagskultur som uppmuntrar personlig tillväxt.
Flexibla arbetstider och möjlighet till hybridarbete.

Praktisk information
Omfattning: Deltid, ca 50-60%, med möjlighet till heltid på sikt. Däremot kan tjänsten att kombineras med en Barista/café biträde tjänst och vara heltid ca 100%.
Placering: Hybrid (arbete både ute på fält, vid våra caféer och hemifrån).
Startdatum: Omgående. Provanställning på 6 månader tillämpas.
Urval sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdag, så vänta inte med att skicka in din ansökan

Swedfund är Sveriges utvecklingsfinansiär med uppdrag att bidra till minskad fattigdom genom hållbara investeringar i utvecklingsländer. Vi söker nu en engagerad administrativ koordinator som vill vara med och bidra till det arbete vi utför för att nå vårt uppdrag. Har du arbetat med support i ett större team, är lösningsorienterad och kommunikativ? Då kan detta vara rollen för dig!
 
Om rollen
Du kommer att arbeta nära Swedfunds två största enheter – Investeringsorganisationen och ESG/Impact. Här kommer du att vara ett administrativt stöd till ledningsgrupp/chefer där du i huvudsak kommer stötta två personer. Dina dagar kommer att variera och vanligt förekommande arbetsuppgifter kommer att vara:
  Hantera intern och extern mötes- och evenemangsadministration med inbjudningar (boka möten, mötesrum och/eller externa lokaler), logistik, anteckningar och material – delta i interna möten varje vecka
Skapa, uppdatera och stötta med interna och externa presentationer, mallar och dokument, främst i Word och och PowerPoint
Arbeta med Microsoft Teams, exempelvis informationsutskick, mappstruktur och dokumenthantering
Boka flygbiljetter och hotellreservationer, ordna visumansökningar samt reseräkningar
Administrera möten med investeringskommittén
Ansvara för investeringschefens kalender
Ansvara för resebokning och koordinering för teamen som helhet inkl. administration kopplat till resesäkerhet
Från tid till annan projektleda interna och externa projekt
Olika ad-hoc uppgifter för direktörer och chefer

 
Vem söker vi?
Vi söker dig som har erfarenhet av en administrativ roll och som trivs med att arbeta i en supporterande, koordinerande roll. Vi ser gärna att du har erfarenhet av att stötta flera personer och att du har någon form av eftergymnasial utbildning.  
    
För att trivas i rollen, och passa in hos Swedfund, ser vi att du är prestigelös, kan arbeta självständigt och besitter förmågan att vara strukturerad och proaktiv även i en snabbrörlig miljö. Du är serviceinriktad, orädd, har ett lösningsorienterat sätt och ett professionellt bemötande i alla lägen och du är en god kommunikatör och ambassadör både externt och internt.
 
I rollen som administrativ koordinator är det ofta många parallella uppgifter som pågår och därav är det viktigt att du kan prioritera och snabbt ställa om ditt fokus. Du har mycket goda kunskaper i Officepaketet, främst Teams, Outlook, Excel, Word och Powerpoint. Du är även flytande i engelska i både tal och skrift. Kan du även franska så är det ett stort plus. 
 
Om Swedfund
Swedfund är Sveriges utvecklingsfinansiär med uppdrag att bidra till minskad fattigdom genom hållbara investeringar i utvecklingsländer. Vårt uppdrag är att finansiera och utveckla hållbara företag utifrån tre fundament: samhällsutveckling, hållbarhet och finansiell bärkraft. En utvecklad privatsektor med jobb med anständiga arbetsvillkor leder till stabila samhällen och minskad fattigdom. Vi spelar en viktig roll i biståndet och i genomförandet av Agenda 2030.

Läs gärna mer på www.swedfund.se
 
Vill du veta mer?
I den här rekryteringen samarbetar Swedfund med OnePartnerGroup Stockholm. Tjänsten är på heltid med start enligt överenskommelse och du kommer att ha din arbetsplats på Swedfunds kontor på Drottninggatan 92–94.

Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta ansvariga rekryteringskonsulter Christina Stenbeck på christina.stenbeck@onepartnergroup.se eller
Emelina Sjösten på emelina.sjosten@onepartnergroup.se

Vänta inte med att skicka in din ansökan då vi går igenom ansökningarna löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum. Vi tar inte emot ansökningarna via mail. Om du går vidare i processen kommer du att få genomföra två arbetspsykologiska tester för att vi ska kunna göra den bästa matchningen av kandidater.

Vårt uppdrag berör hela samhället. Vi bidrar till en hållbar digitalisering, där offensiv innovation kombineras med ett starkt integritetsskydd. Vill du också arbeta för ett tryggt informationssamhälle med viktiga frågor om dataskydd och kamerabevakning? Då ska du söka jobb hos ossMyndigheten är inne i en tillväxt- och förändringsresa, inte minst då den mycket snabba tekniska utvecklingen har stor påverkan på hur personuppgifter behandlas. Fokus i IMY:s utveckling det närmaste året är bland annat att öka effektiviteten och kvaliteten i arbetet med klagomål och tillsyn och att intensifiera vårt arbete med vägledning.

Vi rekryterar nu en GD-sekreterare vars främsta uppgift är att vara ett stöd för vår generaldirektör.

Arbetsuppgifter

Som GD-sekreterare på myndigheten arbetar du nära generaldirektören och är hans administrativa stöd i högst skiftande frågor. Du arbetar i en händelserik miljö och kommer att samverka såväl internt som externt, även med internationella kontaktytor.

Dina arbetsuppgifter handlar främst om att koordinera och bistå generaldirektören med följande uppgifter:


• hantera kalender och planering,
• administrera möten och resor,
• koordinera konferenser och externa åtaganden,
• delta i arbetet med att utveckla och säkerställa effektiva beredningsrutiner och processer vid myndigheten, och
• registrera handlingar, föra anteckningar och ansvara för dokumentation.

Det kan även bli aktuellt att ansvara för bokning av konferenser och resor till myndighetens ledningsgrupp samt att stötta myndighetens stabsfunktion med administrativa uppgifter.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har gymnasieexamen samt har minst tre års erfarenhet av en liknande roll, exempelvis som GD-sekreterare eller VD-assistent.

Du har erfarenhet av arbete där flera, olika administrativa arbetsuppgifter ska hanteras parallellt och har verkat i en roll som förutsätter många interna och externa kontaktytor. Du har goda IT-kunskaper och arbetar obehindrat med Office-paketet. Du har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har erfarenhet av att arbeta vid en statlig myndighet och god vana att hantera internationella kontakter.

Personliga egenskaper

Som person är du serviceorienterad, tillmötesgående och har ett positivt förhållningssätt. Du är ansvarstagande och noggrann och trivs i en roll med stor variation i arbetsuppgifter och arbetstempo. Du arbetar proaktivt och är van att lösa problem och själv göra prioriteringar beroende på hur arbetssituationen ser ut. Du är resultatinriktad, kvalitetsmedveten och håller tidplaner, även vid högre arbetsbelastning.

Du är van vid att arbeta självständigt, tar fram effektiva rutiner och driver ditt arbete framåt med stort engagemang även när förutsättningarna snabbt förändras. Du har lätt för att samarbeta med andra och trivs i en roll där du har ett stort kontaktnät. Du förstår värdet av förtroendefulla relationer och kommunicerar med andra på ett tydligt och samarbetsvänligt sätt.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper i den här rekryteringen.

Tjänsten

Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid. IMY tillämpar sex månaders provanställning. Arbetet utgår från våra trevliga aktivitetsbaserade lokaler centralt i Stockholm med möjlighet till enskild överenskommelse om distansarbete. Resor kan förekomma i tjänsten.

Frågor om tjänsten

För ytterligare information om tjänsten och rekryteringsprocessen, kontakta gärna


• Administrativ chef Marita Öberg, 08-657 61 29
• HR-specialist Rebecca Svanedal, 08-657 61 05,
• Facklig företrädare Theodor Adolfsson, (Saco-S), 08-657 61 13.

Ansökan

Sista dag för ansökan är den 10 november 2024. Din ansökan registrerar du enligt anvisning på imy.se/ledigajobb. Rekryteringens referens är IMY-2024-13748.

När beslut om tillsättning har fattats meddelas detta på IMY:s anslagstavla. Inför rekryteringen har vi noga övervägt våra annonseringsvägar och vill därför inte bli kontaktade av rekryterings- och annonsförsäljare.

Är du en fena på att koordinera, stötta och organisera? Tycker du att det är spännande med nya digitala verktyg som kan effektivisera både ditt och andras arbete? Vinnova, Sveriges innovationsmyndighet, söker nu en proaktiv GD-koordinator till vår generaldirektör Darja Isaksson. Du kommer även att bistå Vinnovas ledningsgrupp och styrelse med stöd.

Vi erbjuder
Vår nuvarande GD-koordinator går i pension till våren och vi söker nu hennes ersättare. Här får du en bred roll med stora möjligheter att själv vara med och påverka tjänstens utformning. Du erbjuds en unik inblick i hur en myndighet styrs och vad som händer i innovationsvärlden. Dessutom medför rollen många spännande kontaktytor och du kommer att arbeta nära vår inspirerande och omtyckta generaldirektör Darja Isaksson, som av nuvarande GD-koordinator beskrivs som ”uppskattande, tillgänglig och öppen för förbättringsförslag”. Som medarbetare på Vinnova arbetar du på en syftesdriven arbetsplats med fokus på de globala hållbarhetsmålen och där engagemanget är stort. 

Vår vision är att vara Sveriges mest attraktiva statliga arbetsgivare. För att nå dit ger vi dig bland annat goda möjligheter till kompetensutveckling, generös friskvård och ett brett utbud av personalaktiviteter. Vi sitter i moderna lokaler i centrala Stockholm och har en öppen, innovativ och samarbetsorienterad kultur. Läs gärna mer om oss och vårt arbetsgivarerbjudande här.

Rollbeskrivning
I rollen som GD-koordinator kommer du att ha ett centralt och mångsidigt uppdrag, där proaktivitet, utveckling och effektivisering av arbetsuppgifterna blir viktiga inslag i hur du tar dig an rollen. Tillsammans med Darja kommer du att utforma din tjänst, vilket på sikt kan innebära mer avancerade arbetsuppgifter och större fokus på projektkoordinering. 

Huvudsakliga arbetsuppgifter:


• Koordinera och planera generaldirektörens kalender och inkomna förfrågningar samt ansvara för hennes mötes- och resebokningar med tillhörande administration.
• Stötta generaldirektören med att ta fram och förbereda underlag till möten och föreläsningar.
• Administrera och planera olika mötesforum, såsom för Vinnovas verksledning och styrelse. Detta innefattar även att plocka fram relevant information, fånga upp viktiga frågor och skriva protokoll samt minnesanteckningar. 
• Hantera och fördela remisser och regeringsuppdrag inom organisationen.
• Automatisera enklare uppgifter och på sikt ta ett större ansvar för att stötta verksledningen med bland annat att koordinera aktiviteter och projekt över tid.
 

Kvalifikationer
Krav:


• Minst ett par års erfarenhet av en liknande roll såsom VD-assistent/GD-assistent, eller ett par års erfarenhet av projektkoordinering av lite större projekt, där du har värderat och sammanställt olika typer av information.
• Erfarenhet av proaktivt förbättringsarbete av arbetsuppgifter, där du själv initierat och genomfört förbättringar.
• Mycket goda kunskaper i svenska och goda kunskaper i engelska i tal och skrift.
• Mycket goda kunskaper i Microsoft Office, särskilt Outlook och Powerpoint, eller en kombination av motsvarande verktyg från Google, Apple eller liknande.
• Vana av och intresse för att arbeta digitalt med moderna verktyg och system.


Meriterande:



• Eftergymnasial utbildning inom ett för tjänsten relevant område, till exempel statsvetenskap, informationsvetenskap, juridik, ekonomi eller projektledning.
• Arbetslivserfarenhet av administration i statlig eller offentlig verksamhet.
• Erfarenhet av koordineringsarbete i innovationssystemet, exempelvis på något lärosäte, i innovationsmiljöer eller på RISE.
 

Personliga egenskaper
När vi anställer lägger vi stor vikt vid motivation och personliga egenskaper.

I rollen som GD-koordinator har du många kontaktytor. I det arbetet är det viktigt att du är bra på att skapa relationer och ge service. Du ligger steget före i planeringen och har förmåga att se och prioritera vad som behöver göras för att underlätta det dagliga arbetet. Tjänsten kräver att du noggrant kan hantera ett brett spektrum av arbetsuppgifter i en föränderlig miljö. Den vi söker tar också själv initiativ till förbättringsmöjligheter och effektiviseringar. 

Vinnova är en lärande organisation och vi ser gärna att även du delar med dig av dina idéer och kunskaper. Våra värderingar: respekt, ansvarstagande och mod genomsyrar ditt dagliga arbete.

Vi söker dig som motiveras av Vinnovas uppdrag att främja en hållbar samhällsutveckling och ett näringsliv som bygger lösningar som är ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbara.

Placering
Vi tillämpar hybridarbete, där våra medarbetare har möjlighet att kombinera arbete hemifrån och på kontoret. Minst hälften av arbetstiden ska förläggas till vårt aktivitetsbaserade kontor på Mäster Samuelsgatan 56, som ligger ett par minuters promenad från Stockholms centralstation.

Anställningsform
Tjänsten är en tillsvidareanställning och vi tillämpar sex månaders provanställning.

Om Vinnova
Vinnova är Sveriges innovationsmyndighet. Vi stärker Sveriges innovationskraft för hållbar tillväxt och samhällsnytta. Läs mer på vinnova.se

Kontakt
Vill du veta mer? Kontakta gärna Annika Vermunt eller Rebecca Berg, som är HR-partners, via vår telefonväxel 08-473 30 00 eller e-post rekrytering@vinnova.se

Vi avböjer all rekryterings- och annonseringshjälp.

Fackliga kontaktpersoner
Företrädare för ST är Lena Dalsmyr 08-473 3161. För SACO är det Karin Stenström 08-473 3152.

Ansökan
Välkommen att ansöka till oss via vår rekryteringsportal senast 2024-11-04. Inför att du skickar in din ansökan vill vi att du läser informationen om vår rekryteringsprocess här och bisysslor här.  Vi eftersträvar en jämn könsfördelning och de kvaliteter som kulturell och etnisk mångfald tillför verksamheten. Vinnova arbetar kompetensbaserat för att främja en objektiv och icke-diskriminerande rekryteringsprocess. Detta innebär bland annat att du inte ska skicka in ett personligt brev och att du kan komma att få göra arbetspsykologiska tester i den här rekryteringen.