Stockholm: Ledningsassistent (vikariat)

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.
Välkommen till oss
Område öppenvård består av fem enheter som erbjuder stöd och behandling till barn, unga, familjer och vuxna. Tre av dessa enheter är specialiserade på barn och ungdomar i åldrarna 0–20 år samt deras familjer. Inom verksamheten finns även Järva stöd och behandling, som vänder sig till vuxna med beroendeproblematik genom att erbjuda behandling, boendestöd, sysselsättning och stöd till anhöriga. Dessutom omfattar området en enhet där stadsdelens skolsociala team och Järva ungdomsmottagning finns. Vi är en utvecklingsinriktad verksamhet som vågar prova nya arbetssätt och som driver flera projekt för att kontinuerligt förbättra stödet till våra invånare. Vi är en dynamisk arbetsplats med engagerade och kompetenta medarbetare, där innovation och verksamhetsutveckling står i fokus.
Vi söker nu dig som vill arbeta som administrativ assistent hos oss. I rollen stöttar du områdeschef samt enheterna med administrativa, praktiska och tekniska uppgifter. Områdets enheter är lokaliserade i Kista, Tensta och Hjulsta. Den huvudsakliga arbetsplatsen är Kista förvaltningshus, men rollen innebär att du behöver kunna arbeta flexibelt och röra dig mellan samtliga enheter och lokaler inom området.
Vi erbjuder
Som anställd hos oss har du möjlighet att ta del av förmånliga erbjudanden hos flera gymkedjor och simhallar. Vi erbjuder friskvårdsbidrag och flexibel arbetstid enligt flextidsavtal. Läs mer om våra förmåner här.
Din roll
Som administrativ assistent hos oss är du serviceinriktad och ger dagligt stöd till områdeschef, enhetschefer och medarbetare inom området. Du bistår även områdeschef med olika administrativa uppgifter och fungerar som ett viktigt stöd i det dagliga arbetet. 
Vanligt förekommande arbetsuppgifter är:
hantering av inkommande och utgående fakturor i systemet Agresso, samt löpande kontakt och samordning med leverantörer
genomföra beställningar och inköp, exempelvis till APT, födelsedagsfiranden, frukostar, m.m.
bokningar av resor, lokaler och planeringsdagar
hantering av lokalfrågor, inklusive felanmälningar och övriga ärenden kopplade till våra fyra lokaler
bistå områdeschef med administrativa göromål
ge stöd till chefer och medarbetare i tekniska, praktiska och administrativa frågor samt bidra till en trivsam och välfungerande arbetsmiljö
ordna med behörigheter för nya och befintliga medarbetare
brandansvar tillsammans med verksamhetsutvecklare
arkivansvarig
larmansvarig, hantering av beställningar, provlarm och felanmälningar
bilansvarig, hantering av biluthyrning och andra ärenden gällande våra tre bilar
excellistor, exempelvis semesterlista, telefonlistor vid behov
vara flexibel och stötta våra olika enheter samt röra dig mellan verksamheternas olika lokaler
övriga administrativa arbetsuppgifter kan förekomma

Din kompetens och erfarenhet
Vi söker dig som har:
eftergymnasial utbildning, gärna inom ekonomi och administration, eller motsvarande som arbetsgivaren bedömer likvärdig
aktuell erfarenhet som administrativ assistent inom myndighet eller offentlig verksamhet
erfarenhet av Stockholms stads system, exempelvis e-inköpssystemet och ekonomisystemet Agresso
erfarenhet av samordning och samverkan med olika leverantörer i en liknande roll
goda kunskaper i Officepaketet
god förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift

Meriterande om du har:
erfarenhet av att upprätta avropsavtal och genomföra direktupphandlingar
B-körkort 

Vi söker dig som är flexibel och har lätt för att anpassa dig till förändrade förutsättningar. Du tar eget ansvar och driver dina arbetsuppgifter framåt på ett självständigt sätt. Du är strukturerad och arbetar på ett effektivt sätt, med god förmåga att planera och hålla uppsatta tidsramar. Rollen kräver att du är serviceinriktad, lyhörd och hjälpsam, eftersom en stor del av arbetet innebär att stötta andra. För att lyckas i rollen behöver du också ha en god samarbetsförmåga.
Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet och motivation för tjänsten.
Övrigt
I denna rekrytering ingår det tester som en del av bedömningen i samband med urval. 
Varmt välkommen med din ansökan!
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.
Vi rekryterar utan personligt brev för att stärka fokus på kompetens och erfarenhet för denna roll. När du skickar in din ansökan får du svara på ett antal frågor. När vi bedömer din ansökan utgår vi från ditt CV och de frågor som du har besvarat. Efter sista ansökningsdag går vi igenom alla ansökningar.
Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.
Välkommen till Järva stadsdelsförvaltning!
För att möta dagens och framtidens utmaningar bildades Järva stadsdelsförvaltning 2023. I vår stadsdelsförvaltning utvecklar vi stöd och service med fokus på alla Järvabor. Våra verksamheter präglas av samarbete, mod, empati och respektfullt bemötande. Vi eftersträvar öppen kommunikation och respekt för olikheter och vi tror att mångfald och en jämn könsfördelning bidrar till att utveckla vår verksamhet. Vi hoppas att du som söker vill utvecklas tillsammans med oss.
Här kan du läsa mer om Järva stadsdelsförvaltning.

Om Kriminalvården
Kriminalvården växer – vi bygger nytt, bygger om och bygger till och söker nu fler medarbetare. Vårt viktigaste mål är att minska återfall i brott – att bryta den onda cirkeln. Lyckas vi med det blir samhället tryggare och säkrare för alla. Vi är den myndighet som ansvarar för anstalter, frivård, häkten och klienttransporter.
Placeringssektionen ingår i Kapacitetsenheten vid avdelningen för anstalt, häkte och frivård vid huvudkontoret. Placeringssektionen handlägger och beslutar om placering i anstalt och omplacering mellan anstalter, placering av dömda som inte är frihetsberövade samt beslutar om särskilda villkor för dömda med långa strafftider. Vidare beslutas om uppskov med verkställigheten och om efterlysning av dömda som inte är frihetsberövade och som inte inställt sig frivilligt. Placeringssektionen har även till uppgift att samordna och utveckla praxis inom ansvarsområdet samt driva frågor gällande placering på nationell nivå. Sektionen har ett eget kansli, bestående av totalt fem administratörer. Placeringssektionen består av omkring 53 medarbetare med placering i Stockholm.
 
Arbetsbeskrivning
Som administratör på placeringssektionen består arbetsuppgifterna i huvudsak av att bevaka och hantera domsprocessen avseende dömda som inte är frihetsberövade, hantering och registrering av inkomna ärenden gällande både dömda som är inte är frihetsberövade och är frihetsberövade samt bevaka, hantera och/eller fördela inkomna mail till sektionens myndighetsbrevlåda samt post och diarieföring. I det dagliga arbetet sker samverkan i hög utsträckning med olika delar av Kriminalvården samt med domstolar, Polismyndigheten och andra externa aktörer.
 
Kvalifikationer
Till tjänsten som administratör söker vi dig som har lätt för att samarbeta med olika typer människor. I ditt arbete planerar, organiserar och prioriterar du arbetet på ett effektivt sätt och håller de tidsramar du har att förhålla dig till. Vidare har du lätt att anpassa dig till ändrade omständigheter samtidigt som du klarar av att hålla dig lugn och agera rationellt i stressade situationer. Som person ser vi att du är trygg, stabil och har självinsikt sam klarar av att skilja på det personliga och professionella.
För oss är det viktigt att du delar Kriminalvårdens grundläggande värderingar om en human människosyn, respekt för individen samt tron på människans vilja och förmåga att utvecklas. Du är även medveten om och har förståelse för hur bakgrund, kultur och grupptillhörighet påverkar dig själv och andra. Vidare förväntas du med ditt förhållningssätt bidra till att alla blir likvärdigt bemötta. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.
 
Vi söker dig som har:
Fullständig gymnasiekompetens i form av slutbetyg eller gymnasieexamen
Erfarenhet av att arbeta med administrativa arbetsuppgifter på kansli eller motsvarande
Erfarenhet av arbete med domsprocess
God datorvana
God kunskap i att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska

Det är även meriterande med:
Utbildning inom administration
Erfarenhet av att arbeta med digitala ärendehanteringssystem
Erfarenhet av administrativt arbete från myndighet inom rättsväsendet
Erfarenhet av administrativt arbete inom Kriminalvården
Erfarenhet av arbete i dokumenthanteringssystemet Platina
Erfarenhet av arbete i KVR
God kunskap inom Microsoft Office paketet

 
Övrigt
Kriminalvården har valt att ta bort det personliga brevet och ersatt det med urvalsfrågor som är relevanta för tjänsten. Svaren i urvalsfrågorna och CV ligger till grund för om du är kvalificerad att gå vidare i processen.
För att bli aktuell för anställning inom Kriminalvården krävs att du motsvarar högt ställda krav gällande lämplighet, omdöme, säkerhets- och sekretessmedvetande och att du följer gällande lagar. Det innebär att du står upp för demokratiska värderingar och den statliga värdegrund som gäller för Kriminalvårdens verksamhet.
Vissa befattningar är placerade i säkerhetsklass och då kommer en säkerhetsprövning med registerkontroll att genomföras innan beslut om anställning fattas. För vissa säkerhetsklassade tjänster krävs svenskt medborgarskap. Kriminalvården välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Läs mer om säkerhetsprövningen på: https://www.kriminalvarden.se/jobba-hos-oss/rekryteringsprocessen/sakerhetsprovning-vid-rekrytering/
Befattningen kan innebära krigsplacering vid Kriminalvården. Läs mer om krigsplacering på: https://www.kriminalvarden.se/jobba-hos-oss/rekryteringsprocessen/krigsplacering/ 
Individuell lönesättning tillämpas.
Provanställning kan komma att tillämpas.
Kriminalvården strävar efter en jämn könsfördelning och ökad mångfald. 
För att skicka in din ansökan, klicka på ansökningslänken i annonsen. Frågor om hur du ansöker och lägger in ditt CV ställer du direkt till Varbi. Frågor om specifika jobb besvaras av den kontaktperson som anges i annonsen. 
Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av rekryteringsannonser. Kriminalvården har upphandlade avtal.

Hos IVL Svenska Miljöinstitutet får du en central roll där du både driver det operativa HR-arbetet framåt och bidrar strategiskt i en organisation som ligger i framkant inom forskning och hållbar utveckling. Här kombinerar du kvalificerat chefsstöd med möjligheten att påverka arbetssätt, kultur och ledarskap i en dynamisk och internationell miljö - perfekt för dig som vill ta nästa steg i din HR-karriär och trivs där tempot är högt och uppdraget meningsfullt.
Om rollen
I din roll som HR Partner hos IVL Svenska Miljöinstitutet kliver du in i en bred och verksamhetsnära HR?roll. Du kombinerar operativt HR?hantverk med strategiskt stöd till chefer i en kunskaps? och forskningsintensiv organisation.
Rollen kräver självständighet, tempo och förmåga att driva flera processer parallellt. Du är ett tydligt stöd till chefer i vardagen och förväntas kunna ge snabba, korrekta och kvalificerade HR?råd. För att trivas behöver du vara trygg, strukturerad och proaktiv i att både skapa och utveckla arbetssätt. Du söker själv upp samarbete när det behövs.
HR?teamet består totalt sett av fyra medarbetare och du rapporterar till HR-chef. Du ansvarar för två enheter och deltar i deras ledningsgrupper vid behov. Du stöttar även internationell verksamhet i HR-relaterade frågor.
Dina arbetsuppgifter:
Som HR Partner ansvarar du för och driver hela HR-hantverket inom ditt ansvarsområde. Dagarna kommer att variera men i huvudsak kommer dina dagar att fyllas med följande arbetsuppgifter:

Löpande och kvalificerat chefsstöd


Arbete med frågor kring arbetsmiljö, lönesättning och rehabilitering


Stötta chefer i rekryteringsprocesser, inklusive genomförande av rekryteringstester och återkoppling


Driva och medverka i HR-processer och projekt på bolagsnivå


Driva och följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet, bland annat genom vårt pulsmätningsverktyg Winningtemp


Samverka och förhandla med fackliga parter samt ett aktivt bidrag till utvecklingen av kultur, ledarskap och arbetsgivarvarumärke


I det dagliga arbetet kommer du att använda flera olika affärssystem som underlättar och effektiviserar dina uppgifter.
Din erfarenhet
Vi söker dig som har en akademisk examen inom HR, personalvetenskap eller motsvarande och arbetat 8–10 år inom HR. Du har en stabil HR-grund och ser detta som ett naturligt nästa steg i din karriär. Erfarenhet från kunskaps-, forsknings- eller konsultorganisation är meriterande.
Du har god systemvana och är van vid att arbeta datadrivet inom HR samt har goda kunskaper i engelska, både i tal och skrift.
Dina personliga egenskaper
För att lyckas som HR Partner ser vi att du är trygg i din HR-roll och trivs med att ta ett tydligt ägarskap för ditt arbete. Du har en god förmåga att driva processer och projekt framåt, från idé till genomförande, och arbetar strukturerat med fokus på kvalitet och leverans. Du är analytisk och har ett gott omdöme, vilket gör att du kan fatta välgrundade beslut även i komplexa situationer. Som person är du lösningsorienterad, ansvarstagande och bekväm med att arbeta i ett högt tempo där du hanterar flera parallella uppgifter.
Du är relationsskapande och kommunicerar på ett tryggt, professionellt och förtroendeingivande sätt. Med hög integritet och ett genuint engagemang bidrar du till ett gott samarbete och ett hållbart HR-arbete i organisationen.
Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. 
Vad vi erbjuder dig
Vi arbetar i en kreativ och utvecklande miljö där alla har en stor del eget ansvar och goda möjligheter till personlig och professionell utveckling. Som medarbetare på IVL blir du del av en arbetsplats som värdesätter mångfald, samarbete, innovation och engagemang. Här finns en härlig gemenskap med såväl idrottsklubb, konstförening, fester, pubar och andra aktiviteter. Vi sitter i aktivitetsbaserade lokaler. Hos IVL får du möjlighet att arbeta med ditt hållbarhetsengagemang på riktigt! 
Vill du veta mer?
Rollen är ett konsultuppdrag på heltid under 6 månader med goda möjligheter till fast anställning. Du blir anställd hos oss på OnePartnerGroup som konsult och kommer vara placerad på IVL Svenska Miljöinstitutets kontor på Valhallavägen.
Tillträde för tjänsten är omgående så vänta inte med att skicka in din ansökan då vi går igenom kandidater löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum. Vi tar inte emot ansökningarna via mail med hänsyn till GDPR.
Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta Ida Winther på ida.winther@onepartnergroup.se eller Christina Stenbeck på christina.stenbeck@onepartnergroup.se.

Vill du vara med och forma framtiden för en innovativ och växande verksamhet inom hållbarhet? Som systemförvaltare av Unit 4 ERPx på IVL Svenska Miljöinstitutet får du en nyinrättad roll i bolaget där du får vara med och utveckla affärssystemet i organisationen, samtidigt som du får bygga upp processer och strukturer som skapar förutsättningar för fortsatt tillväxt.
IVL grundades redan 1966 av staten och näringslivet gemensamt och var Sveriges första miljöforskningsinstitut. IVL bedrivs i aktiebolagsform sedan 1982 och ägs av Stiftelsen Institutet för Vatten- och Luftvårdsforskning, SIVL. IVL Svenska Miljöinstitutet är ett fristående och oberoende forskningsinstitut inom miljö och hållbarhet. Vi arbetar med tillämpad forskning och konsultuppdrag som bidrar till att uppfylla såväl de globala hållbarhetsmålen som de svenska miljömålen. Tillsammans med näringsliv, myndigheter och forskningsvärlden driver IVL på omställningen till det hållbara samhället genom att omvandla vetenskap till verklighet, miljöutmaningar till möjligheter och linjära processer till en cirkulär ekonomi.
Om rollenVi söker en självgående och lösningsorienterad person som har ett intresse och är trygg i sina system- och ekonomikunskaper. Som systemförvaltare för Unit 4 ERPx kommer du att spela en nyckelroll i att hantera kravställningar och utveckla systemet tillsammans med dina kollegor på ekonomifunktionen. Du kommer att ha många kontaktytor i organisationen och med externa systemleverantörer. Du kommer självständigt att få driva alltifrån att fånga behov, administrera behörigheter och bygga dashboards. Rollen innefattar även att ge support, driva kravställning mot systemleverantören, hantera uppgraderingar, utbilda och dokumentera.
Rollen rapporterar till Thomas som är CFO. ”Vi är ett team som har väldigt trevligt på jobbet. Vi är ett bolag i tillväxt vilket gör att den ena dagen inte den andra lik och det händer mycket. Just nu implementerar vi både ett nytt affärssystem och ett BI-system. Som systemförvaltare i vår organisation får du en rolig och viktig roll där du får vara med och driva vår förändringsresa till att göra oss mer datadrivna”.
I dina arbetsuppgifter ingår bland annat att:
Förvalta, optimera och utveckla Unit 4 ERPx
Kravställa och underhålla funktioner i systemet så som redovisning, kund- och leverantörsreskontra, HR/lön, projektuppföljning, budget och prognos
Agera kravställare mot extern leverantör och konsulter
Utbilda internt i affärssystemet
Utveckla, förvalta och dokumentera processer inom ekonomi och projekt
Vara behjälplig BI-specialist att utveckla rapporter i Power-BI
Arbeta med övrigt förekommande systemprojekt
Din bakgrund
För att lyckas i rollen behöver du:
Utbildning inom ekonomi, system, IT eller motsvarande
Ha en bakgrund från en liknande självständig roll som systemförvaltare eller systemspecialist
Erfarenhet av att ha förvaltat och utvecklat ett affärssystem utifrån ett verksamhetsperspektiv, gärna inom en projektorienterad organisation
Mycket goda IT-kunskaper
Tala och skriva svenska och engelska obehindrat
Dina personliga egenskaper
Vi söker dig som har en mycket god analytisk förmåga och en hög grad av noggrannhet i detaljer. Du är självgående och tar ansvar för dina områden, men du har också en genuin vilja att samarbeta. Eftersom IVL befinner sig i en fas med stark utveckling och flera parallella systemprojekt, värdesätter vi att du är lösningsorienterad, nyfiken och förändringsbenägen.
Självklart delar du våra värderingar – du tror på kraften i samverkan, agerar professionellt med vetenskaplig förankring och har ett framåtblickande förhållningssätt.
Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. 
Vad vi erbjuder digVi arbetar i en kreativ och utvecklande miljö där alla har en stor del eget ansvar och goda möjligheter till personlig och professionell utveckling. Som medarbetare på IVL blir du del av en arbetsplats som värdesätter mångfald, samarbete, innovation och engagemang. Här finns en härlig gemenskap med såväl idrottsklubb, konstförening, fester, pubar och andra aktiviteter. Vi sitter i aktivitetsbaserade lokaler. Hos IVL får du möjlighet att arbeta med ditt hållbarhetsengagemang på riktigt! 
Välkommen med din ansökan
Varmt välkommen att skicka in ditt CV – du kommer att göra skillnad!
Har du några frågor är du varmt välkommen att kontakta:
Jeanette Elm, 070-353 55 73 jeanette.elm@financefamily.se
Magnus Åberg, 070-981 77 51 magnus.aberg@financefamily.se