Stockholm: HR Assistant with Executive support duties

Beskrivning
Vi söker en erfaren administratör för ett långsiktigt konsultuppdrag inom en större organisation med samhällsviktig verksamhet. I rollen kommer du att ge kvalificerat administrativt stöd till en ledningsgrupp och flera chefer inom en projektorienterad avdelning.
Du blir en del av avdelningens dagliga verksamhet och arbetar nära såväl chefer som medarbetare. Samtidigt ingår du i ett nätverk tillsammans med andra administratörer inom organisationen, där ni stöttar varandra vid behov och utbyter kunskap och erfarenheter.
Rollen passar dig som är strukturerad, serviceinriktad och trivs med att skapa ordning, samordna aktiviteter och vara ett professionellt administrativt stöd i en verksamhet med många kontaktytor.
Arbetsuppgifter
I rollen ansvarar du för ett brett administrativt stöd till avdelningens chefer och ledningsgrupp. Arbetet omfattar bland annat bokning och koordinering av möten och konferenser samt planering och praktisk administration kring möten och workshops.
Du tar fram underlag och kommunikationsmaterial och stöttar verksamheten i samband med onboarding, förändringar och avslut för medarbetare. Vidare hanterar du olika typer av beställningar, administrerar och strukturerar SharePoint-ytor samt arbetar med viss fakturahantering.
Som stöd till ledningsgruppen ansvarar du för att planera och administrera möten genom bland annat agendahantering och mötesbokningar. Du skriver mötesprotokoll, följer upp beslutade åtgärdspunkter och säkerställer att information och aktiviteter följs upp på ett strukturerat sätt. Du ansvarar även för att hålla avdelningens årshjul uppdaterat med återkommande aktiviteter.
Kvalifikationer
Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete på senior nivå.


Erfarenhet av att ge administrativt stöd till chefer och/eller ledningsgrupp.


Erfarenhet av att planera och administrera möten, konferenser och workshops.


Erfarenhet av att ta fram underlag, protokoll och kommunikationsmaterial.


Erfarenhet av att följa upp beslut, aktiviteter och åtgärdspunkter.


Erfarenhet av administrativ hantering kopplad till medarbetares onboarding, förändringar och avslut.


Erfarenhet av att administrera och strukturera SharePoint-ytor.


Erfarenhet av beställningar och administrativ hantering.


Erfarenhet av fakturahantering.

Villkor
Placeringsort: Stockholm.


Distansarbete: Upp till 50 % av arbetstiden kan förekomma. Omfattningen beslutas utifrån verksamhetens behov och kan förändras under uppdragstiden.


Omfattning: 80-100% .


Uppdragsperiod: 1 februari 2027–30 januari 2029 med möjlighet till förlängning.


Om du är redo att ta dig an en roll inom administration och bidra med din kompetens och erfarenhet – tveka inte att skicka in din ansökan. Bifoga CV i din ansökan som tydligt visar att du har den kompetens och erfarenhet som efterfrågas för det aktuella arbetet. Vi rekryterar kontinuerligt och ser fram emot att höra från dig!


Notera: Vi hanterar endast ansökningar som skickas in via vår karriärsida. Vänligen registrera din ansökan där för att säkerställa att den tas emot och behandlas korrekt.

Associate till Gazellas CEO

Nu söker vi en Associate till Gazellas CEO – en roll för dig som vill arbeta nära VD och ledningsgruppen, driva viktiga initiativ från analys till resultat och få stort ansvar tidigt i karriären. Vi söker dig som är ambitiös, trivs i ett högt tempo och vill utvecklas snabbt. Du gillar att jobba, har en stark egen drivkraft och motiveras av att se resultat av det du gör.

Gazella är Årets Interimsföretag två år i rad och växer kraftigt – i år med nära 50 %. Vi ligger i framkant inom AI och använder tekniken där den skapar verklig effekt i verksamheten. Som Associate blir du en del av det arbetet och får vara med och identifiera, driva och implementera nya AI-lösningar.

Det här är varken en traditionell assistentroll eller ett traineeprogram. Du får riktiga projekt från första veckan och en unik inblick i hur ett växande bolag drivs och utvecklas.

Om rollen
Som Associate till Gazellas CEO blir du VD och ledningsgruppens förlängda arm. Du tar dig an de frågor som är viktigast just nu, reder ut dem, skapar en plan och ser till att det blir gjort.

En vecka kan det handla om att få ut ett nytt AI-verktyg i säljorganisationen, nästa om prissättning, en ny kundgrupp eller ett initiativ som har fastnat och behöver komma loss. Du kommer att röra dig mellan strategiska, analytiska och operativa frågor och behöver trivas med att snabbt växla mellan olika typer av uppgifter.

Det handlar inte om att komma på alla idéer. Det handlar om att få saker att hända.

Vad du gör

Driver AI-initiativ och identifierar var AI kan göra störst skillnad i sälj, leverans och ekonomi.

Arbetar i våra egna data- och AI-verktyg och är med och formar hur de utvecklas vidare.

Driver bolagsövergripande projekt inom exempelvis sälj, leverans och compliance.

Tar fram analyser och beslutsunderlag till VD och ledningsgruppen.

Skapar struktur, involverar rätt personer och följer upp tills ett initiativ faktiskt är genomfört.

Identifierar hinder, tar fram lösningsförslag och driver frågor framåt även när du själv inte har mandat att fatta det slutliga beslutet.


AI hos Gazella

AI är inte en innovationsavdelning vid sidan av verksamheten. Det är en del av hur Gazella drivs.

Vi har byggt en egen plattform för styrning och prognos där sälj, leverans, ekonomi och signaler från marknaden samlas. Prognoser följs upp mot utfall varje dag och VD bygger själv i verktygen. En ny idé kan gå från whiteboard till något som används i verksamheten på dagar.

Som Associate får du vara mitt i det arbetet. Du behöver inte vara utvecklare, men du ska vara genuint nyfiken på AI, testa själv och vilja förstå hur tekniken kan användas för att göra Gazella bättre.

Vem du är
Du är i början av karriären och har nyligen tagit en akademisk examen, exempelvis som civilekonom eller civilingenjör från Handels, KTH eller motsvarande.

Men examen är bara början. Vi vill veta vad du faktiskt har gjort.

Du kanske har drivit ett examensarbete med verklig effekt, byggt något eget, haft ett stort ansvar i kåren, gjort en praktik där du drev ett projekt eller på annat sätt visat att du tar initiativ och driver saker framåt.

Du är analytisk, lär dig snabbt och trivs med siffror och data. Du använder redan AI och är nyfiken på vad tekniken kan göra härnäst.

Framför allt har du egen motor. Du ser något som behöver göras och gör det. Du stöter på ett problem och försöker lösa det. Du får en instruktion och kan komma tillbaka med ett bättre förslag.

Du är också socialt skicklig och har lätt för att bygga förtroende. Du kommer att arbeta med personer som har betydligt längre erfarenhet än du och behöver kunna få med dig människor, kommunicera tydligt och samtidigt stå för din egen bedömning. Du talar och skriver obehindrat på både svenska och engelska.

Det här är du

Drivande – du väntar inte på nästa instruktion.

Analytisk – du gillar att förstå problem på djupet och hitta lösningar.

Strukturerad – du skapar ordning och framdrift utan att göra saker onödigt komplicerade.

Nyfiken – du lär dig snabbt och testar gärna nya verktyg och arbetssätt.

Prestigelös – du gör det som behöver göras, oavsett om det är strategiskt eller operativt.

Socialt skicklig – du får med dig människor och har känsla för när du ska driva på och när du ska lyssna.

Ambitiös – du vill utvecklas snabbt och ta stort ansvar.



Du behöver inte ha flera års arbetslivserfarenhet. Vi är mer intresserade av vad du har åstadkommit än hur länge du har arbetat.

Vad du får
Hos Gazella får du:


Riktigt ansvar från första veckan.

Arbeta direkt med VD och ledningsgruppen.

Exponering mot hela affären – sälj, leverans, ekonomi och AI.

En brant utvecklingskurva och möjlighet att lära dig hur ett bolag faktiskt styrs och utvecklas.

Arbeta med AI-verktyg som redan används i verksamheten.

Möjlighet att växa in i ett eget ansvarsområde, utifrån vad du visar att du är bra på och vad bolaget behöver framåt.



Det här är för dig som vill lära dig snabbt, ta ansvar och vara med där saker händer.

Startdatum: november 2026 eller enligt överenskommelse.
Omfattning: 100%

Om Gazella
Gazella är ett expansivt och dynamiskt företag som specialiserar sig på rekrytering och interimslösningar inom ekonomi, finans och supply chain. Sedan starten 2014 har vi hjälpt över 2 000 kandidater vidare i sina karriärer och lika många uppdragsgivare att hitta rätt kompetens.

Vi är ett bolag med höga ambitioner, korta beslutsvägar och ett starkt fokus på utveckling. Vi tror på att arbeta tillsammans, ha roligt på vägen och hela tiden hitta smartare sätt att göra saker.

Ansökan
Känner du igen dig? Skicka in din ansökan idag. Vi intervjuar löpande för tjänsten.

Har du frågor om rollen är du välkommen att kontakta Julia Franzén, ansvarig rekryterare.

Rekrytering sker i samarbete med Gazella.

A unique career in aviation technology
Looking for a role where cloud infrastructure, automation, and software reliability meet the world of aviation?
At DynamicSource, we develop software systems and applications for the aviation industry. Our products support airlines, pilots, and aviation companies in running safer, more efficient, and more reliable operations.
As a DevOps Cloud Platform Engineer, you will play a key role in maintaining and improving the infrastructure behind our products. You will work with cloud services, deployment pipelines, automation, monitoring, security, and performance optimization — making sure our systems are stable, scalable, and ready to support a demanding industry.
This is not a generic infrastructure role. Aviation is a safety-conscious and operationally complex domain, where reliability, structure, and attention to detail matter. You will work closely with developers and domain experts to improve how we build, deploy, and operate our software.
You will join a skilled and focused team with a strong interest in both technology and aviation. We value ownership, practical problem-solving, and the ability to work independently in a remote-friendly setup.
More information about DynamicSource is available at: https://www.dynamicsource.se/
Your role
As part of our team, you will:

Maintain, deploy, and improve our cloud infrastructure


Work with Infrastructure as Code using Terraform and Ansible


Support and improve deployment pipelines and release processes


Monitor, tune, and optimize system performance


Identify, evaluate, and implement new technologies and solutions


Improve reliability, security, automation, and operational efficiency


Collaborate with developers to support stable and efficient delivery


Take ownership of infrastructure-related tasks and improvements

Skills and experience
We are looking for someone with experience in:

Infrastructure as Code, Terraform and Ansible


Linux administration


Cloud infrastructure and production environments


General IT security and secure infrastructure practices


Automation, scripting, and operational tooling


Working independently and staying well-organised in a hybrid or remote setup


You should be self-driven, disciplined, and comfortable taking responsibility for systems that need to run reliably.
Good to have
Experience with any of the following is a plus:

AWS services such as EC2, ECS, RDS, and ALB


Kubernetes


Node.js, Python, PHP, Bash, or object-oriented programming


CI/CD tools such as Jenkins


Monitoring, logging, and observability tools


Aviation systems, airline operations, or a general interest in aviation

Work model and travel
For this position, a hybrid work model applies. You are expected to work from our office in Stockholm at least 2 days per week. The majority of the DynamicSource team is located in the greater Stockholm area.
DynamicSource also visits customers and participates in industry events such as forums, product expos, and aviation-related conferences. Some international travel may be required.
Öppen för alla
Vi fokuserar på din kompetens, inte dina övriga förutsättningar. Vi är öppna för att anpassa rollen eller arbetsplatsen efter dina behov.

Your role: In this role, you will provide essential support with human resources tasks while also assisting executives with their day-to-day needs. Additionally, you will act as the Office Manager for our Stockholm Office, ensuring the smooth operation of the workspace and maintaining a welcoming, well-functioning environment. As this is a small office, the role spans across HR, executive support, and office management, making adaptability and versatility key to success. This position is suited for someone who is dependable, proactive, and thrives in a fast-paced company setting.
HR Assistance:
HR Support: Assist with recruitment efforts, including helping with new hire orientations and maintaining employee records.
Employee Well-being Oversight: Support employee well-being by organizing occasional team activities and wellness programs, and addressing any workplace-related concerns.
Assistance with HR Planning: Provide support for HR planning aligned with company goals, helping to foster a positive and innovative workplace culture.
Talent Acquisition and Development: Contribute to talent acquisition efforts, assisting in attracting and retaining skilled team members.

Executive Support Duties:
Project Assistance: Assist with and oversee administrative and organizational projects to support company goals, ensuring they meet deadlines and objectives.
Efficient Meeting Coordination: Coordinate executive meetings, including organizing and documenting key decisions to support actionable plans.
Seamless Internal Communication: Facilitate effective internal communication between leadership and the rest of the organization.
Contract and Document Management: Review and manage contracts and important documents, maintaining organization and accessibility for the executive team.
Stakeholder Engagement: Engage with stakeholders, including investors, clients, and partners, addressing their inquiries and concerns promptly to foster strong relationships.
Confidentiality and Discretion: Handle sensitive information with discretion, maintaining confidentiality, especially due to the regulated nature of the aviation industry.

Office Manager Duties:
Workspace Management: Ensure the Stockholm office runs smoothly, creating a professional and comfortable environment for employees and visitors.
Interior & Facilities Oversight: Manage the upkeep of office interiors, liaising with vendors, service providers, and landlords when necessary.
Supplies & Inventory: Oversee office supplies, kitchen stocks, and equipment, ensuring adequate availability and timely replenishment.
Health & Safety Compliance: Maintain a safe, compliant, and well-organized workspace, coordinating with relevant teams on safety protocols.
Event & Visitor Coordination: Support internal events and manage logistics for visitors to the Stockholm office.


Why You Could Be the Ideal Candidate: Your strong background in executive support, coupled with your organizational skills and attention to detail, makes you an excellent fit for this role. You bring a proactive approach and a readiness to navigate the fast-paced environment of a growing company. You're not just seeking a position; you're excited to contribute to a dynamic team and play a key role in helping the company achieve its goals.
Step Into a Role That Matters: If you are driven by the prospect of playing a crucial role in a company that is set to redefine the aviation IT industry, we would love to hear from you. Apply now to become our Executive Assistant & Office Manager, and let’s embark on this transformative journey together.
Application Authenticity Requirement: Please note that the use of AI tools for writing applications is not permitted. We are looking for candidates who can showcase their own skills, experiences, and personal insights in their application. We appreciate your understanding and encourage you to submit an authentic application that reflects your unique qualifications.