Stockholm: Vd-assistent till Adda

Yourrole: In this important role, you will give top-level support to executives and also handle some human resources tasks. This position is suited for someone who is adaptable, dependable, and thrives in a fast-paced company setting. You should also have a strong dedication to building essential systems and processes.
Executive Support Duties:
Project Assistance: Assist with and oversee administrative and organizational projects to support company goals, ensuring they meet deadlines and objectives.
Efficient Meeting Coordination: Coordinate executive meetings, including organizing and documenting key decisions to support actionable plans.
Seamless Internal Communication: Facilitate effective internal communication between leadership and the rest of the organization.
Contract and Document Management: Review and manage contracts and important documents, maintaining organization and accessibility for the executive team.
Stakeholder Engagement: Engage with stakeholders, including investors, clients, and partners, addressing their inquiries and concerns promptly to foster strong relationships.
Confidentiality and Discretion: Handle sensitive information with discretion, maintaining confidentiality, especially due to the regulated nature of the aviation industry.

HR Assistance:
HR Support: Assist with recruitment efforts, including helping with new hire orientations and maintaining employee records.
Employee Well-being Oversight: Support employee well-being by organizing occasional team activities and wellness programs, and addressing any workplace-related concerns.
Assistance with HR Planning: Provide support for HR planning aligned with company goals, helping to foster a positive and innovative workplace culture.
Talent Acquisition and Development: Contribute to talent acquisition efforts, assisting in attracting and retaining skilled team members.

Why You Could Be the Ideal Candidate: Your strong background in executive support, coupled with your organizational skills and attention to detail, makes you an excellent fit for this role. You bring a proactive approach and a readiness to navigate the fast-paced environment of a growing company. You're not just seeking a position; you're excited to contribute to a dynamic team and play a key role in helping the company achieve its goals.
Step Into a Role That Matters: If you are driven by the prospect of playing a crucial role in a company that is set to redefine the aviation IT industry, we would love to hear from you. Apply now to become our Executive Assistant, and let's embark on this transformative journey together.Application Authenticity Requirement:Please note that the use of AI tools for writing applications is not permitted. We are looking for candidates who can showcase their own skills, experiences, and personal insights in their application. We appreciate your understanding and encourage you to submit an authentic application that reflects your unique qualifications.

Om uppdraget och dig vi söker
Har du arbetat som Executive Assistant och trivs med att navigera i en dynamisk och föränderlig arbetsmiljö?
Vi söker nu en självgående person som kan stötta VD och ledningsgruppen med varierande administrativa och koordinerande uppgifter i en innovativ och teknisk bransch. Din flexibilitet, strukturerade arbetssätt och förmåga att ligga steget före kommer att vara centralt för att du ska lyckas i denna roll.
Tjänsten är ett konsultuppdrag på 50-75 % under 8 månader, med möjlighet till förlängning. Kundens kontor är beläget centralt i Stockholm
Arbetsuppgifter
I denna roll kommer du att ansvara för kalenderhantering, bokning av möten, reseplanering och att förbereda och organisera styrelsemöten och andra viktiga evenemang. Du kommer också att sköta den löpande driften av kontoret, inklusive materialinköp och kontakt med leverantörer. Ditt arbete kommer att vara avgörande för att säkerställa att VD och ledningen får det stöd som krävs för att verksamheten ska fungera smidigt och effektivt.
Vi söker dig som:
Har tidigare erfarenhet av att arbeta som assistent på ledningsnivå
Är van vid att hantera många parallella uppgifter och trivs i en snabb arbetsmiljö
Är strukturerad, noggrann och serviceinriktad
Har goda kunskaper i både svenska och engelska, samt är bekväm med att arbeta i Office-paketet

Kvalifikationer
Minst 2 års erfarenhet i en liknande administrativ eller koordinerande roll
Vana vid att arbeta med konfidentiell information på ett strukturerat sätt

Vi söker en självgående och serviceinriktad person som trivs i ett högt arbetstempo och som är duktig på att hantera flera uppgifter samtidigt.
Vi startar urvalet omgående så sök gärna redan idag!
Om att vara konsult hos People Experience
Högt som lågt och ibland tvära kast tillhör vardagen som konsult – men ruskigt roligt, varierande och lärorikt är det. Som konsult via People Experience välkomnas du med öppna armar in i vår PX-familj med konsultfrukostar, check-ins och bollplank för att du ska känna samhörighet och utbyte, men alltid med fin balans – för att inte göra anspråk på för stor del av din tid. Formen för ditt konsultuppdrag (dvs om du blir underkonsult eller anställd hos PX för det specifika uppdraget) bestämmer du själv!
Vi är alltid intresserade av att komma i kontakt med nya potentiella People, Payroll & FinanceConsultants och utökar dagligen vårt nätverk med förtroendeingivande, prestigelösa och flexibla Professionals med både integritet, ödmjukhet och ett starkt ledarskap. I vårt nätverk finns expertis inom hela området och på alla nivåer. Generalister som specialister, seniora som juniora - och det är precis det som gör det hela så givande.
På People Experience kommer vi alltid göra det lilla extra för att se till att du får en positiv upplevelse i mötet med oss – oavsett om du är kund, konsult, medarbetare eller kandidat. Välkommen att skapa denna upplevelse tillsammans med oss!
Om din ansökan
Vi behandlar alla kandidater lika, var vänlig ansök via annonsen om du är intresserad - all kontakt sker genom vårt rekryteringssystem! Detta för att skapa en fin kandidatupplevelse för samtliga kandidater, samtidigt som vi säkrar en rättvis process för alla!
Vi vill bidra till att alla känner sig likvärdiga på arbetsmarknaden. Vi vill uppmuntra alla, oavsett bakgrund att ansöka!
Vi behandlar din personliga information i enlighet med GDPR. Om du önskar att vi raderar din information gör du det enklast genom att begära det via vår karriärsida "Connect". Har du frågor, kontakta vår systemansvariga Lina Roxenback på lina.roxenback@peopleexperience.se.

People Experience är en personlig, innovativ och högst engagerad boutiquebyrå med enorm passion för att hjälpa kunder, konsulter och kandidater att nå tillväxt och framgång genom rätt matchning inom det område där vår erfarenhet och passion är som störst: People, Payroll & Finance.Med visionen att bli Sveriges ledande boutiqebyrå för People, Payroll & FinanceProfessionals, är vi 100 % specialiserade på målgruppen i vår rekrytering och konsulttillsättning.

Brinner du för att bidra till utveckling av Sveriges försörjningsberedskap och stärkta förutsättningar för kommuners och regioners beredskap? Vill du bidra till att utveckla en professionell upphandlingsorganisation till att också bli specialister på försörjningsberedskap? Då har vi jobbet för dig! Tjänsten
Avdelningen för försörjningsberedskap och riskanalys är en strategisk resurs inom Adda som samlar kompetens inom beredskapsområdet med särskild fokus på försörjningsberedskap. Avdelningen är placerad på Adda Inköpscentral där det huvudsakliga arbetet bedrivs, men har också beredskap att stödja hela Adda. Avdelningen är i viss utsträckning fortsatt under uppbyggnad och som medarbetare kommer du få möjlighet att vara med och utforma både arbetssätt och struktur för verksamheten.
Vi söker en beredskapsstrateg med inriktning på kategoristöd. Tjänsten omfattar att löpande hantera försörjningsberedskapsfrågor i bredare bemärkelse, men särskilt fokus är på utveckling av och stöd inom implementering av olika metodstöd för att skapa en robust avtalsportfölj och kunderbjudanden åt Addas kunder.
Befattningen har som huvudsaklig uppgift att i nära samarbete med kategoriteamen verka för att dessa i praktiken beaktar och integrerar ett robusthets- och beredskapsperspektiv i de upphandlingar som genomförs. Stödet omfattar alla delprocesser som de olika kategoriteamen arbetar med, från kategoristyrningen till förvaltning och uppföljning av avtalen. Metodstöd behöver utvecklas och (framför allt initialt) behöver stöd ges i implementeringen av dessa, bland annat genom medverkan i analysverksamhet. I tjänsten ingår också att bistå de olika kategoriteamen med kategorispecifik kunskapsutveckling inklusive kategorispecifika kunskapsunderlag rörande beredskap. I rollen ingår att möjliggöra uppföljning och utvärdering av effekter av de metoder och verktyg som använts och de åtgärder som vidtagits.
Kvalifikationer och egenskaper Examen (eller motsvarande kvalifikationer) inom det samhällsvetenskapliga området, gärna med inriktning på t.ex. försvars- och beredskapsrelaterade frågor
Arbetslivserfarenhet inom försvars- och beredskapsområdet efterfrågas, samt erfarenhet av kvalificerad analysverksamhet. Du får gärna ha haft tjänster där du haft en metodiskt stödjande roll åt andra inom din organisation (gärna i form av en konsultroll)
Kunskap om, förståelse och starkt intresse för det svenska krisberedskapssystemet och totalförsvaret, samt med fördel om hur förutsättningar för marknad och näringsliv påverkar totalförsvaret och försörjningsberedskapen
Mycket gott säkerhetsmedvetande och en god förståelse för informationssäkerhet
Mycket god analytisk förmåga, ett strukturerat arbetssätt och förmåga att arbeta metodiskt
Mycket god vana att arbeta med Officepaketet, inklusive vana att ta fram pedagogiska presentationsmaterial av hög kvalitet i t.ex. powerpoint
God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska
Mycket god samarbetsförmåga, som innefattar bl.a. förmåga att balansera ansvaret för verksamhetsutveckling inom den egna specifika rollen med samarbete och stöd till andra i teamet.

Det är meriterande om du som söker har erfarenhet av arbete inom försörjningsberedskap, till exempel kopplat till upphandling och inköp.
Din profil
Du har ett stort intresse för att i praktiken stärka kommunal och regional försörjningsberedskap. Du behöver vara lösningsorienterad samt nyfiken och serviceinriktad då avdelningens roll i organisationen består av att stödja och skapa förutsättningar för andra att lyckas i sina uppdrag. Stort värde kommer läggas på förmågan att ta fram pedagogiska underlag och metodstöd, då rollen omfattar att praktiskt stödja kategoriansvariga, avtalsansvariga, upphandlare, med flera.
Du är en teammedlem som trivs att jobba både självständigt och i grupp. De behöver ha förmåga att självständigt driva ett arbete framåt och samtidigt återrapportera och stämma av bakåt. Du behöver kunna vara pedagogisk, prestigelös och kunna balansera mellan noggrannhet och effektivitet. Trivs du med komplexa och spännande arbetsuppgifter som kräver att kunna vara både kreativ och systematisk samt inte minst nyfiken på att lära nytt, så passar du här!
Ansökan
Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Kristina Syk, chef för avdelningen för försörjningsberedskap och riskanalys, kristina.syk@adda.se. Sista ansökningsdag är 9 februari 2025.
Anställningsprocessen omfattar även bakgrundkontroll av sökande. Den ansökande kommer att ombes inkomma med referenspersoner samt utdrag ur belastningsregistret. Vi ser fram emot din ansökan!
Om Adda
Adda är ett företag inom SKR som erbjuder tjänster och produkter inom digitalisering, strategisk försörjning och kompetensutveckling. Vi skickliggör våra kunder genom att utveckla kompetens och förmåga att ställa om. Det ger hela välfärden möjlighet att spara både tid och pengar.

På Adda är vi i uppdraget att stärka offentlig sektors förmåga att strategiskt försörja varor, tjänster och kompetens, och därmed säkerställa att vi kan leverera framtidens välfärd. Vi söker nu en engagerad Upphandlare till vår kategorigrupp Fastighetsförvaltning. Uppskattar du att arbeta med offentlig upphandling och ser du det som ett verktyg för förändring och förbättring? Har du en nyfiken blick för att bygga ramavtalsupphandlingar som ger mervärde för många, och en vilja att utveckla dem vidare? Då kan du vara den vi letar efter!Om rollen:
Som upphandlare hos Adda kommer du att spela en nyckelroll i att upphandla avtal inom både tjänster och varor för kategorigrupp Fastighetsförvaltning. Du ansvarar för att planera och driva upphandlingar mot uppsatta mål och tidplaner. Tjänsten inkluderar:
Att arbeta med både nationella och regionala upphandlingar inom olika varu- och tjänsteområden.
Att ingå i ett dynamiskt kategoriteam som förvaltar och utvecklar kategorigruppens avtal och affärer.
Våra kategorier inkluderar: Fastighetsnära varor – Exempelvis järnhandelsvaror och storköksutrustning
Fastighetsnära tjänster – Exempelvis dryckesautomater och bevakningstjänster
Förbrukning – Exempelvis hygienartiklar och kontorsmaterial
Kläder – Yrkeskläder och yrkesskor
Livsmedel – Livsmedel för krisberedskap
Kvalifikationer: Eftergymnasial utbildning inom ekonomi, juridik, teknik, upphandling eller inköp.
Minst 3 års erfarenhet av kvalificerat upphandlings- eller inköpsarbete.
God kännedom om lagen om offentlig upphandling (LOU).
Erfarenhet av direkt kundkontakt från exempelvis butik, restaurang eller liknande.
Förmågor och färdigheter: Du är en relationsskapare som levererar i tid och engagerar dig i ditt arbete.
Initiativkraftig och söker ständigt nya utmaningar för att växa och utvecklas.
Förståelse för affärsmässighet och förmåga att skapa förtroende hos både interna och externa kunder.
Lösningsorienterad och serviceinriktad, med ett intresse för kunskapsdelning.

På Adda uppmuntrar vi ständig utveckling och erbjuder en arbetsmiljö där du får möjlighet att blomstra tillsammans med engagerade kollegor. Vi sätter värde på mångfald och ser varje individ som en viktig del av vårt team.
Så här ansöker du:
Har du frågor om tjänsten? Kontakta gärna Gabriella Lundin på 072 723 89 11 eller gabriella.lundin@adda.se. Skicka in din ansökan senast den 20 januari 2025.
Om Adda:
Adda är ett företag inom SKR som erbjuder tjänster och produkter inom digitalisering, strategisk försörjning och kompetensutveckling. Vi skickliggör våra kunder genom att utveckla kompetens och förmåga att ställa om. Det ger hela välfärden möjlighet att spara både tid och pengar. Adda har kontor i Stockholm, Malmö och Göteborg. Läs mer om vår verksamhet.
Vi ser fram emot att välkomna dig till vårt team!